Um eine Neuerfassung eine Mitglieds vornehmen zu können, müssen Sie sich in der Mitgliederliste befinden (siehe Mitgliederliste)
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein neues Mitglied erfassen können:
Klicken Sie links oben in der Navigation auf “Neu”
Geben Sie in der Maske “Sucheingabe” den Namen und Vornamen der neu zu erfassenden Person ein, um doppelte Einträge zu vermeiden.
Klicken Sie nach Eingabe der Daten oben in der Navigation auf “Suchen”, um sog. Dubletten zu recherchieren. Dieser Schritt ist wichtig, um eine doppelte Einträge von bestehenden Kontakten zu vermeiden.
Sobald die Suche abgeschlossen ist, zeigt das Portal die Einträge an, die den eingegebenen Feldern entsprechen:
Die Person erscheint auf der Liste oder nicht:
Die Person erscheint nicht auf der Liste
Wenn die Person nicht auf der Liste erscheint, können Sie die Person nun neu erfassen.
Bevor Sie in der Navigation den Knopf “Neu erfassen” anklicken, füllen Sie in der vorherige Suchmaske alle bekannten Daten in den Felder aus. Diese werden im nächsten Schritt übernommen und können nicht mehr bearbeitet werden!
Die Person steht bereits auf der Liste
Wenn die Person bereits auf dieser Liste steht, und nicht einer ihrer Sektionen zugehört, kontaktieren Sie bitte die Geschäftsstelle (zum Kontakt Geschäftsstelle).
7. Klicken Sie in der Navigation auf “Neu erfassen”.
8. Ein Fenster mit der Frage “Möchten Sie dieses Adresse als Vorlage anwenden?” erscheint. Klicken Sie auf “Ja”. Damit wählen Sie eine Vorlage aus, die schon viele notwendige Felder, wie Anrede, Korrespondenzsprache etc. enthält. Die gewählte Korrespondenzsprache entspricht auf der Sprache für die Zeitschriften. Sollte hier eine andere Sprache gewählt werden, wenden Sie sich bitte zunächst an die Geschäftsstelle (zum Kontakt Geschäftsstelle).
7. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie rechts unten auf “OK”.
8. In der folgenden Maske wird der Kontakt mit den zuvor eingegebenen Informationen angezeigt. Die Felder sind nicht bearbeitbar.
Sie haben erst einen Kontakt erstellt. Dieser ist aber noch kein Mitglied. Folgend Sie dem Schritt 9, um aus dem Kontakt ein Mitglied zu erstellen.
Falls Sie aber keine Mitgliedschaft erfassen möchten, wird das System Sie informieren, dass dieser Kontakt gelöscht wird. Dadurch wird verhindert, dass die Datenbank mit Kontakten überladen wird, die ohne Mitgliedschaft eingegeben wurden.
9. Klicken Sie in der Navigation oben auf “Neue Mitgliedschaft”
10. Die nötigen Felder für eine Mitgliedschaft werden eingeblendet:
Erklärung Felder
Kontaktnummer | Wurde automatisch vergeben und kann nicht geändert werden |
|---|---|
Gültig ab | Datum, ab wann die Person SAC-Mitglied wird. Kann frei mit “TT.MM.JJJJ” eingetragen werden oder mit Hilfe des Kalenders via Schaltfläche “…” |
Sektion | Die Sektion des Verwalters erscheint automatisch. Falls mehrere vorhanden sind, können Sie die gewünschte Sektion mit der Schaltfläche mit den drei Punkten (…) auswählen. |
Familienmitgliedschaft | Wählen Sie den Haken, um eine Familienmitgliedschaft zu erfassen. Sobald der Haken gesetzt ist, wird die Kategorie auf „FAMILIE“ angepasst und neue Felder für die Erfassung von max. vier Familienmitglieder erscheinen in der Maske. Kinder können erst ab 6 Jahren erfasst werden. Die E-Mailadresse muss aber eindeutig sein. Es ist zum Beispiel nicht möglich, für ein Kind, die E-Mailadresse des Elternteils zu benutzen. |
Kategorie | Die Kategorie wird automatisch anhand des Geburtsdatums zwischen EINZEL oder JUGEND gewählt. Die Kategorie FAMILIE erscheint automatisch, wenn der Haken „Familienmitgliedschaft” gesetzt wird. Bitte ändern Sie die Kategorien mit manuell. |
Alpen Digital und Bulletin Digital | Setzen Sie die Haken, wenn das Mitglied die Zeitschriften nur noch digital erhalten möchte. |
11. Klicken Sie oben in der Navigation auf “Eingaben bestätigen”. Der Eintrag wird vom System automatisch in die Datenbank erfasst. Das neue Mitglied erscheint in Ihrer Liste innerhalb wenigen Minuten.