Use Case Katalog CRM

MV_1

Eine Person kann unter https://www.sac-cas.ch/de/mitgliedschaft/mitglied-werden/ eine Mitgliedschaft beantragen.

Folgende Informationen werden im Anmeldeformular erfasst:

• Sektion, Beitragskategorie, Eintrittsdatum

• Anrede, Vorname, Nachname, Strasse/Hausnummer, PLZ, Ort, Adresszusatz, Land, Geburtsdatum, E-Mail, Mobile, Telefon

• Eintrittsgrund, Bemerkungen, Promocode
  Eintritts-/Austritts-Grund evtl. als spezifische Notiz anstatt Attribut auf der Person in Hitobito?

Um eine möglichst hohe Datenualiqualität sicherzustellen, sollen folgende Anforderungen in Betracht gezogen werden:

• E-Mail: Antragsteller/In erhält nach dem Abschicken des Anmeldeformulars eine E-Mail, die bestätigt werden muss und das System stellt sicher, dass die E-Mail Adresse eindeutig ist

• Adresse: Antragsteller/In kann Strasse, Hausnummer, Portleizahl, Ort und Land mittels einer “Auto-Completion” Funktion selektieren

• Telefon & Mobile: System prüft, ob die Formatierung der eingegebenen Telefonnummern zulässig ist (d.h. der Wert ist numerisch und die Länge ist gültig)

• Geburtstag: System prüft, ob eingegebenes Geburtsdatum für die ausgewählte Beitragskategorie zulässig ist (Jugend: unter 22 Jahre, Einzel: über 22 Jahre, Kind: zwischen 6 und 17 Jahre)

• Antragsteller/In

• Person möchte vom SAC Angebot profitieren

• Antragsteller/In hat keine aktive Mitgliedschaft

1. Ein Nicht-SAC-Mitglied möchte vom SAC Angebot profitieren

2. Person ruft https://www.sac-cas.ch/de/mitgliedschaft/mitglied-werden/ auf

3. Person füllt Anmeldeformular aus

4. Person schickt Anmeldeformular ab

• Schnittstellenthematik "mySAC Portal"

• Schnittstellenthematik "Buchhaltungssoftware"

• Attribute auf dem Anmeldeformular integrieren (z.B. Eintrittsgrund, Beitragskategorie) und AGBs einblenden

• Bestätigung der E-Mail mit User Information, dass E-Mail bestätigt werden muss

• Prozess im Hintergrund triggern, wenn Opt-In Newsletter gegeben ist (aktuell wird ein Tag gesetzt)

• Registr. f. mehrere Rollen derselben Gruppe (Einzel, Jugend, Familie)

• Kleinere Design Anpassungen Selbstregistrierungsformular

• Rollen mit Von-Datum in der Zukunft

• SAC spezifischer Info-Text auf Registrierungsseite (z.B. Reg. Ab 1.10, usw), mehrsprachig

• Selbstregistrierung von Personen die bereits in Hitobito vorhanden sind (Ehemalige Mitglieder, Zweitsektion)

• Promocodes einlösen bei Registrierung

• Liste der Eintrittsgründe auf dem Registrierungsformular zur Verfügung stellen, auf Person persistieren

MV_2

Eine Person kann bei einem Hüttenbesuch ein Anmeldeformular in Papierform ausfüllen und diesen bei einem Hütten Mitarbeitenden (z.B. Hüttenchef, Hüttenwart) abgeben. Das Anmeldeformular gelangt via Post zur Geschäftsstelle.

• Antragesteller/In

• Hüttenfunktionär/In

• Hüttenbesucher/In möchte vom SAC Angebot profitieren

• Antragsteller/In hat keine aktive Mitgliedschaft

1. Ein Nicht-SAC-Mitglied besucht eine SAC Hütte und möchte vom SAC Angebot profitieren

2. Person füllt Anmeldeformular in Papierformat aus

3. Person gibt Anmeldformular bei einem Hüttenmitarbeitenden ab

4. Hüttenmitarbeitende stellt Anmeldeformular via Post der Geschäftsstelle zu

• Schnittstellenthematik "Buchhaltungssoftware"

Keine

0

wird ausserhalb von Hitobito gelöst

MV_3

Online Anträge für eine neue Mitgliedschaft sind im CRM-Tool in einer “Puffer”-Liste ersichtlich, d.h. die Personen werden temporär angelegt und sind noch nicht aktiv. Im Antrag sind folgende Informationen vom System abgefüllt:

• Alle eingegebenen Werte im Anmeldeformular (Sektion, Beitragskategorie, Name, Adresse, Geburtsdatum, E-Mail, Opt-In Newsletter, Eintrittsgrund, Bemerkungen etc.)

• Mitgliederaufnahme durch Geschäftsstelle erlaubt

• Post-Adresse ist gültig
  Hitobito bietet heute einfach ein Auto-Complete Feature sowie einen nächtlichen Job der Postadresse aus der CH validiert (Gratis offline DB der Post, nicht der kostenpflichtige Service)

• E-Mail Adresse wurde bestätigt
  Die Rolle wird in Hitobito heute erstellt ohne das die Person seine E-Mail bestätigt hat. Die E-Mail wird aber via DNS geprüft, die Domain der Mailadresse muss existieren und einen gültigen MX Eintrag haben. Wir könnten hier sogar via SMTP eine Prüfung machen, also ob das Postfach effektiv existiert.

• Person ist keine Dublette (siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CDuplikate-erkennen-und-bereinigen%E2%80%9D)

Nach der Bearbeitung des Antrags ist die Person aktiv. Die Mitgliedschaft ist entweder per sofort oder ab einem Datum in der Zukunft aktiv. Mit der Aktivierung der Mitgliedschaft erhält der/die Antragsteller/In die Jahresrechnung sowie den Mitgliederausweis.

Per sofort können wir die Rolle in Hitobito bereits anlegen. Per Datum in der Zukunft benötigt eine aufwändige Erweiterung

Spezialfälle:

• Mitgliederaufnahme durch Geschäftsstelle nicht erlaubt: in diesem Fall ignoriert der Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle den Antrag

• Adresse ist ungültig: in diesem Fall muss die bearbeitende Person mit dem Antragsteller Rücksprache nehmen

• E-Mail Adresse wurde nicht bestätigt: in diesem Fall muss die bearbeitende Person mit dem Antragsteller Rücksprache nehmen
  Die E-Mail wird validiert in dem die Person einen Account in Hitobito erstellt. Dazu wird nach der Registrierung automatisch eine E-Mail an den Antragssteller gesendet. Den Login-Status sieht man auf der Person selber, also ob die Person ein gültiges Login hat oder nicht. Wie bereits erwähnt prüft aber Hitobito die Gültigkeit der Adresse anhand des DNS-Eintrages. Die verwendete Library unterstützt aber auch einen Check per SMTP (prüft ob sogar das Postfach vorhanden ist), was wir z.B. für das Selbstregistrierungsformular so aktivieren können. Ob die angegebe E-Mail wirklich der Person gehört die sich anmeldet, können wir natürlich so nicht testen.
  Muss dieser Prozess entsprechend erweitert werden oder reicht hier der Standard von Hitobito?

• Person wurde als Dublette erkannt: in diesem Fall muss die bearbeitende Person zunächst beurteilen, ob es sich effektiv um eine Dublette handelt und wenn es sich um eine Dublette handelt, muss die bearbeitende Person mit dem Antragsteller Rücksprache nehmen

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMitgliedschaft-online-beantragen%E2%80%9D

• E-Mail Adresse ist bestätigt
  Ist mit dem Standard von Hitobito via dem Erstellen eines Logins abgedeckt, aber nicht bei der Selbstregistrierung selbst

• Online Antrag ist im CRM-Tool in einer “Puffer”-Liste ersichtlich

1. https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMitgliedschaft-online-beantragen%E2%80%9D

2. Mitgliederdienst ruft “Puffer”-Liste im CRM-Tool auf

3. Mitgliederdienst öffnet Antrag und prüft die vom User eingegebenen Werte

4. Falls der Antrag korrekt ausgefüllt ist und die Person nicht als Dublette erkannt wird, bestätigt der Mitgliederdienst den Antrag

5. Mit der Bestätigung ist der Antrag in der “Puffer”-Liste nicht mehr ersichtlich und die Person wird hinzugefügt

• Schnittstellenthematik "Buchhaltungssoftware"

• Nach der Bearbeitung eines Antrags ist die Person im System hinzugefügt. Es wird gewünscht, dass beim Hinzufügen der Person verschiedene Prozesse losgetreten werden:

  • Rechnung erstellen, drucken und dem Mitglied zustellen

  • Mitgliederausweis erstellen, drucken und dem Mitglied zustellen

• Detailkonzeption, Anpassungen/Optimierungen Rollen, Rollen Validierungen, Neue Standard Personenfilter auf Top-Layer

• (Rollendatum in Zukunft bereits in MV_1 einkalkuliert)

• Neuanmeldungs-Rollen erst erstellen wenn E-Mail bestätigt? Braucht es das?

MV_4

Bei papierbasierten Anträge für eine neue Mitgliedschaft geht der Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle gemäss Beschrieb unter https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMitgliedschaft-online-beantragen%E2%80%9D vor.

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMitgliedschaft-offline-beantragen%E2%80%9D

• Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle hat den Antrag per Post erhalten

1. https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMitgliedschaft-offline-beantragen%E2%80%9D

2. Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle füllt das Online Anmeldeformular im Namen des Antragstellers aus (siehe Standardablauf unter https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMitgliedschaft-online-beantragen%E2%80%9D)

Keine

0

wird ausserhalb von Hitobito gelöst

MV_5

Der Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle oder in der Sektion kann “externe” Kontakte erfassen. Dabei handelt es sich um Kontakte, die keine aktive Mitgliedschaft beim SAC haben, aber im System abgelegt werden müssen. Beispiele sind Kontaktpersonen bei juristischen Personen (z.B. Marketing Agentur, Alpine Rettung Schweiz, Druckerei, Schweizer Bergführerverband, SportXX).

Spezialfall:

• Kontakt ist bereits als Person im System erfasst, weil es eine aktive Mitgliedschaft ausweist: in diesem Fall kann bei der Person die Beziehung hinzugefügt werden (siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CBeziehungen-eines-Mitglieds-zum-SAC-verwalten%E2%80%9D)

• Mitgliederdienst

• Neuer Kontakt

• Kontaktdaten sind bekannt

1. Person hinzufügen

2. Rolle zuteilen und allenfalls Tags setzen

Keine

• [SAC] Gruppen und Rollen definieren inkl. Struktur

Ja

Keine

• Konzeption und Anpassung von geeigneten Gruppen-Typen und Rollen, Erstellen der Struktur unterhalb des Top-Layers

• Konzeption und Anpassung Abos im Bezug auf Abonnenten Die Alpen, Tourenportal, usw.

MV_6

In einem Portal kann ein Mitglied selbständig seine Profilinformationen mutieren. Folgende Werte können mutiert werden:

• Name

• Adresse: bei einer Anpassung kann die Strasse, Hausnummer, Portleizahl, Ort und Land mittels einer “Auto-Completion” Funktion selektiert werden. Eine Adresse kann per sofort oder ab einem Datum in der Zukunft gültig sein.
  In Hitobito kann man die Anpassung heute nur per sofort vornehmen. Wie wichtig ist die Anforderung das die änderung erst in der zukunft aktiv ist?

• Haupt E-Mail Adresse: bei einer Anpassung, muss die E-Mail Adresse wieder bestätigt werden
  Die Haupt-E-Mail muss in Hitobito eindeutig sein und kann nicht doppelt vergeben werden! änderung der haupt-e-mail muss via Bestätigungsmail bestätigt werden, erst dann wird die E-Mail geändert.

• Weitere E-Mail Adressen: bei einer Anpassung veranlasst das System keine Prüfungen

• Telefon & Mobile: bei einer Anpassung, prüft das System die Formatierung der eingegebenen Telefonnummern zulässig ist (d.h. der Wert ist numerisch und die Länge ist gültig)
  Hitobito validiert Telefon-Nr bereits (sogar international)

• Opt-In Newsletter
  Lässt sich am besten via Globales Abo lösen und ist bereits Standardfunktionalität von Hitobito

• Opt-In digitale Rechnungsstellung
  Neues Custom Attribut auf Person: ‘Digitale Korresponden’ oder ‘Digitale Rechnungsstellung’

Folgende Werte werden angezeigt, sind aber nicht editierbar:

• Beitragskategorie
  Ersichtlich via Aktive Rollen auf der Personenprofil? (Info-Tab)

• Zeitschriften-Abonnement
  Kann auf dem Abos-Tab der Person eingesehen werden

• Geburtstag
  Geburtsdatum kann heute standardmässig vom Benutzer geändert werden. Anpassung der Berechtigung das das Geburtsdatum für das Mitglied read-only ist.

• Vereinsmitgliederjahre
  Customized Algorithmus der die Mitgliederjahre anhand der Rollen der Person berechnet

• Eintrittsdatum
  Kann auf dem Verlauf-Tab der Person eingesehen werden

• …

Alternativ kann ein Mitglied zwecks Anpassung der Profilinformationen mit dem Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle oder in der Sektion Kontakt aufnehmen. In diesem Fall kann die bearbeitende Person im CRM-Tool die Person aufrufen und die Anpassungen direkt vornehmen.

Bei Familien muss eine besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden:

• Wenn die Hauptperson in einer Familie geändert wird, muss das System fragen, ob die Adresse des neuen Oberhaupts auf die Mitglieder übertragen werden sollen.
  Haushalts-/Elternzugangs-Feature. Hier würden wir empfehlen den Hitobito Standard zu verwenden

• Wenn die Adresse der Hauptperson in einer Familie geändert wird, muss das System fragen, ob die neue Adresse auf die Familienmitglieder übertragen werden soll.
  Haushalts-/Elternzugangs-Feature. Hier würden wir empfehlen den Hitobito Standard zu verwenden

Zudem kann der Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle die Daten externer resp. von nicht-SAC-Mitglieder im CRM-Tool verwalten, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_5:-Nicht-Mitglieder-als-Person-hinzuf%C3%BCgen%E2%80%9D.

Spezialfälle:

• Wechsel Beitragskategorie: siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_12:-Beitragskategorie-aktivieren,-deaktivieren-und-wechseln%E2%80%9D

• Korrektur Vereinsmitgliederjahre: siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_11:-Vereinsmitgliederjahre-hochrechnen-und-anpassen%E2%80%9D

• Anpassung Zeitschriften-Abonnement: siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CZeitschriften-Abonnement-verwalten%E2%80%9D

Siehe auch Schnittstellenthematik "mySAC Portal"

• Mitglied

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• Informationen zur Person haben sich geändert (z.B. aufgrund Heirat, Umzug)

• Mitglied ist als Person im System erfasst

1. Mitglied loggt sich unter https://www.sac-cas.ch/de/mein-sac/uebersicht/ ein
   Mein SAC wird komplett über die Personen-Profil Seite von Hitobito abgedeckt.

2. Mitglied nimmt Änderungen vor

3. Mitglied speichert Änderungen ab

Alternative:

1. Mitglied kontaktiert Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle oder in der Sektion (via E-Mail oder Telefon)

2. Mitgliederdienst öffnet CRM-System und sucht nach der Person

3. Mitgliederdienst nimmt Änderungen vor

4. Mitgliederdienst speichert Änderungen ab

Keine

• Geburtsdatum read-only für Mitglied (da Faktura relevant)

• Anpassung Hitobito Personen-Profil Seite sodass diese Mein-SAC ablöst (z.b. externe Links)

• Konzeption / Anpassungen Digitale Korrespondenz/Rechnungsstellung Mitglied/Person

• Berechnung Mitgliederjahre anhand Rollen einer Person

MV_7

Für diverse Applikationen und externe Partner muss die Möglichkeit gegeben sein, Mitglieder abzufragen.

Beispiele:

• Eine Hüttenwartin will prüfen ob eine Person eine gültige Mitgliedschaft hat
  Mitgliederausweis mit QR-Code welche eine Verifikationsseite beim Aufruf anzeigt.

• DropTours: das Tool unterstützt die Tourenleiter bei der Verwaltung der Touren. Die Ausschreibungen stehen automatisch auf der Website für die Teilnehmer zur Verfügung und einer Online-Anmeldung steht nichts mehr im Weg. In DropTours sind alle Tourenrelevanten Informationen übersichtlich zusammengestellt und stehen jederzeit zur Verfügung. Aktuell exportiert Navision nächtlich sämtliche Kontaktinformationen der Mitglieder und schreibt pro Sektion eine csv-Datei auf einem FTP-Server. Von dort importiert DropTours die Kontaktinformationen.

• MobileZone: SAC Mitglieder geniessen bei MobileZone Vergünstigungen (siehe https://b2b.mobilezone.ch/sac-cas.ch). Aktuell wird zweiwöchentlich ein Export sämtlicher SAC Mitglieder MobileZone zugestellt. Dies ist heute ein manueller Prozess, siehe DPM-157 - Getting issue details... STATUS .
  MobileZone kann künftig via API bei einem Mitglied prüfen ob die Mitgliedschaft gültig ist (via MemberShipVerify Mitgliederausweis). Datenschutztechnisch muss dann also nicht immer eine komplette Liste an MobileZone gesendet werden.

• SportXX: SportXX engagiert sich beim SAC als offizieller Hauptpartner.
  Braucht es hier einen speziellen Export? Custom Filter und Anpassungen CSV/XLSX Export

• Künzler Bachmann AG: Küba macht für den SAC 2x im Jahr das sogenannte Fundraising (siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CSpende-Kampagne-starten%E2%80%9D). Als Input werden Daten der Mitglieder benötigt. Lieferung sind jeweils 2 Selektionen/Dateien, die Küba prozessiert und in das Fundraising Tool importiert. Quelle/Report ist jeweils die Mitgliederstatistik SAC, siehe /wiki/spaces/ERP/pages/3537436673. Im neuen CRM-Tool muss auf dem Kontakt ersichtlich sein, ob ein Opt-In für Spendenaktionen gegeben ist.
  Manueller Hitobito XLSX/CSV Export mit Filterfunktion (Standardfeature)

• GEWA: Stiftung GEWA verschickt im Namen des SACs die SAC-Bücher in alle Welt. Aktuell exportiert Navision einmal pro Nacht per FTP alle aktiven SAC-Mitglieder. Damit GEWA diese Personen bei sich als Debitoren aktualisieren kann. Wird für das Fullfilling des Webshops verwendet, siehe /wiki/spaces/DIGISAC/pages/3473211397.
  Zugriff via JSON-API auf die Mitgliederdaten, Gezielte Abfrage anstatt kompletter Export der Daten

• CSS: die CSS ist Haupt- und Gesundheits­partnerin des SAC (siehe https://www.css.ch/de/ueber-css/story/engagements/sponsoring/sac.html). SAC Mitglieder profitieren von Vergünstigungen. Für diesen Use Case benötigt CSS regelmässig ein Export von allen aktiven SAC Mitgliedern. Siehe /wiki/spaces/ERP/pages/3537272833 und /wiki/spaces/GIDOC/pages/3836706827 .
  Dito wie bei MobileZone: prüfen der aktuellen Mitgliedschaft via API MembershipVerify Endpoint

• Rega: Alle Mitglieder zwischen 6 und 22 Jahre sind automatisch Rega Gönner. SAC stellt heute 1x im Jahr (April) eine Mitgliederliste bereit.
  Manueller Hitobito XLSX/CSV Export mit Filterfunktion (Standardfeature)

• DropTours

• MobileZone

• SportXX

• Künzler Bachmann AG

• GEWA

• CSS

• Rega

TODO

TODO

TODO

TODO

• Membership Verify Seite mit Informationen zur Mitgliedschaft

• Membership Verify Endpoint maschinenlesbar machen (JSON)

• Custom Filter und Anpassungen CSV/XLSX Export

• Anpassungen JSON API Personendaten, Unterstützung Integration Fremdsystem

MV_8

Eine Person hat 1:n Beziehungen zum SAC - z.B. können SAC Mitglieder weitere Beziehungen zum SAC haben, weil sie bspw. gleichzeitig eine Funktion in einer Hütte oder in einer Sektion ausüben. Diese Beziehungen kann der Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle oder in der Sektion mittels Zuweisung von Rollen und Tags in der Personenkarte abbilden. Eine Beziehung ist per sofort oder ab einem Datum in der Zukunft gültig.

Wird via das Rollen-model/assignment von Hitobito gelöst

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• Person hat eine neue Beziehung zum SAC

• Person ist im System erfasst

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-System und sucht nach der Person

2. Mitgliederdienst fügt Rollen und Tags hinzu

3. Mitgliederdienst speichert Änderungen ab

Keine

• (Rollendatum in Zukunft bereits in MV_1 einkalkuliert)

• Konzeption und Anpassung weiterer Nicht-Mitglieder Rollen

MV_9

Ein nächtlicher Batch Job soll dazu dienen, Dubletten zu erkennen. Die Prüfungslogik soll eine Gewichtung in Betracht ziehen sowie die kalkulierte Wahrscheinlichkeit, dass es sich um eine Dublette handelt, anzeigen. Zudem soll eine phonetische Suche angewandt werden. Die Prüfungslogik soll folgende Kriterien umfassen:

• Nachname

• Vorname

• E-Mail Adresse

• Geburtsdatum

Erkannte Duplikate sollen in einer Liste ausgegeben werden, auf die der Mitgliederdienst Zugriff hat. Die bearbeitende Person kann ein Eintrag in der Liste öffnen und die Dublette bereinigen - konkret können mehrere Personen in eine Person zusammengeführt werden. Dabei kann bestimmt werden, welche Person beibehalten werden soll und welche Werte von der zu löschenden Person übernommen werden sollen. Falls es sich um keine Dublette handelt, kann dies die bearbeitende Person kennzeichnen, sodass das System dies nicht mehr als Dublette ausgibt.

Spezialfälle:

• Falls eine Dublette mit einem inaktiven Mitglied erkannt wurde, sollte die Möglichkeit gegeben sein, einen Wiedereintritt vorzunehmen.
  Die Dublette wird nach dem Wiedereintritt erkannt und die beiden Personen-Einträge werden zusammengeführt

• Falls die Dublettenerkennung aufgrund eines Abonnementen stattfindet, sollte die Möglichkeit bestehen, die Beitragskategorie zu wechseln.
  Eine Person kann beliebig viele Rollen in Hitobito haben. Dubletten werden über die komplette DB erkannt

• Falls ein Sektionsverwalter ein Kontakt erfasst, der bereits eine aktive Mitgliedschaft in einer anderen Sektion (als Hauptsektion) ausweist, sollte dem User die Option angeboten werden, eine Zusatzmitgliedschaft zu hinterlegen.
  Neue Funktion in Hitobito das beim Erfassen einer neuen Person auf bereits vorhandene Personen hinweist die dann ausgewählt werden können.

• Wenn eine Dublette erst nach der Aktivierung des neuen Kontakt erkannt wird (z.B. nach einem Jahr), sollen diverse Werte beim Zusammenlegen speziell behandelt werden: z.B. Mitgliederjahre, Kreditoren- und Debitorenposten, Gutschriften etc.

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Nächtlicher Batch Job zwecks Dublettenerkennung

• Erfolgreiche Durchführung des nächtlichen Batch Jobs zwecks Dublettenerkennung

1. Nächtliche Batch Job zwecks Dublettenerkennung

2. Erkannter Duplikate in einer Liste anzeigen

3. Dublette in der Liste selektieren

4. Dublette manuell zusammenführen

5. Dublette verschwindet aus der Liste

• Die Logik der Dublettenprüfung funktioniert gemäss Dokumentation unter https://hitobito.readthedocs.io/de/latest/faq.html?highlight=duplikate#wie-werden-personen-duplikate-erkannt. Zusammengefasst zählt Hitobito zwei Personen als Duplikate, wenn die Felder Vorname, Nachname, Firmenname, Postleitzahl und Geburtsdatum übereinstimmen (bei Postleitzahl und Geburtsdatum zählt es auch, wenn das Feld bei einer der Personen leer ist). Diese Logik ist nicht ausreichend und benötigt eine Erweiterung - u.A. soll eine phonetische Suche eingebaut werden.

• Bei der Zusammenführung von Dubletten wählt der User die zu behaltende Person aus. Hitobito übernimmt nur dann Werte von der zu löschenden Person, wenn diese Werte in der zu behaltenden Person leer sind. Die Möglichkeit auf Feldebene zu bestimmen, ob die Werte übernommen werden sollen oder nicht, gibt es nicht.

• Erweiterung Anzeige existierender Personen mit ähnlichen Daten beim Erfassen einer neuen Person (Konzeption, UX, Umsetzung)

• Erweiterung Dubletten-Merge damit auch Qualifikationen, Event-Teilnahmen und weitere Eigenschaften zusammengeführt werden

• Erweiterung Phonetische Suche (Konzeption, Umsetzung)

MV_10

Ein Abgleich sämtlicher Adressen mit der Post sollte nächtlich in einem Batch-Job geschehen. Ungültige Adressen sollen in einer Liste ausgegeben werden, auf die der Mitgliederdienst Zugriff hat. Die bearbeitende Person kann ein Eintrag in der Liste öffnen und die Adresse bereinigen. Idealerweise berücksichtigt die Prüfungslogik eine Gewichtung der Adressdaten und kalkuliert die Wahrscheinlichkeit, dass es sich um eine ungültige Adresse handelt. Falls die Adressübereinstimmung nicht 100% beträgt, soll dem User ein Vorschlag angezeigt werden. Der Vorschlag kann der User per Knopfdruck übernehmen.

Beispiel: diesjähriger Mahnlauf hat 15’000 Rechnungen generiert. Ein vorgängiger Abgleich der Adressen in Navision mit der Post hat dazu geführt, dass lediglich 65 Retouren stattgefunden haben! Weiterführende Informationen wie der Adressabgleich aktuell in Navision umgesetzt ist, kann hier gefunden werden: /wiki/spaces/ERP/pages/3522854952

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Die Post

• Nächtlicher Batch Job zwecks Adressüberprüfung

• Erfolgreiche Durchführung des nächtlichen Batch Jobs zwecks Adressüberprüfung

1. Nächtliche Batch Job zwecks Adressüberprüfung

2. Personen mit ungültigen Adressen in einer Liste anzeigen
   (Auf jedem Layer als Unterseite des Personentabs, Parallel zu Duplikate)

3. Person mit einer ungültigen Adresse in der Liste selektieren

4. Adresse manuell bereinigen

5. Der bearbeitete Eintrag verschwindet aus der Liste

Aktuell wird folgender Service der Post verwendet: https://www.post.ch/de/geschaeftsloesungen/adressmanagement/adressen-aktualisieren/adressen-pflegen#preise

• Hitobito bietet eine Auto-Completion Funktion mittels einem offline Adressbuch an.

• Ein Abgleich mit der Post gibt es nächtlich. Hitobito führt eine Kopie des Adressbuches, das 2x im Jahr aktualisiert wird. Da Nachsendeaufträge nach 3 Monate ablaufen können, ist eine Aktualisierung des Adressbuches 1x im Monat gewünscht.

• Integration Adresspflege Webservice Post (Konzeption, UX, Umsetzung)

MV_11

Das System soll die Vereinsmitgliederjahre jährlich am Tag der Mitgliedschaftsaktivierung automatisch inkrementieren. Im ersten Jahr weist das Mitglied 0 Vereinsmitgliederjahre aus.

Mitgliedsjahre werden anhand der Rollen von/bis in Hitobito berechnet

Die vom System automatisch kalkulierten Vereinsmitgliederjahre können vom Mitgliederdienst an der GS händisch überschrieben werden. Die manuell angepassten Vereinsmitgliederjahre werden bei der Fakturierung berücksichtigt.

Manuelle Korrektur wird mittels erfassen einer Rolle von/bis ergänzt

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Aktivierung der Mitgliedschaft ist 12 Monate her

• Mitgliedschaft ist aktiv

Hochrechnen:

1. System kalkuliert die Vereinsmitgliederjahre jährlich am Tag der Mitgliedschaftsaktivierung automatisch

Anpassung:

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-System und sucht nach der Person

2. Mitgliederdienst setzt das Startdatum der aktiven Rolle soweit in die Vergangenheit zurück, dass die Vereinsmitgliederjahre korrekt kalkuliert werden

• In Hitobito werden die Vereinsmitgliederjahre kalkuliert. Die Basis für die Kalkulation bilden Start- und Enddatum der zugewiesenen Rollen. Ein Überschreiben des Wertes ist daher nicht möglich. Als Workaround wird vorgeschlagen, dass man das Startdatum einer Rolle so anpasst, dass die Vereinsmitgliederjahre korrekt ausgewiesen werden.

• (Berechnung Mitgliederjahre anhand Rollen einer Person bereits in MV_6)

MV_12

Folgende Beitragskategorien bietet der SAC an (siehe https://www.sac-cas.ch/de/mitgliedschaft/mitglied-werden/):

• Einzel: für eine Person über 22 Jahre

• Jugend: für eine Person unter 22 Jahre

• Fam: für max. 2 Erwachsene und beliebig viele Kinder im Alter zwischen 6 und 17 Jahren. Die Familienmitgliedschaft ist auch für Paare ohne Kinder möglich. Eine Person wird als Hauptkontakt definiert. Man erhält eine Rechnung und zwei Ausweise. Die Familienmitglieder müssen im selben Haushalt leben.

• Frei Fam: für eine Person über 18 Jahre und Teil einer Familie

• Frei Kind: für eine Person im Alter zwischen 6 und 17 Jahren und Teil einer Familie

Dabei wichtig ist, dass das System in der Lage ist, die Zuordnung einer Beitragsgruppe zu steuern. Es sollte nicht möglich sein ein Erwachsener als Jugendmitglied zu erfassen.

Zudem hat eine beliebige Person die Möglichkeit nur ein Zeitschriften-Abo für Die Alpen zu bestellen (siehe https://www.sac-cas.ch/de/die-alpen/abonnieren/abo-bestellen/). Das Angebot umfasst zudem den Online-Zugriff auf alle kostenpflichtigen und exklusiven Artikel sowie Touren-Tipps in allen Sprachen und Ausgaben seit 1864.

Der Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle oder in der Sektion kann für eine Person eine Beitragskategorie per sofort oder ab einem Datum in der Zukunft aktivieren. Beim Hinzufügen einer neuen Beitragskategorie kann aus einer vordefinierten Liste den Eintrittsgrund ausgewählt werden (z.B. “Weil mich die Bergwelt fasziniert“, “Weil der SAC eine gute Sache ist”, “Wegen den Ausbildungsmöglichkeiten”). Die Beitragskategorie ist für eine Hauptsektion gültig und optional können zusätzliche Mitgliedschaften bei anderen Sektionen aktiviert werden (Stichwort Zusatzsektion). Die Auswahl der Beitragskategorie wird vom System geprüft, d.h. wenn die Auswahl unzulässig ist (z.B. Mitglied im Alter von 60 möchte sich als “Jugend” anmelden), wird dies vom System abgefangen und eine entsprechende Fehlermeldung wird angezeigt. Achtung: Mitgliederdienst Geschäftsstelle darf nicht für alle Sektionen Eintritte vornehmen, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_15:-Sektion-Stammdaten-verwalten%E2%80%9D!

Der Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle oder in der Sektion kann für ein Mitglied eine Beitragskategorie per sofort oder ab einem Datum in der Zukunft auflösen. Die Deaktivierung einer Mitgliedschaft in der Hauptsektion führt zu einem Austritt aus SAC. Das Mitglied kann im Portal ebenfalls einen Austritt vornehmen. Bei einem Austritt muss zwingend ein Austrittsgrund aus einer vordefinierten Liste selektiert werden. Achtung: Mitgliederdienst Geschäftsstelle darf nicht für alle Sektionen Austritte vornehmen, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_15:-Sektion-Stammdaten-verwalten%E2%80%9D! Wenn in einer Familie der Hauptkontakt austritt, muss das System fragen, ob alle Mitglieder austreten. Wenn nicht alle Mitglieder austreten, gilt es folgende Regeln zu beachten:

• Besteht die Familie lediglich aus 1 erwachsenen Person (Fam) und x Kinder (Frei Kind), werden die Kinder beim Austritt der erwachsenen Person ebenfalls ausgetreten

• Besteht die Familie aus 2 erwachsenen Personen (Fam und Frei Fam), wird beim Austritt des Hauptkontakts (Fam) das Frei Fam zu Fam mutiert.

Wir hatten bei der Konzeption besprochen das ein Mitglied nicht selber/automatisiert austreten kann. Vorschlag: Das wird künftig immer noch via Mailformular und dem MV manuell gemacht. (Anpassen der Rollen in Hitobito)

Ein Wechsel der Beitragskategorie ist möglich. Ein Wechsel wird entweder vom Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle oder in der Sektion manuell veranlasst oder automatisch vom System vorgenommen, wenn ein Mitglied der Kategorie “Frei Kind” oder “Jugend” das 18. resp. das 23. Lebensjahr erreicht (siehe auch https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_21:-Mitglieder-mit-einem-bevorstehenden-Beitragskategoriewechsel-informieren%E2%80%9C). Bei einem Wechsel wird ein Wechselgrund erfasst. Ein Wechsel der Beitragskategorie erfolgt bei folgenden Fällen automatisch:

• Ein Haushalt bestehend aus 1 erwachsenen Person (Fam) und 1 Kind (Frei Kind): sobald das Kind das 18. Lebensjahr erreicht, ist die Kategorie nicht mehr zulässig und muss auf “Jugend” gewechselt werden. Da ein Haushalt aus mindestens 2 Personen bestehen muss, wird der Haushalt bei einem solchen Fall aufgelöst und die Beitragskategorie der erwachsenen Person auf “Einzel” angepasst.

• Ein Mitglied mit der Kategorie “Jugend”, das das 23. Lebensjahr erreicht wird auf “Einzel” angepasst.

Ein Wechsel der Beitragskategorie wird bei der Fakturierung berücksichtigt. Eine Mutationshistorie ist gegeben.

Generell gibt es 150 verschiedene Ausprägungen von folgenden Geschäftsfällen:

• Neueintritt Stammsektion

• Eintritt Zusatzsektion

• Wiedereintritt Stammsektion

• Wechsel Beitragskategorie

• Wechsel Stammsektion

• Austritt Stammsektion

• Austritt Zusatzsektion

→ Siehe: https://saccas.atlassian.net/wiki/download/attachments/936640554/OMSMO_Deck_FälleMatrix.xlsx?version=1&modificationDate=1550825869072&cacheVersion=1&api=v2
→ Siehe: https://saccas.atlassian.net/wiki/download/attachments/936640554/DS Mitgliederportal V04.docx?version=1&modificationDate=1552555559610&cacheVersion=1&api=v2

Spezialfälle:

• Ehrenmitglieder und begünstigte Mitgliedschaften, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CEhrenmitglieder-und-beg%C3%BCnstige-Mitglieder-verwalten%E2%80%9D

• Geschenkmitgliedschaften, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMitgliedschaft-online-beantragen%E2%80%9D

• Mitglied

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• Person möchte neue Beitragskategorie in einer Sektion

• Mitglied möchte Beitragskategorie ändern oder deaktivieren

Keine

TODO

• In Hitobito kann die Hauptsektion mittels Zuweisung einer Rolle mit einem Stern geschehen. Der Stern kann das Mitglied aber selber setzten. Dies kann zu Problemen führen. Den Stern deaktivieren bedarf eine Entwicklung.

• Eintritt ab einem Datum in der Zukunft

• Flag Hauptsektion auf relevanten Mitglieder Rollen (Konzeption, Umsetzung, Berechtigung)

• Validierungen Mitgliederrollen (z.B. Jugend bis 23, usw) inkl. Fehleranzeige UI

• (Rollen mit Von-Datum in der Zukunft bereits in MV_1)

• Nächtlicher Job der die Rollen anhand Business-Logik prüft und anpasst (Konzeption, Umsetzung)

MV_13

Aktuell wird der Mitgliederausweis einerseits mit der Jahresrechnung und andererseits bei Anfrage eines Mitglied individuell nachgesendet (z.B. bei Verlust).

Bei der Jahresrechnung (siehe TODO) wird der Mitgliederausweis am Ende angehängt. Der Druck findet extern statt - hierzu stellt die Geschäftsstelle alle Jahresrechnungen der Druckerei im PDF-Format zu. Eine sprachliche Unterscheidung (de, fr, it) der im Ausweis angezeigten Überschriften ist gegeben, d.h. die hinterlegte Sprache beim Kontakt wird beim Druck berücksichtigt. Der auf dem Ausweis auszuweisenden Sektionsnamen kann von der offiziellen Bezeichnung abweichen. Bei erfolgreicher Zustellung des Ausweises, soll dies in der Personenkarte gekennzeichnet sein.

Bei der individuellen Nachsendung und beim wöchentlichen Mini-Inkasso findet der Druck intern statt.

Die Digitalisierung des Ausweises ist ein Thema beim SAC. Der digitale Ausweis soll schrittweise eingeführt werden. In einem ersten Schritt sollen folgende Informationen auf dem Ausweis nicht mehr ersichtlich sein: Vereinsmitgliederjahre, Hauptsektion, Zusatzsektionen. Mit dieser Anpassung ist der SAC nicht mehr gezwungen jährlich einen Ausweis zuzustellen. Stattdessen soll ein QR Code auf dem Ausweis abgebildet werden. Beim Scannen des QR Codes können die ausgeblendeten Informationen (Vereinsmitgliederjahre, Hauptsektion, Zusatzsektionen) sowie der Mitgliedschaftsstatus in Echtzeit abgefragt werden. Puzzle hat eine ähnliche Umsetzung für den Schweizerischen Kanu-Verband vorgenommen, siehe https://onedrive.live.com/?authkey=%21ABDP8%5FIYas2Mk9o&id=2F74E54DF28604D9%21106&cid=2F74E54DF28604D9&parId=root&parQt=sharedby&parCid=6277AAD522C1FD4B&o=OneUp.

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Generierung der Jahresrechnung

• Anfrage eines Mitglieds zwecks Nachsendung (z.B. aufgrund Verlust)

• Person hat eine aktive Mitgliedschaft

Mitgliederausweis mit Jahresrechnung

1. Mitgliederdienst erzeugt Jahresrechnungen, exportiert diese im PDF-Format und stellt die Datei der Druckerei zu

2. Druckerei druckt die Jahresrechnungen mit dem Mitgliederausweis im Anhang und sendet diese an die Mitglieder

3. Das System setzt ein Flag bei den Mitgliedern, dass Ausweis zugestellt wurde

Individuelle Nachsendung

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-System und sucht nach der Mitglied

2. Mitgliederdienst generiert den Ausweis (z.B. im PDF-Format) und druckt dies intern

3. Mitgliederdienst sendet Ausweis per Post

4. Das System setzt ein Flag beim Mitglied, dass Ausweis zugestellt wurde

TODO

• Anpassungen Mitgliederausweis-PDF (Konzeption, Umsetzung, Sprache)

• Export Mitgliederausweis-PDF für Personenliste für Ausdruck

MV_14

Der Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle kann die Stammdaten des Zentralverbands mutieren. Folgende Angaben können erfasst und angepasst werden:

• Reduktionsregeln: Reduktion Mitgliederjahre, Reduktion ZV-Beitrag, Rabatte bei unterjährigem Eintritt (50% nach Juli und 100% nach Oktober)

• Ansätze: ZV-Beitrag Einzel, ZV-Beitrag Jugend, ZV-Beitrag Fam, ZV-Beitrag Frei Fam, ZV-Beitrag Frei Kind, ZV-Eintrittsgebühr Einzel, ZV-Eintrittsgebühr Jugend, ZV-Eintrittsgebühr Fam, ZV-Eintrittsgebühr Frei Fam, ZV-Eintrittsgebühr Frei Kind, Alpengebühr, Auslandsporto Alpen

Die Ansätze sind immer für ein Jahr lang gültig. Die erfassten Werte werden bei der Fakturierung berücksichtigt. Eine Historie der Beitragsanpassungen ist gegeben. Ein erfasster Beitrag kann erst ab einem Datum in der Zukunft gültig sein, aber immer ab Jahresbeginn.

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Anpassung im Zentralverband (z.B. Beitragserhöhung)

Keine

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-Tool und wählt Zentralverband aus
   Bei den Gruppen-Einstellungen des Toplayers gibt es ein neues Tab ‘ZV Parameter’ auf dem die Einstellungen vorgenommen werden können.

2. Mitgliederdienst nimmt Anpassungen vor

3. System protokolliert die Anpassungen

TODO

• Basis für Gruppen-Attribute https://github.com/hitobito/hitobito_sac_cas/issues/8

• Konfiguration ZV Attribute + Erweiterung Jahresgültigkeit (Konzeption, UX, Umsetzung)

MV_15

Die Sektionsstammdaten können vom Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle in einer Maske erfasst werden. Folgende Informationen können erfasst werden:

• Allgemeine Informationen: Name, Strasse, Ort, PLZ, Telefon, E-Mail, Aktivstatus, Gründungsjahr, Homepage

• Reduktionsregeln: Anzahl Jahre zur Befreiung, Reduktion Alter, Reduktion Sektionsbeitrag Einzel, Reduktion Sektionsbeitrag Jugend, Reduktion Sektionsbeitrag Fam, Ehrenmitglied zulässig, Art Ehrenmitglied, Begünstigte zulässig, Art Begünstigter

• Diverses: Mitgliederaufnahme durch GS, Austritt durch GS, Versand Rechnungen und Ausweise durch GS, Fakturiert durch GS, JO-Flag, Homepage JO, Bezeichnung auf Mitgliederausweis

• Ansätze: Sektionseintrittsgebühr Einzel, Sektionseintrittsgebühr Jugend, Sektionseintrittsgebühr Fam, Sektionseintrittsgebühr Frei Fam, Sektionseintrittsgebühr Frei Kind, Sektionsbeitrag Einzel, Sektionsbeitrag Jugend, Sektionsbeitrag Fam, Sektionsbeitrag Frei Fam, Sektionsbeitrag Frei Kind, Bulletin Porto Ausland, Hütten-Solidaritätsbeitrag

Die Ansätze sind immer für ein Jahr lang gültig. Die erfassten Werte werden bei der Fakturierung berücksichtigt. Eine Historie der Beitragsanpassungen ist gegeben. Ein erfasster Beitrag kann erst ab einem Datum in der Zukunft gültig sein, aber immer ab Jahresbeginn.

Falls eine Sektion aufgelöst wird (siehe z.B. Fall Sektion Raimeux) kann der Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle eine Sektion deaktivieren resp. auf inaktiv setzen. Falls die Sektion zum Zeitpunkt der Deaktivierung aktive Mitglieder ausweist, wird dies dem User mitgeteilt.

Eine Sektion kann Ortsgruppen (Untersektionen) umfassen - z.B. Sektion SAC Pilatus hat als Ortsgruppen Surental, Napf, Hochdorf und Rigi + Sektion CAS Diablerets hat als Ortsgruppen Château-d’Oex, Morges, Payerne und Vallorbe. Dies kann im System ebenfalls abgebildet werden.

Die Sektionsstammdaten können vom Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle oder in der Sektion angepasst werden. Eine Mutationshistorie ist gegeben.

Die der Geschäftsstelle per Post zugestellten Sektionsstammdatenblätter können gescannt und im Tool abgelegt werden, sodass der physische Ordner abgeschafft werden kann.

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• Neue Sektion

• Sektion wird aufgelöst

• Anpassung in einer Sektion

• Sektionsstammdaten sind bekannt

Neue Sektion

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-Tool und erstellt eine neue Sektion

2. Mitgliederdienst erfasst Stammdaten der Sektion

Sektion wird aufgelöst

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-Tool und wählt Sektion aus

2. Mitgliederdienst setzt Status der Sektion auf inaktiv

Anpassung in einer Sektion

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-Tool und wählt Sektion aus

2. Mitgliederdienst nimmt Anpassungen vor

3. System protokolliert die Anpassungen

TODO

• (Basis für Gruppen-Attribute https://github.com/hitobito/hitobito_sac_cas/issues/8 breits in MV_14)

• Konfiguration Sektions Attribute, Anpassung Berechtigungen

• Anbindung und Konfiguration Nextcloud für Ablage Sektionsdateien

• (Erweiterung Jahresgültigkeit Attribute bereits in MV_14)

MV_16

Auf https://www.sac-cas.ch/de/der-sac/sektionen/ sind alle Sektionen und Untersektionen resp. Ortsgruppen publiziert. Aktuell dient Navision als Datenquelle. Die Daten gelangen via FTP an Typo3.

Berechnung der Anzahl Mitglieder anhand Anzahl aktiver/Relevanter Rollen, evtl. Feld auf Gruppe/Layer cachen

Keine

TODO

• Sektionen sind im neuen CRM-Tool erfasst

TODO

TODO

• Erweiterung JSON:API für Gruppendaten api/groups

• Konzeption, Anbindung und Konfiguration Webseite (ohne Aufwände seitens Webseiten-Entwickler)

MV_17

Der Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle oder in der Sektion kann ein Mitglied zum Ehrenmitglied ernennen oder die Ehrenmitgliedschaft entziehen. Es ist auch möglich einem Mitglied eine begünstigte Mitgliedschaft zuzuweisen oder zu entziehen.

Ehrenmitglieder und begünstigte Mitglieder sind nicht in allen Sektionen zulässig. Ein Ehrenmitglied oder ein begünstigtes Mitglied hat Anspruch auf eine Reduktion. Die Reduktion kann auf dem ZV-Beitrag, auf den Sektionsanteil oder auf beiden Posten erlassen werden. Diese Regelungen sind in den Stammdaten erfasst, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CSektionsstammdaten-verwalten%E2%80%9D. Die daraus resultierende Reduktion wird in der Fakturierung berücksichtigt. Eine Historie ist sichergestellt.

Ein Mitglied kann eine Ehrenmitgliedschaft bei einer Sektion haben (siehe z.B. https://www.sac-interlaken.ch/index.php/sektion/ehrenmitglieder) und bei einer anderen nicht. Ein Mitglied kann aber auch für den gesamten SAC als Ehrenmitglied ernannt werden (siehe https://www.sac-cas.ch/de/die-alpen/die-ehrenmitglieder-des-sac-10286/). Personen, die sich um den SAC und seine Zwecke oder um die Sektion ausserordentliche Verdienste erworben haben, können auf Vorschlag des Vorstandes durch die Hauptversammlung mit zwei Dritteln der anwesenden Stimmen zu Ehrenmitgliedern der Sektion ernannt werden.

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• Sektionsvorstand

• Ernennung Ehrenmitglied

• Ernennung begünstigtes Mitglied

• Person ist als Mitglied erfasst

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-Tool und sucht nach Person

2. Mitgliederdienst weist der Person die entsprechende Rolle zu

TODO

• Anpassung/Konfiguration Rollen, Berechtigungen, Sektions-Stammdaten

MV_18

Ehrenmitglieder wird auf den Webseiten der Sektionen sowie auf der SAC Webseite publiziert. Aktuell wird aus Navision eine Liste der Ehrenmitglieder gezogen und manuell importiert.

Einige Beispiele:

• https://www.sac-cas.ch/de/die-alpen/die-ehrenmitglieder-des-sac-10286/

• https://www.sac-interlaken.ch/index.php/sektion/ehrenmitglieder

• https://www.sac-weissenstein.ch/Ehrenmitglieder.html

• …

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• Neues Ehrenmitglied

• Person ist als Ehrenmitglied hinterlegt

1. Mitglied wird in der jährlichen Vorstandssitzung (im Dezember) zum Ehrenmitglied ernannt

2. Mitgliederdienst in der Sektion teilt Mitglied die Rolle der Ehrenmitgliedschaft zu oder beauftragt Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle dies zu tun (siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_17:-Ehrenmitglieder-und-beg%C3%BCnstige-Mitglieder-verwalten%E2%80%9D)

3. System extrahiert die Mitglieder, die die Rolle des Ehrenmitglieds hinterlegt haben und stellt die Liste Typo3 zwecks Publikation zur Verfügung

TODO

• Erweiterung api/people damit nach Personen mit einer spezifischen Rolle gefiltert werden kann

MV_19

Einige Sektionen kontaktieren ihre Mitglieder, die in der Mahnstufe 2 registriert sind, mit der Bitte um Begleichung der Rechnung. Hintergrund: bei nicht Begleichung, wird das Mitglied im nächsten resp. im 3. Mahnlauf automatisch vom System ausgetreten (siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9C3.-Mahnlauf---Mitglied-austreten-und-Rechnung-stornieren%E2%80%9C). Daher muss es für den Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle und in der Sektion möglich sein, alle Mitglieder in der 2. Mahnstufe zu identifizieren - u.A. müssen die Kontaktinformationen und der Saldo ersichtlich sein.

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• 2. Mahnlauf

• Mitglied begleicht Rechnung sowie erste und zweite Mahnung nicht

1. Mitgliederdienst Sektion zieht eine Liste aller ihrer Mitglieder in der Mahnstufe 2

2. Mitgliederdienst Sektion kontaktiert die identifizierten Mitglieder mit der Bitte um Begleichung der offenen Rechnung

TODO

• Konfiguration Abo auf Top-Layer, Entsprechendes Tag auf Person

MV_20

Die Sektionen geben sich Mühe die Datenqualität deren Mitglieder Aufrecht zu erhalten. Mitglieder mit z.B. fehlenden E-Mail Adressen werden angefragt. Daher muss es für den Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle und in der Sektion möglich sein, alle Mitglieder mit fehlenden Informationen zu identifizieren und zu kontaktieren.

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• Beispielsweise Start einer Kampagne um Mitglieder mit fehlenden E-Mail Adressen zu motivieren, diese dem SAC mitzuteilen

• Mitglieder mit fehlenden Informationen filtern (z.B. E-Mail Adresse, Geburtsdatum, Adresse)

1. Mitgliederdienst zieht eine Liste aller Mitglieder mit Filter auf z.B. wo E-Mail Adresse = ''

2. Mitgliederdienst tritt in Kontakt mit den erhobenen Mitgliedern

TODO

• Erweiterung Tagging Personen ohne E-Mail (Tagging für ungültige E-Mail bereits vorhanden), Standardfilter auf ZV

MV_21

Aktuell informiert die Geschäftsstelle Ende des Jahres Mitglieder, für die einen automatischen Wechsel ihrer Beitragskategorie bevorsteht (weil ein Mitglied der Kategorie “Frei Kind” resp. “Jugend” das 18. resp. das 23. Lebensjahr erreicht). Entweder muss es für den Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle möglich sein, betroffene Mitglieder zu identifizieren oder das System ist in der Lage automatisch eine E-Mail resp. ein Brief an die betroffenen Mitgliedern zuzustellen.

Siehe auch https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_12:-Beitragskategorie-aktivieren,-deaktivieren-und-wechseln%E2%80%9D

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitglieder, die im kommenden Jahr das 18. oder 23. Lebensjahr erreichen

• Aktive Mitgliedschaft

1. Mitgliederdienst Geschäftsstelle zieht eine Liste aller Mitglieder mit Filter auf das Geburtsjahr

2. Mitgliederdienst Geschäftsstelle informiert betroffene Mitglieder via Brief

TODO

• Nächtlicher Mailer Job der über bevorstehenden Wechsel informiert, Filter/Tagging für Personen ohne E-Mail

MV_22

Einige Sektionen ehren ihre Jubilarinnen und Jubilare bspw. in einer Hauptversammlung und/oder in ihrem Webauftritt (siehe https://www.sac-brandis.ch/news/ehrung-der.html oder https://sac-niesen.ch/60-jahre-sac-niesen/).

Aktuell ehren nicht alle Sektionen ihre Mitglieder bei Jubiläen - dito bei der Ausstellung von Urkunden (Diplome) und Abzeichen (gilt auch für die nachfolgenden Aussagen). Der Zeitpunkt der Gratulation weicht ebenfalls von Sektion zu Sektion ab - z.B. gratuliert eine Sektion das Mitglied vor und die andere Sektion nach Vollendung von 50 Vereinsmitgliederjahren (gratuliert wird auch bei 25, 40 und 60 Vereinsmitgliederjahren). Die Erhebung der Mitglieder mit einem Jubiläum findet heute manuell statt: Mitgliederliste filtern auf Vereinsmitgliederjahre oder Eintrittsdatum) und zusammen mit ihren Kontaktdaten nach Excel exportieren. Bei Abzeichen und Urkunden wird manueller Aufwand bei Bestellung und Zustellung geleistet.

Spezialfall:

• https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_27:-Abzeichen-zustellen%E2%80%9C

• https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_28:-Diplome-zustellen%E2%80%9C

• Mitgliederdienst Sektion

• Mitglieder, die das 24., 25., 39., 40., 49., 50., 59. oder 60. Vereinsmitgliederjahre erreichen

• Sektion ehrt Jubilarinnen und Jubilare

1. Mitgliederdienst Sektion zieht eine Liste aller Mitglieder mit Filter auf Vereinsmitgliederjahre

2. Mitgliederdienst Sektion ehrt betroffene Mitglieder

TODO

• Nächtlicher Job der auf Jubilare prüft und Tags vergibt, Anzeige von Jubi-Badges auf Profil-Seite

MV_23

Die Mitgliederstatistik ist ein heute oft benutztes Mittel vom Mitgliederdienst Geschäftsstelle und Mitgliederdienst Sektion. Aktuell kann in der Mitgliederstatistik ein von und bis Datum eingegeben werden, sodass der Zeitraum flexibel angepasst werden kann.

Die statistischen Zahlen werden zwecks Veröffentlichung im Jahresbericht (siehe z.B. https://www.sac-cas.ch/de/die-alpen/jahresbericht-2018-2613/ oder https://sac-uto.ch/fileadmin/user_upload/documents/Jahresberichte/SAC_Uto_Jahresbericht_2022_-_mit_Revisionsbericht.pdf) oder im Webauftritt benutzt (siehe z.B. https://www.sac-cas.ch/de/der-sac/sektionen/sac-uto/).

Folgende Kennzahlen werden in der Statistik ausgewiesen:

• Anzahl Totalaustritte

  • unterteilt nach Geschlecht: männlich vs. weiblich vs. undefiniert

  • unterteilt nach Korrespondenzsprache: deutsch vs. französisch vs. italienisch

  • unterteilt nach Austrittsgrund: gestorben vs. normal vs. automatisch (aufgrund https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_29:-Dritter-Mahnlauf---Mitglied-austreten-und-Rechnung-stornieren%E2%80%9C)

  • unterteilt nach Altersgruppe: 6-17 vs. 18-22 vs. 23-35 vs. 36-50 vs. 51-60 vs. 61+

  • unterteilt nach Mitgliedschaftskategorie: Einzel vs. Jugend vs. Familie vs. Frei Fam vs. Frei Kind vs. Sonstige

  • unterteilt nach Mitgliederjahre: kleiner 1 vs. 1-5 vs. 6-25 vs. 26-40 vs. 41-49 vs. 50+

• Anzahl Neueintritte

  • unterteilt nach Geschlecht: männlich vs. weiblich vs. undefiniert

  • unterteilt nach Korrespondenzsprache: deutsch vs. französisch vs. italienisch

  • unterteilt nach Mitgliedschaftskategorie: Einzel vs. Jugend vs. Familie vs. Frei Fam vs. Frei Kind vs. Sonstige

• Anzahl Wiedereintritte

  • unterteilt nach Geschlecht: männlich vs. weiblich vs. undefiniert

  • unterteilt nach Korrespondenzsprache: deutsch vs. französisch vs. italienisch

  • unterteilt nach Mitgliedschaftskategorie: Einzel vs. Jugend vs. Familie vs. Frei Fam vs. Frei Kind vs. Sonstige

• Anzahl Mitglieder mit einem Wechsel der Beitragskategorie

  • unterteilt nach Geschlecht: männlich vs. weiblich vs. undefiniert

  • unterteilt nach Korrespondenzsprache: deutsch vs. französisch vs. italienisch

  • unterteilt nach Altersgruppe: 6-17 vs. 18-22 vs. 23-35 vs. 36-50 vs. 51-60 vs. 61+

  • unterteilt nach Mitgliedschaftskategorie: Einzel vs. Jugend vs. Familie vs. Frei Fam vs. Frei Kind vs. Sonstige

• Anzahl Mitglieder mit einem Wechsel der Sektion

  • unterteilt nach Geschlecht: männlich vs. weiblich vs. undefiniert

  • unterteilt nach Korrespondenzsprache: deutsch vs. französisch vs. italienisch

  • unterteilt nach Altersgruppe: 6-17 vs. 18-22 vs. 23-35 vs. 36-50 vs. 51-60 vs. 61+

  • unterteilt nach Mitgliedschaftskategorie: Einzel vs. Jugend vs. Familie vs. Frei Fam vs. Frei Kind vs. Sonstige

• Anzahl aktive Mitglieder am Tag der Rapportierung

  • unterteilt nach Geschlecht: männlich vs. weiblich vs. undefiniert

  • unterteilt nach Korrespondenzsprache: deutsch vs. französisch vs. italienisch

  • unterteilt nach Altersgruppe: 6-17 vs. 18-22 vs. 23-35 vs. 36-50 vs. 51-60 vs. 61+

  • unterteilt nach Mitgliedschaftskategorie: Einzel vs. Jugend vs. Familie vs. Frei Fam vs. Frei Kind vs. Sonstige

  • unterteilt nach Mitgliederjahre: kleiner 1 vs. 1-5 vs. 6-25 vs. 26-40 vs. 41-49 vs. 50+

  • unterteilt nach Kanton: AG vs. ZH vs. BE usw. + vs. Ausland

Die Statistik wird aktuell im Excel-Format ausgegeben - folgende Register werden angezeigt:

• Ein Register stellt die aggregierten Zahlen dar (siehe Kennzahlen oben)

• Pro Fall (Austritt, Eintritt, Wechsel, Mitglieder am bis Tag) werden die einzelnen Mitglieder in Form einer Liste in einem separaten Register ausgegeben - folgende Informationen werden dargestellt:

  • Mitgliedernummer, Familiennummer

  • Name, Vorname, Adresse, Adresse (Adresszusatz), Postfach, PLZ, Ort, Kanton, Geburtsdatum, Telefon, Mobile, Telefon Firma, E-Mail, Geschlecht, Sprachcode

  • Mitgliedsstatus, Beitragsgruppe, Anz. Mitgliederjahre, Saldo, Opt-In Fundraising, Stammsektion, Stammsektion Beschreibung

  • Bemerkung 1, Bemerkung 2, Bemerkung 3

  • Letzter Austrittscode, Geplantes Austrittsdatum, Wechselkriterium

  • Von Datum

  • Aktualisiert am

Beispiel:

Spezialfälle:

• Wenn dasselbe Mitglied im angegebenen Berichtszeitraum mehrmals in derselben Sektion ein- und austritt, sollte es als 1 Ein- oder 1 Austritt gezählt werden (abhängig davon, ob das Mitglied am bis Tag aktiv oder inaktiv war)

• Wenn das Mitglied ein Wechsel der Beitragskategorie ausweist, sollte dies weder als Ein- noch als Austritt gezählt werden

• Wenn ein bereits aktives Mitglied eine Zusatzmitgliedschaft in einer “fremden” Sektion erfasst wird, gilt dies als Eintritt auszuweisen

• Wenn ein Mitglied aus einer Zusatzsektion austritt, beim SAC aber bleibt, sollte dies als Austritt ausgewiesen werden

→ Generell ist die Herausforderung Folgende: ein Austritt aus SAC ist nicht gleichzusetzen mit einem Austritt aus einer Sektion! Dito für Eintritte!

Annahme: Auswertung findet nicht in Hitobito statt, sondern in einem BI Tool wie bspw. Power BI. Hitobito muss die Daten via API bereitstellen.

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• Mitgliederdienst zieht Mitgliederstatistik

Keine

1. Mitgliederdienst Geschäftsstelle oder Mitgliederdienst Sektion zieht Mitgliederstatistik

TODO

• Vordefinierte Personen-Filter sowie Statistiken mit Geschlecht, Alter pro Jahr auf Statisik-Tab Gruppen (Konzeption, Umseztung)

MV_24

Mitgliederdienst Geschäftsstelle kann auf Anfrage des Mitglieds die Hauptsektion ändern. Die Anpassungen werden bei der Fakturierung berücksichtigt.

Siehe auch https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_12:-Beitragskategorie-aktivieren,-deaktivieren-und-wechseln%E2%80%9D

• Mitglied

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Anfrage von Mitglied

• Mitglied hat keine offenen Rechnungen resp. Debitor ist nicht gesperrt

1. Mitglied kontaktiert Mitgliederdienst mit der Bitte um Wechsel der Hauptsektion

2. Mitgliederdienst nimmt Wechsel im System vor

3. System erstellt eine Rechnung und stellt diese dem Mitglied zu

TODO

• (Flag Hauptsektion auf relevanten Mitglieder Rollen (Konzeption, Umsetzung, Berechtigung bereits in MV_12)

• Rechnungsstellung bei Sektionswechsel (Konzeption/Umsetzung)

MV_25

Mitgliederdienst Geschäftsstelle kann auf Anfrage des Mitglieds die Zusatzsektion ändern. Die Anpassungen werden bei der Fakturierung berücksichtigt.

Siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_12:-Beitragskategorie-aktivieren,-deaktivieren-und-wechseln%E2%80%9D

• Mitglied

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Anfrage von Mitglied

• Mitglied hat keine offenen Rechnungen resp. Debitor ist nicht gesperrt

1. Mitglied kontaktiert Mitgliederdienst Geschäftsstelle mit der Bitte um Anpassung der Zusatzsektion

2. Mitgliederdienst Geschäftsstelle teilt entsprechende Rolle dem Mitglied zu

TODO

• Rechnungsstellung Änderung Zusatzsektion (Konzeption/Umsetzung)

MV_26

Mitgliederdienst Geschäftsstelle und Mitgliederdienst Sektion kann Wiedereintritte vornehmen, sodass Daten vom inaktiv gesetzten Kontakt auf die neue Mitgliedschaft übertragen und weitergeführt werden (z.B. Vereinsmitgliederjahre). Bei der Bearbeitung einer Neuanmeldung muss das System demnach in der Lage sein, solche Fälle zu identifizieren (siehe auch https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_9:-Duplikate-erkennen-und-bereinigen%E2%80%9D).

Es gibt Mitglieder, die jedes Jahr ab Oktober eintreten und Ende des Jahres wieder austreten ohne die Rechnung jemals zu begleichen. Damit profitieren sie ein Jahr lang kostenlos vom SAC Angebot (u.A. erhalten sie den physischen Mitgliederausweis). Solche Fälle müssen verhindert werden, entweder indem der Mitgliederausweis erst nach Begleichung der offenen Rechnung zugestellt wird oder indem solche Mitglieder gekennzeichnet werden, sodass dies bei einer Wiederanmeldung ersichtlich ist. Heute werden solche Mitglieder auf einer Black List geführt, die sogenannte Sperrliste.

• Mitglied

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• System erkennt, dass Mitglied in der Vergangenheit eine aktive Mitgliedschaft hatte

• Die inaktiven Profilinformationen wurden nicht aus dem System gelöscht

• Mitglied hat keine offenen Rechnungen resp. Debitor ist nicht gesperrt

1. Mitgliederdienst Geschäftsstelle oder Mitgliederdienst Sektion bearbeitet eine Neuanmeldung

2. System erkennt, dass es sich um einen Wiedereintritt handelt und zeigt dies dem User an

3. User hat Möglichkeit den inaktiven Eintrag zu reaktivieren indem ein Wiedereintritt vorgenommen wird

4. Beim Wiedereintritt werden Informationen wieder aktiviert und weitergeführt (z.B. Vereinsmitgliederjahre)

TODO

• (Wird via Rollenkonzept und QR-Code Mitgliedschafts-Verifizierung gelöst)

MV_27

Aktuell gibt es 3 SAC Abzeichen, siehe SCS-215 - Getting issue details... STATUS :

• “Abzeichen 40 Jahre Mitgliedschaft” (Gold): bei Erreichen von 39. oder 40. Vereinsmitgliederjahren (kostet den Sektionen CHF 8/Abzeichen)

• “Abzeichen 25 Jahre Mitgliedschaft” (Goldrand): bei Erreichen von 24. oder 25. Vereinsmitgliederjahren (kostet den Sektionen CHF 8/Abzeichen)

• “Abzeichen für Neumitglieder” (Silber): bei Ersteintritt (kostet den Sektionen CHF 8/Abzeichen0)

Nicht alle Sektionen stellen ihren Mitgliedern Abzeichen zu - dies vermutlich aus finanziellen Gründen (z.B. wird dies bei SAC Zermatt gemacht, bei SAC Uto nicht).

Lieferung findet durch einen externen Partner, https://www.b-bern.ch/, statt. Bestellung wird vom Mitgliederdienst Geschäftsstelle manuell gemacht, mittels einer Vorlage namentlich “Lieferschein” - siehe:

Spezialfall:

• https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_22:-Mitglieder-mit-Jubilare-gratulieren%E2%80%9D

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• https://www.b-bern.ch/

• Mitgliederdienst Sektion bestellt Abzeichen via E-Mail beim Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitglied erreicht das 24., 25., 39. oder 40. Vereinsmitgliederjahr

• Sektion stellt SAC Abzeichen zu

1. Mitgliederdienst Sektion eruiert berechtigte Empfänger, indem sie auf Neueintritte oder Vereinsmitgliederjahre filtern

2. Mitgliederdienst Sektion bestellt bei Mitgliederdienst Geschäftsstelle via E-Mail oder neu Jira Servicedesk die Abzeichen (normalerweise Sammelbestellung)

3. Mitgliederdienst Geschäftsstelle füllt eine Vorlage aus, resultierend daraus wird ein PDF generiert (der sogenannte “Lieferschein”)

4. Mitgliederdienst Geschäftsstelle sendet Lieferschein via E-Mail an externen Partner (https://www.b-bern.ch/)

5. Externer Partner schickt die Abzeichen den Sektionen zu und stellt dies der Geschäftsstelle in Rechnung

6. Mitgliederdienst Geschäftsstelle verrechnet Kosten via Dienstleistungsabrechnung den Sektionen weiter (manueller Prozess heute)

TODO

• Vordefinierte Personen-Filter und vordefinierte/übersetzte Tags

MV_28

Die SAC Urkunde resp. das SAC Diplom wird Mitgliedern bei Erreichen von 50 Vereinsmitgliederjahren zugestellt. Es handelt sich hierbei um eine papierbasierte Urkunde, die auf das Mitglied personalisiert und vom SAC Präsidenten (Stefan Goerre) unterschrieben ist. Nicht alle Sektionen stellen ihren Mitgliedern eine Urkunde zu - vermutlich aus finanziellen Gründen (CHF 10/Diplom). Ein externer Partner, https://www.bubenberg.ch/, macht ein Vordruck - die Personalisierung sowie Post Zustellung findet intern statt.

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• Bubenberg Druck

• Mitgliederdienst Sektion bestellt Urkunde via E-Mail beim Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitglied erreicht das 49. oder 50. Vereinsmitgliederjahr

• Sektion stellt SAC Urkunde zu

1. Mitgliederdienst Sektion eruiert berechtigte Empfänger, indem sie auf Vereinsmitgliederjahre filtern

2. Mitgliederdienst Sektion bestellt bei Mitgliederdienst Geschäftsstelle via E-Mail oder neu Jira Servicedesk die Urkunden (normalerweise Sammelbestellung)

3. Mitgliederdienst Geschäftsstelle nutzt ein von Bubenberg Druck vorgedrucktes Papier zwecks Personalisierung

4. Mitgliederdienst Geschäftsstelle stellt Urkunde den Sektionen zu und verrechnet Kosten via Dienstleistungsabrechnung den Sektionen weiter (manueller Prozess heute)

TODO

• Vordefinierte Personen-Filter und vordefinierte/übersetzte Tags

TL_1

Mitglieder der Sektion können, mit Ausnahme der nach Reglement bestimmten alpinen Tourenleiter mit Fortbildungspflicht, vom Tourenchef als Tourenleiter erfasst, mutiert oder gelöscht werden. Der Tourenchef hat demnach Zugriff auf die Mitglieder, die aktuell eine aktive Mitgliedschaft bei der Sektion haben (entweder als Hauptstamm oder als Zusatzsektion). Zudem kann eine Liste aller Tourenleiter mit ihren Adressdaten gezogen, gefiltert und heruntergeladen werden. Aktuell ist diese Liste wie folgt aufgebaut:

→ Siehe auch https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CFunktion%C3%A4re-erfassen-und-verwalten%E2%80%9D. Navision Anleitung: 5. Neuen Tourenleiter erstellen.

Sonderfall: In der Datenbank werden auch Nichtmitglieder mit der Qualifikation SAC Tourenleiter erfasst.

• Heutzutage sind die Qualifikationen mit Sektionen verbunden.

• Eine fiktive Sektion wurde erfasst um die Nicht SAC Mitglieder trotzdem mit einer Qualifikation zu verbinden.

• Ist aber ein künstliches Konstrukt (kein SAC Mitglied -> SAC Qualif.)

• Diese Qualifikationen / Nicht SAC Mitglieder müssen nicht verloren gehen

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TL_2

Tourenchefs müssen befähigt sein, die Adressdaten eines Tourenleiters oder eines Mitglieds zu erfassen, mutieren und zu löschen. Mithilfe einer Export-Funktion können die Adressdaten heruntergeladen werden (z.B. Excel).

Siehe auch https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_6:-Kontakt-Stammdaten-verwalten%E2%80%9D.

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Verarbeitung erfasster/mutierter Daten für die Tourenleiterdatenbank
Die vom Tourenchef erfassten/mutierten Daten werden direkt in die Tourenleiterdatenbank geschrieben. Lediglich diese Daten können vom Tourenchef auch wieder gelöscht oder geändert werden. Beim Eintrag solcher Daten prüft die Applikation der Tourenleiterdatenbank ob bereits ein gleicher Eintrag (z.B. gleiches Kursdatum/identische Qualifikation etc.) besteht. Beim Eintrag/Löschen von Fortbildungskursen prüft/berechnet die Datenbankanwendung erneut die Gültigkeit der registrierten Qualifikationen/Anerkennungen. Der Verantwortliche muss in der Lage sein, die Daten zu identifizieren, die der Tourenchef direkt eingeben kann. In diesem Fall prüft der Verantwortliche die eingegebenen Daten nicht. Andernfalls bedürfen Änderungen immer der Zustimmung des Verantwortlichen.

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TL_3

Verfügt ein Tourenleiter über eine Qualifikation, die bis zum heutigen Datum gültig ist, kann dieser vom Tourenchef auf den Status “Aktiv” gesetzt werden. Damit kann er/sie Touren in einer Sektion leiten. Umgekehrt, kann der Tourenchef den Status eines aktiven Tourenleiters auf “inaktiv” setzen.

Anleitung Navision: 6. Einen Tourenleiter aktiv / inaktiv setzen.

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TL_4

Tourenchefs müssen befähigt sein, Ausbildungskurse resp. die Fortbildungsstunden der Tourenleitenden einzusehen, zu erfassen, mutieren und zu löschen. Hier wird eine Stapelverarbeitung (gleicher Eintrag für mehrere Tourenleiter der Sektion) beim Erfassen von "extern" (nicht von der Geschäftsstelle organisierten Kursen) besuchten Kursen (z.B. in der Sektion, bei Bergsportschulen, J+S oder anderen Alpen-Vereinen) angeboten.

Aktuell gibt es eine Liste in Navision, die die Fortbildungsstunden ausweist (u.A. werden folgende Informationen aufgelistet: Kontakt Nummer, Name, Anzahl Fortbildungsstunden). Die Liste dient insbesondere der Kursadministration zur Kontrolle der Verlängerungen von Qualifikationen. Dabei hat der User diverse Filtermöglichkeiten in der Liste:

Anleitung Navision: 8. Absolvierte Kurse (Ausbildungshistory)

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TL_5

Tourenchefs müssen befähigt sein, Qualifikationen der Tourenleitenden einzusehen, zu erfassen, mutieren und zu löschen. Aktuell ist die Kontaktkarte eines Tourenleiters in Navision wie folgt aufgebaut:

Gültigkeitsfristen und Verlängerungen der Ausweise/Qualifikationen werden automatisch berechnet. Das System muss demnach erkennen können, wenn Teilnehmer eine Mindestdauer der Qualifikationen erfüllt haben und verlängert dann die bestehende Qualifikation automatisch. Dies geschieht über die erfassten Weiterbildungstage in den Kursen. Nachfolgend einige Erläuterungen zu den Qualifikationen:

• Aktuell werden die Qualifikationen in drei Hauptgruppen unterteilt:

  • QUAL-1: SAC TL mit Fortbildungspflicht (z.B. SAC Tourenleiter/in 1 Winter, SAC Tourenleiter/in 1 Sommer, SAC Tourenleiter/in 2 Sommer, SAC Tourenleiter/in Alpinwandern, Wanderleiter/in SBFI)

  • QUAL-2: SAC TL ohne Fortbildungspflicht (z.B. SAC Tourenleiter/in Bergwandern, Leiter/in Kinderbergsteigen, Leiter/in Familienbergsteigen)

  • QUAL-3: SAC TL ohne SAC Ausbildung/ohne Fortbildungspflicht (z.B. Bergführer/in SBV, Bergführer Aspirant/in, Kletterlehrer/in SBV, Wanderleiter/in Kantonal + SBV, SAC Tourenleiter - Aspirant/in, Schneeschuhleiter/in bis WT4, Wanderleiter/in bis T4, Bikeleiter/in, Höhlenleiter/in, Gleitschirmleiter/in, Walkingleiter/in, Swiss Cycling MTB Guide)

• Der Tourenchef kann nur Qualis der Hauptgruppe QUAL-3 erfassen/bearbeiten. QUAL-1 und QUAL-2 Qualis werden von der GS oder vom System automatisch erfasst. Die Kursadministration führt Qualifikation nur auf Anfrage des Tourenchefs nach, nicht aber auf Anfrage des Mitglieds.

• Die Gültigkeitsfrist einer Qualifikation hängt von der Hauptgruppe ab:

  • QUAL-1: Nach Erlangen der Qualifikation ist diese 6 Jahre lang gültig. Das bis-Datum ist immer auf Jahresende terminiert. Danach ist die Qualifikation für 4 Jahre sistiert. Siehe Eintrag “SAC Tourenleiter/in 1 Winter Senioren“ als Beispiel im unten abgebildeten Screenshot.

  • QUAL-2: Nach Erlangen der Qualifikation ist diese für immer gültig. Siehe Eintrag “SAC Tourenleiter/in Bergwandern” als Beispiel im unten abgebildeten Screenshot.

  • QUAL-3: gleich wie bei QUAL-2.

• Die Verlängerung einer Qualifikation ist lediglich bei Qualifikationen der Hauptgruppe QUAL-1 relevant. Wenn in den 6 Jahren oder in den 4 sistierten Jahren eine Fortbildung mit mind. 18 Stunden abgeschlossen wird, führt dies zu einer Verlängerung der Qualifikation um 6 weitere Jahre. Siehe Eintrag “SAC Tourenleiter/in Alpinwandern” als Beispiel im unten abgebildeten Screenshot.

Siehe auch https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CKV_24:-Qualifikationen,-Aus--&-Fortbildungen-nachf%C3%BChren%E2%80%9D.

Anleitung Navision: 7. Qualifikationen

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TL_6

Der Tourenchef muss befähigt sein, für Tourenleitende Bemerkungen in einem Freitextfeld zu erfassen, mutieren und zu löschen. Aktuell erscheint eine Erfassungsmaske in Navision, wenn auf der Kontaktkarte des Tourenleiters auf den Button “Bemerkungen” geklickt wird (siehe Screenshot unten). Dort hat der User die Möglichkeit, neue Bemerkungen zu erfassen oder bestehende Bemerkungen zu verwalten. Eine Bemerkung wird standardmässig einem Thema zugeordnet, weil Bemerkungen nicht nur im Kontext von Tourenleiter relevant sind.

Es soll auch die Möglichkeit geben, Bemerkungen entlang von diversen Filterkriterien zu suchen und zu exportieren. Aktuell sieht die Umsetzung in Navision wie folgt aus:

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TL_7

Der Tourenchef muss im Zuge des Kursanmeldungsprozesses befähigt sein, Anträge für Subventionsbeiträge zu bearbeiten. Wenn ein neuer Antrag gestellt wird, soll der Tourenchef darüber informiert werden (z.B. E-Mail, Nachricht im Portal). Die Einwilligung/Ablehnung wird direkt/halbautomatisch in das Verwaltungstool der Kursverwaltung eingepflegt.)

Siehe auch https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CKV_15:-Subventionsantrag-bearbeiten%E2%80%9D.

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TL_8

Der Tourenchef soll bei folgenden Fällen benachrichtigt werden (z.B. via E-Mail, SMS oder direkt im Portal):

• Bei Änderungen eines Tourenleiters (z.B. neues Dokument hochgeladen, neue Qualifikation hinzugefügt). Heute muss er aktiv eine Anfrage machen, um zu wissen, wer seine Daten geändert hat. Er kriegt aber nicht WAS geändert wurde.

• Bei Zuweisung einer neuen Aufgabe (siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CKV_32:-Aufgaben-zuweisen%E2%80%9D).

• Bei Erhalt eines neuen Subventionsantrags.

• Bei Tourenleiter, bei welchen die Qualifikation demnächst verfällt.

• Bei Terminen, die mit dem Tourenchef geteilt wurden (siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CTermine-erfassen,-verwalten-&-publizieren%E2%80%9D).

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TL_9

Ablaufende Ausbildung → Reminder an Kontakt

Tourenleiter mit ablaufenden Qualifikationen kontaktieren

Abgelaufen vs. sistiert?

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TL_10

Das Tool soll berechtigten Usern die Möglichkeit geben nach Tourenleitern zu suchen. Die Suche soll entlang diversen Filterkriterien möglich sein. In der Liste sollten u.A. folgende Attribute ausgegeben werden:

• Kontakt Nummer

• Name

• Adresse

• Telefon

• Geburtsdatum

• E-Mail

• Sektion

• Qualifikationen mit Gültig von und Gültig bis Datum

• Status

• Anerkannter Tourenleiter (ja/nein)

• Sistierter Tourenleiter (ja/nein)

• Hat ablaufende Qualifikationen (ja/nein)

Diese Liste dient ad-hoc Reporting Bedürfnisse sowie wiederkehrenden Anfragen - nachfolgend ein paar Beispiele:

• Touren-Chef: um inaktive Tourenleiter in der Sektion anzufragen, ob sie aktiv Touren leiten möchten

• Touren-Chef: um Tourenleiter in der Sektion mit ablaufenden Qualifikationen aufmerksam zu machen, dass ihre Qualifikationen demnächst ablaufen und eine Fortbildung für eine Verlängerung notwendig ist. Die kontaktierten Tourenleiter kann der Touren-Chef in der Liste “abhaken” sodass beim nächsten Login klar ist, wer bereits kontaktiert wurde und wer nicht.

• Touren-Chef: um sistierte Tourenleiter in der Sektion zu kontaktieren, um sie darauf aufmerksam zu machen, dass ihre Anerkennung als Tourenleiter sistiert wurde

Anleitung Navision: 11. Filtermöglichkeiten und 13. Formeln für Filterbedingungen.

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TL_11

Funktionäre in den Sektionen sollen befähigt sein, ihre Funktionäre zu verwalten (bestehende Funktionäre mutieren/löschen und bestehende Mitglieder zu einem neuen Funktionär ernennen). Heute geschieht dies in Navision anhand der Verteilercodes. Nachfolgend einige Beispiele von solchen Funktionären:

• Touren-Chef Sommer - Anleitung Navision: 16. Wechsel Tourenchef / Zugang Tourenleiterportal

• Touren-Chef Winter - Anleitung Navision: 16. Wechsel Tourenchef / Zugang Tourenleiterportal

• Hüttenwart

• Hüttenchef

• Präsidium, Präsidium Untersektion, Vize-Präsidium

• Sekretär

• Finanzen

• Mitgliederdienst

• Redaktion

Der Portalzugang respektive die Zugangsberechtigungen bei solchen Mutationen laufen automatisch. D.h. der neue Funktionär erhält vom System die Zugangsdaten mit den hinterlegten Berechtigungen und für den ausscheidenden Funktionär wird der Zugang entsprechend gesperrt.

Berechtigte Personen müssen befähigt sein, eine Liste der Funktionäre zu ziehen und zu exportieren (wichtige Infos in der Ausgabe: Kontakt Nummer, Name, Adresse, Telefon, Geburtsdatum, E-Mail, Sektion, Funktion). Solche Listen dienen z.B. als Empfängerliste für Kommunikationen.

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TL_12

Berechtigte Personen müssen befähigt sein, Stammblätter der Tourenleiter zu ziehen und zuzustellen. Aktuell kann ein Tourenchef im Tourenleiterportal über ein Button (“Stammblatt”) ein Stammblatt erzeugen lassen:

Dabei kann der User in einem Selektionsfenster das Mitglied selektieren und gewisse Elemente ein-/ausblenden (z.B. Qualifikationen, Ausbildungen, Bemerkungen):

Das Stammblatt ist derzeit wie folgt aufgebaut:

Anleitung Navision: https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/3642916865/4.+Aktionen+Wizard+Stammblatt+Tourenleiter+bersicht#Stammblatt-erstellen

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Standard-Reports
Standardreports wie z.B. Stammblatt und/oder Tourenleiterausweis (Kreditkartenformat z. B. für Mobile-Anwendung), Qualifikationen nach Ablaufdatum und Ausbildungshistory werden als Menupukt angeboten.

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TL_13

Geschäftsstelle sowie Sektionen sind befähigt Termine zu erfassen und zu verwalten. Auf Wunsch können Termine in einem Terminkalender mit allen resp. mit anderen Rollen geteilt werden.

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HV_1

Aktuell kann die Geschäftsstelle in Navision diverse Stammdaten zu einer Hütte erfassen.

Grundsätzlich gilt es zwischen drei Hüttenkategorien zu unterscheiden:

• SAC Clubhütte

• SAC Sektionshütte

• Privat

Folgende Informationen können aktuell in Navision erfasst werden:

• Hütten-Nr.

• Name

• Adresse

• Telefon

• E-Mail

• Homepage

• Hüttenkategorie (SAC Clubhütte; SAC Sektionshütte; Privat)

• Eigentümer (Link zu einer Sektion)

• Region (Walliser Alpen; Freiburger, Waadtländer und Berner Alpen; Urner, Schwyzer und Unterwaldner Alpen; Glarner und St. Galler Alpen, Alpstein; Bündner Alpen, Alp ticinesi)

• Kanton

• Standort Gemeinde

• HRSID

• Höhe

• LV03_x

• LV03_y

• Anzahl Schlafplätze bewartet

• Anzahl Schlafplätze unbewartet

• Import ignorieren

• Öffnungs-/Bewartungszeiten

  • Typ (Öffnung, Bewartung)

  • Monat

  • Art (Ganz, Teilweise, Nicht)

• Hinweise

• Dienstleistungen: siehe Anhang

Annahme: Zukünftiges Mastersystem ist das Hüttenportal. In Hitobito sollten die Hütten in minimalistischer Form abgebildet werden. Dies insbesondere um die Beziehungen abzubilden (Hütte ↔︎ Sektion und Hütte ↔︎ Person). Die Abbildung der Beziehungen ist zentral für Autorisierungsthemen, denn die heutige Annahme ist, dass WSO2 mit dem IDS von Hitobito ersetzt werden soll. Davon soll auch das Hüttenportal profitieren.

• Hütte & Umwelt Geschäftsstelle

• Neue Hütte

-

• Anpassung JSON:API sodass alle Gruppen vom Typ Hütte abgerufen werden können (list/index)

• Kleinere Anpassungen Gruppen-Rollen, Berechtigungen und Attribute

• Anpassung/Konzeption OIDC Scopes für Hüttenportal

HV_2

• (ausserhalb von Hitobito im Hüttenportal)

HV_3

Annahme: Hüttenportal ist zukünftig verantwortlich für den Datenübertrag an Typo3 zwecks Publikation der Hütten unter https://www.sac-cas.ch/de/huetten-und-touren/sac-tourenportal/?type=hut

• (ausserhalb von Hitobito im Hüttenportal)

HV_4

u.A. zwecks Autorisierung via WSO2

Beziehungen:

• Hütte ↔︎ Funktionär

• Hütte ↔︎ Sektion

Funktionen:

• Hüttenchef

• Hüttenobmann

• Hüttenwartspartner

• Schlüsseldepot

• …

• (zuweisen der entsprechenden Rollen, kein Dev-Aufwand in Hitobito)

HV_5

Es soll möglich sein, eine Liste aller Hütten mit deren Funktionären zu exportieren. Die Liste dient zur Kontaktaufnahme z.B. zwecks Einladung zu Tagungen.

• Hütte & Umwelt Geschäftsstelle

• (via Hitobito Abo, kein Dev-Aufwand in Hitobito)

AV_1

Annahme: Use Case bereits abgedeckt in https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_5:-Nicht-Mitglieder-als-Person-hinzuf%C3%BCgen%E2%80%9D

• Kleinere Anpassungen Personen Attribute, Gruppen-Sturktur/Rollen/Berechtigungen, Personen-Filter

AV_2

Annahme: Use Case bereits abgedeckt in https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_5:-Nicht-Mitglieder-als-Person-hinzuf%C3%BCgen%E2%80%9D

• (via Person Bearbeiten, kein Dev-Aufwand in Hitobito)

AV_3

siehe https://www.sac-cas.ch/de/leistungssport/sportklettern/elite-nationalmannschaft/

• Kleinere Anpassungen CSV Personen Export Athleten

• (Export/Upload CSV manuell, kein Dev-Aufwand in Hitobito)

MR_1

Annahme: Use Case bereits abgedeckt in https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_5:-Nicht-Mitglieder-als-Person-hinzuf%C3%BCgen%E2%80%9D

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MR_2

Annahme: Use Case bereits abgedeckt in https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_5:-Nicht-Mitglieder-als-Person-hinzuf%C3%BCgen%E2%80%9D

• (via Person Bearbeiten, kein Dev-Aufwand in Hitobito)

MR_3

Annahme: Anforderung an das HR Modul, ERP-System - keine Aufwände in Hitobito

• (ausserhalb von Hitobito im ERP)

MR_4

Ein Mitglied erhält standardmässig ein Zeitschriften-Abonnement bestehend aus

• Bergsportmagazin Die Alpen in seiner Korrespondenzsprache

• Sektionsbulletin (Clubnachrichten) seiner Hauptsektion

Standardmässig werden die Zeitschriften per Post zugestellt.

Es können auch nicht-SAC-Mitglieder ein Zeitschriften-Abonnement gegen Aufpreis einlösen.

Der Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle oder in der Sektion kann eine bestehende Zeitschrift im Abonnement per sofort oder ab einem Datum in der Zukunft deaktivieren. Sie haben auch die Möglichkeit zusätzliche Zeitschriften im Abonnement hinzuzufügen (z.B. Die Alpen in einer anderen Sprache oder ein Bulletin einer “fremden” Sektion). Anpassungen im Abonnement werden bei der Fakturierung berücksichtigt. Ebenfalls können sie den Zustellungskanal pro Zeitschrift konfigurieren.

Das Mitglied kann im Portal (siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CProfilinformationen-eines-Mitglieds-mutieren%E2%80%9D) die abonnierten Zeitschriften sehen und konfigurieren, wie die einzelnen Zeitschriften zugestellt werden sollen (physisch oder elektronisch).

• Mitglied

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• Änderung im Zeitschriften-Abonnent (z.B. deaktivieren, wechseln auf elektronische Zustellung)

• Zeitschriften-Abonnement ist erfasst

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-Tool und sucht Person

2. Unter Abo kann der User die Zeitschriften verwalten (d.h. bestehende deaktivieren, neue hinzufügen, Zustellungskanal ändern)

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• Konzeption/Anpassungen Abos, Berechtigungen und Subscription-Funktionalitäten Die Alpen

• Konzeption/Anpassungen Abos, Berechtigungen und Subscription-Funktionalitäten Sektions-Bulletins

MR_5

Beim Massenversand der Bergsportzeitschrift Die Alpen kommt eine Empfängerliste zum Einsatz, die der Mitgliederdienst generiert, exportiert und der Druckerei bereitstellt (der Massenversand findet extern statt). Jährlich gibt es 6 Ausgaben. Bei der Person ist hinterlegt, ob die Zeitschrift elektronisch oder per Post zugestellt werden soll. Empfänger der Zeitschrift sind nicht zwingend SAC Mitglieder, sondern können lediglich Abonnenten sein, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CZeitschriften-Abonnement-verwalten%E2%80%9D und https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CBeitragskategorie-aktivieren,-deaktivieren-und-wechseln%E2%80%9D.

Spezialfall:

• Individuelle Nachsendung bei nicht nicht erfolgreicher Zustellung, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CEtikette-drucken%E2%80%9D

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Externer Partner

• Neue Ausgabe der Zeitschrift Die Alpen

• Person ist als berechtigter Empfänger erfasst und hat eine Zustellung via Post gewünscht

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-Tool und öffnet Liste

2. Mitgliederdienst exportiert und stellt Liste der Druckerei zu

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• Konzeption/Anpassung Personen-Filter Abos Die Alpen

MR_6

Bulletinlisten kommen beim Versand des Bulletins (Clubnachrichten) in einer Sektion zum Zuge. Dabei erzeugt der Mitliederdienst an der Geschäftsstelle oder in der Sektion die Liste und benutzt diese in einem weiteren Schritt zur Erzeugung und zum Druck der Etiketten. Das Format der Etikette von Sektion zu Sektion abweichen. Dieser Use Case kommt dann vor, wenn die Dienstleistung der Geschäftsstelle nicht in Anspruch genommen wird. Es können auch Mitglieder in anderen Sektionen das Sektionsbulletin erhalten. Manche Sektionen bieten eine elektronische Zustellung ihrer Clubnachrichten an.

Spezialfall:

• Sektion nimmt Dienstleistung der Geschäftsstelle in Anspruch, dass die gedruckten Etiketten der Sektion per Post zugestellt werden, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CEtikette-drucken%E2%80%9D

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• Neue Ausgabe des Sektionsbulletins

• Person ist als berechtigter Empfänger erfasst und hat eine Zustellung via Post gewünscht

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-Tool und öffnet Liste

2. Mitgliederdienst benutzt Liste als Basis zum Druck der Etiketten

TODO

• Konzeption/Anpassung Personen-Filter Abos Sektions-Bulletins

MR_7

Etiketten dienen der individuellen Nachsendung von Zeitschriften (Die Alpen). Dabei erstellt der Mitgliederdienst an der Geschäftsstelle bei einer Kundenanfrage die Etikette, druckt und benutzt diese als Empfänger Etikette (für den Massenversand ist ein anderer Prozess vorgesehen, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMassenversand-Die-Alpen%E2%80%9C).

Etiketten kommen auch bei den Sektionsbulletins (Clubnachrichten) zum Zuge. Als Dienstleistung bietet die Geschäftsstelle an, die Etiketten für eine Sektion zu erstellen, zu drucken und der Sektion per Post zuzustellen. Etwa ein fünftel der Sektionen macht von dieser Dienstleistung Gebrauch - die restlichen Sektionen drucken ihre Etiketten selbständig aus. Dazu machen sie von der Bulletinliste Gebrauch, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CBulletinliste-erstellen%E2%80%9C. Das Format der Etiketten kann von Sektion zu Sektion abweichen.

• Mitgliederdienst Geschäftsstelle

• Mitgliederdienst Sektion

• Eine berechtigte Person erhält die Zeitschrift Die Alpen nicht und bittet um eine Nachsendung

• Eine Sektion nimmt die Dienstleistung der Geschäftsstelle in Anspruch, um ihren Aufwand beim Versand des Sektionsbulletins (Clubnachrichten) zu reduzieren

• Person ist als Empfänger erfasst

Individuelle Nachsendung:

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-System und sucht nach der Person

2. Mitgliederdienst erstellt für die selektierte Person eine Etikette, druckt und benutzt diese als Empfänger Etikette

Dienstleistung für Sektion:

1. Mitgliederdienst öffnet CRM-System und sucht nach der Sektion

2. Mitgliederdienst erstellt für die Mitglieder der Sektion Etiketten, druckt und stellt diese der Sektion per Post zu

Keine

• (Etiketten Feature Hitobito, kein Dev-Aufwand in Hitobito)

MR_8

Annahme: Spendenaufrufe werden nicht in Hitobito gemacht, sondern in RaiseNow - keine Aufwände in Hitobito.

Fundraising Kampagnen sind in der Verantwortung der Marketing Abteilung. Die Ausführung findet vom externen Partner Künzler Bachmann AG (Küba) statt.

Auf dem Kontakt muss ersichtlich sein, ob ein Opt-In für Spendenaktionen gegeben ist.

Dieser Use Case ist hier abgedeckt: https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CMV_7:-Mitglieder-von-aussen-abfragen%E2%80%9C

• Schnittstellenthematik "Mitgliederdaten-Uebertrag"

• Konzeption/Anpassung Opt-In Spendeaktionen auf Person/Registrierungsformular, Tags

• (Export/Upload CSV manuell, kein Dev-Aufwand in Hitobito)

MR_9

Annahme: Auswertung findet nicht in Hitobito statt, sondern in einem BI Tool wie bspw. Power BI. Hitobito muss die Daten via API bereitstellen.

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• Konzeption/Anpassung Rollen-Model Ein-/Austrittsgründe, Export/API

MR_10

Aktuell wird MailChimp für das Versenden von Newslettern verwendet (z.B. SAC Inside, Navision Newsletter). Der Prozess dahinter ist manuell und eine in-house entwickelte Komponente, “MonkeyCurator”, kommt zum Einsatz.

Abo in Hitobito mit Mailchimp oder anderem Anbieter Synchronisation (Mailchimp bereits vorhanden)

• Geschäftsstelle Marketing

• Newsletter E-Mail Zustellung

• Empfänger haben ein Opt-In gegeben

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• Update/Improvement Mailchimp Synchronisation Abo

MR_11

Beim SAC haben nicht-SAC Mitglieder die Möglichkeit kostenlos ein SAC Login anzulegen. Mit dem können sie im Vergleich zu einem SAC-Mitglied eingeschränkt von den SAC Angeboten profitieren (z.B. SAC Tourenportal). Diese FAN Personen werden aktuell nicht in Navision geführt, nur in WSO2. Die FAN Accounts möchte man im neuen CRM-Tool abgebildet bekommen. Es soll zudem die Möglichkeit geben, ein FAN zu einem SAC-Mitglied zu konvertieren. Wenn FAN Personen eine SAC Mitgliedschaft beantragen, wissen sie nicht immer, dass sie bereits ein SAC Login besitzen. Daher hat die Dublettenprüfung in diesem Kontext einen hohen Wert.

Neuer Gruppentyp auf Top-Layer für FAN Accounts wie z.B. SAC-Tourenportal-Abonnenten. Evtl. lässt sich dieses Konzept gleich noch weiter ausbauen um auch die Nicht-Mitlieder Abonnenten von ‘Die Alpen’ abzudecken usw. abzudecken.

• Geschäftsstelle Marketing

• Newsletter E-Mail Zustellung

• Empfänger haben ein Opt-In gegeben

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• Konzeption/Umsetzung Gruppentyp/Rollen auf Top-Layer für FAN-Accounts

BÜ_1

Liste_Generell_Aufruf: Verschiedene vordefinierte Listen sollten direkt im Tool aufrufbar sein. Alternativ, wird der User beim Aufruf einer parametrisierten URL-Adresse ausserhalb des Tools direkt zur Liste im Tool weitergeleitet.

Bereits Standard-Feature von Hitobito

Liste_Generell_Anzeige: Listen auf verschiedene Granularitätsstufen sollten angezeigt werden.

Was ist damit gemeint? Man kann bereits in Hitobito auf verschiedenen Ebenen Filtern.

Liste_Generell_Drilldown: Der User kann auf einzelne Zeilen, die in der Liste angezeigt werden, abtauchen (Detailansicht).

Bei Personen-Listen landet man beim Klick auf der Detailseite der Person

Liste_Generell_Schnellsuche: Der User hat in der Listenansicht über ein Suchfeld die Möglichkeit nach einem Wert zu suchen (Schnellsuche).

Jede Liste kann in ein CSV/XLSX Exportiert werden und man kann die Filtermöglichkeit von Excel nutzen. Direkt auf der Liste bietet das Hitobito heute nicht. Braucht es das? was sind die Use Cases? Personen/Gruppen/Events usw. können über die Globale Suche gesucht werden.

Liste_Generell_Detailsuche: Der User hat in der Listenansicht die Möglichkeit auf jede angezeigte Spalte zu filtern (Detailsuche). Dabei werden dem User verschiedene Operanden angeboten wie z.B. grösser/kleiner (gleich), zwischen, beinhaltet Zeichen (nicht), startet/endet mit. Eine kombinierte Suche/Filterung ist auch möglich, z.B. wo (Vorname like ‘%tefa%' UND Nachname like ‘Syke%’) ODER Geburtsdatum zwischen ‘1990-06-03’ and ‘1990-06-05’.

Dies kann über die Filter-Funktion von Hitobito gemacht werden. Deckt das diese Anforderung bereits ab?

Liste_Generell_Export: Der User kann die Liste in der angezeigten Struktur nach Excel oder PDF exportieren. Dabei wird die exakte Liste, die dem User angezeigt wird, exportiert (d.h. wenn gefiltert, dürfen auch nur diese exportiert werden).

Bereits Standard-Feature von Hitobito

Liste_Generell_Individualisierung: Jede Liste ist individuell anpassbar, d.h. Spalten können ein-/ausgeblendet und dessen Reihenfolge bestimmt werden. Die individuelle Listenkonfiguration wird gespeichert, sodass dieselbe Struktur wieder angezeigt wird, wenn das System neu gestartet wird.

Viele Felder können ein-/ausgeblendet werden und der letzte Zustand der gewählten Spalten wird auch gespeichert. Reihenfolge lässt sich heute nicht beinflussen.

Liste_Generell_Sortierung: Die Werte in jeder Liste sind sortierbar.

Für einige Felder ist eine Sortierung verfügbar, braucht es da mehr?

• Schnittstellenthematik "Mitgliederdaten-Uebertrag"

• (wo sinnvoll werden diese Anforderungen mit den anderen Use Cases zusammen angepasst)

BÜ_2

Startseite_Schnellzugriffe_Individualisierung: Der User kann auf der Startseite Schnellzugriffe / Shortcuts individuell einrichten. Diese dienen zur Listenanzeige (z.B. Kursanmeldungen, Neueintritte) oder zum Schnellaufruf einer Funktion (z.B. Kontakterfassung, Postabgleich, Wechsel Beitragskategorie).

Hier gibt es standardmässig nicht in Hitobito. Die Idee ist das mein grundsätzlich aus dem Gruppen-Tree oder auf der Globalen Suche startet. Wie wichtig ist dieses Feature?

Startseite_Suchfeld_GlobaleSuche: Der User kann auf der Startseite nach folgenden Kriterien suchen - eine Kombination von Suchkriterien ist möglich:

• Kontakt Nummer / Haushaltsnumnmer

• Vorname

• Nachname

• Geburtsdatum

• E-Mail Adresse

• Kursnummer

• Kursname

Das Ergebnis wird in Form einer Liste zurückgegeben.

Die Globale Suche von Hitobito bietet hier schon viel, wir sehen hier mal kleinere Anpassungen vor (z.b. Suchen nach SAC spezifischen Feldern)

Startseite_Kennzahlen_Board: In einem “Widget” in Form von Kacheln werden dem User abhängig von seiner Rolle die wichtigsten Zahlen angezeigt (z.B. Neueintritte & Austritte in den letzten 12 Monaten, Totalanzahl Mitglieder).

• (wo sinnvoll werden diese Anforderungen mit den anderen Use Cases zusammen angepasst)

BÜ_3

Tool mehrfach aufrufbar / Tab-Modus;Benutzerfreundlichkeit - um mehrere Sichten gleichzeitig offen zu haben z.B. 2 zeigen untersch. Listen an, 1 Fenster “Mitgliederkarte”, 1 Fenster exportiert gerade ein Monsterfile

Keine Sperrungen - Jeder kann jederzeit arbeiten und niemand ist weder von einem System veranlassten oder von einem User ausgeführten Verarbeitung blockiert (z.B. bei einem Mahnlauf)

Performance

• (Standard-Feature von Hitobito)

BÜ_4

• (Standard-Feature von Hitobito)

BÜ_5

Aktuell benutzen folgende Applikationen zwecks Autorisierung und Authentifizierung den WSO2 Identity Server den WSO2 Identity Server:

• Mein SAC

• HüttenPortal

• OHRS

• NextCloud

Hitobito offeriert ebenfalls ein OpenID Authentifizierungsprotokoll. Es wird gewünscht, dass WSO2 damit ersetzt wird.Hitobito offeriert ebenfalls ein OpenID Authentifizierungsprotokoll. Es wird gewünscht, dass WSO2 damit ersetzt wird.

• User

• Login

• User Login ist erstellt

• Schnittstellenthematik "SAC Login/Authentifizierung"

• (wird bei den Schnittstellen & Login/Auth behandelt)

BÜ_6

Zwecks IT Support soll das Tool die Möglichkeit anbieten, einen User zu imitieren.

• Geschäftsstelle D&IT

• Useranfrage, Issue

• User hat ein Login

• (Standard-Feature von Hitobito)