Use Case Katalog TVS

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Person fügt einen Event hinzu, damit dieser verwendet werden kann. Der Event muss in Stufen eingegeben werden können, d.h. auch wenn noch nicht alle Pflichtfelder erfasst sind, muss der Event gespeichert werden können (und gem. Berechtigungen angesehen/verändert werden können). Die in den Erfassungsmasken einzugebenden Felder sind von der Sektion selbständig konfigurierbar. Nachfolgende Arten von Events kann eine Person erfassen.

Anlass

• Beispiele: Monatsversammlung einer Sektion; Abgeordnetenversammlung; Generalversammlung der Vereinigung Schweizerischer Hüttenwarte; Hütten Symposium

• Organisator: Sektion oder Nationalverband

• Spezialitäten: mit oder ohne Anmeldepflicht

Tour

• Beispiele: Durchschreitung Martinsloch; Tourenwoche: Klettern in Finale; Drei Wandertage in Unterbäch; Klettersteig Allmenalp; MSL Klettern Alpstein

• Organisator: Sektion oder Nationalverband

• Spezialitäten:

  • Mit oder ohne Vorlage - mit Vorlage heisst, dass die Daten aus dem Tourenportal bezogen werden (z.B. Routenbeschreibung, Höhenmeter, Schwierigkeit) und wo möglich, die Felder vorabgefüllt sind in den Erfassungsmasken. In diesem Fall sind die Angaben jederzeit synchron mit den Angaben aus dem Tourenportal.

  • Der Erfasser der Tour kann definieren, welche Angaben bei der Anmeldung abgefragt werden (z.B. vergleichbare Touren letzte Jahre, Erfahrungen, Essenswünsche, Material).

  • Der Erfasser der Tour kann definieren, ob sich nicht-Mitglieder und Mitglieder aus anderen Sektionen für die Tour anmelden dürfen.

• Spezialitäten Nationalverband: alle unter sac-cas.ch publizierten Angebote sind als Kurse erfasst, auch die SAC Touren. Solche Touren sind gekennzeichnet mit einer Kursstufe (siehe weiter unten “Kursstufe” unter “Kurs”). Eine Harmonisierung soll angestrebt werden.

• Spezialitäten Sektion: manche Sektionen lassen es zu, dass sich nicht-SAC Mitglieder oder Mitglieder aus einer anderen SAC Sektion als Gast anmelden können. Eine Tour ist immer einer Gruppe, einem Typ und einer Anforderung zugewiesen. Manche Sektionen weisen die Tour zusätzlich einem Anlasstyp zu. Die Werte sind von Sektion zu Sektion unterschiedlich. Eine Harmonisierung soll angestrebt werden, trotzdem müssen die Werte dynamisch konfigurierbar sein. Beispiele:

  • Sektion SAC Blümlisalp

    • Gruppen: Sektion; Aktive; Senioren; Jeudisten, Mini-Wanderer; JO; FaBe; KiBe

    • Typen: Hochtour; Schneeschuhtour oder -wanderung; Klettertour; Wanderung; MTB Velo / E-Bike; Klettersteigtour; Langlauf; Skitour; Kurs; Eisklettern; Snowboard; Trekking; Telemark

    • Anforderungen: für Könner; mittlere Anforderungen; geringe Anforderungen

  • Sektion SAC Am Albis

    • Gruppen: Sektion; Jugend (JO); Senioren

    • Typen: Hochtour; Ski- oder Snowboardtour; Plaisir-Tour; Langlauf; Klettersteigtour; Mountain Bike-Tour; Wanderung; Klettertour; Schneeschuhtour oder -wanderung; Exkursion; Kurs; Eisklettern; Höhlentour; Anlass; Training

    • Anforderungen: hohe Anforderungen; mittlere Anforderungen; geringe Anforderungen

  • Sektion SAC Uto

    • Gruppen: Jugend; Jung-Alpinist/innen; Alpinist/innen; Senior/innen

    • Anlasstypen: Tour; Kurs

    • Tourtypen: Ak (Alpinklettern); Aw (Alpinwandern (T4 - T6)); Aa (Andere Anlässe); Ek (Eisklettern); Ht (Hochtour); JB (Jugend-Bouldern); JK (Jugend-Klettern); JS (Jugend-Skitour); Ks (Klettersteigtour); Mb (Mountainbiketour); Ss (Schneeschuhtour); Sk (Skitour); Sp (Sport- / Plaisirklettern); Tr (Trailrun); Wa (Wandern (T1 - T3))

    • Anforderungen: abhängig vom Typ; siehe https://sac-uto.ch/de/sektion/unsere-sportarten/

• Eine Tour umfasst verschiedene Informationen:

  • Allgemeiner Tourbeschrieb

  • Routenbeschrieb mit den einzelnen Etappen, aufgegliedert in Tage

  • Eckdaten (z.B. Ziel, Datum, Tage, Disziplin, Typ, Gruppen, Teilnehmer)

  • Schwierigkeiten (z.B. Grad, Hm/Abstieg, Hm/Aufstieg, Zeitbedarf)

  • Administration & Leitung (z.B. 1 oder n Tourenleiter, Status der Planung, Status der Tour, Anmeldungstypen)

  • Material & Erfahrung (z.B. Materialliste, zu abfragenden Erfahrungen bei der Anmeldung)

  • Unterkunft (z.B. Hütte für die einzelnen Tage)

  • An- und Rückreise (z.B. Datum, Uhrzeit, Treffpunkt, Transportmittel, Abfahrtsbahnhof, Zielbahnhof, Rückfahrt bis)

  • Fotos (z.B. des Tourenleiters oder von der Tour)

Spontantour

• Beispiele: Yoga-Wander- & Wellness-Wochenende; Hinter den 7 Gleisen zum Gipfel - Federispitz

• Organisator: Sektion

• Es gilt derselbe Informationsgehalt wie der einer Tour (siehe oben).

Kurs

• Beispiele: Lawinen Schneeschuhe; Tourenleiter/in Alpinwandern; Alpine Umwelt; J+S Kursleiter/in 1 Skitouren; Fortbildungskurs TL: Geologie; Einführungskurs: Trainieren, aber wie?; Grundkurs: Sichern und Sturztraining

• Organisator: Sektion oder Nationalverband

• Spezialitäten: mit oder ohne Erlangung einer Qualifikation; mit oder ohne Erlangung von Fortbildungsstunden

• Spezialitäten Nationalverband:

  • Die Entitäten Kurskategorie, Kursstamm und Kursangebot sind aktuell entscheidend für den Aufbau eines Kurses. Eine Kurskategorie umfasst 1:n Kursstämme, ein Kursstamm 1:n Kursangebote. Die erfassten Daten auf jeder Ebene werden von der obersten Stufe auf alle unteren Stufen im System weiter vererbt und können zudem auf jeder Stufe manuell überschrieben werden. Beispiele (Kurskategorie | Kursstamm | Kursangebot):
    → SAC - Leiterausbildung Winter | Tourenleiter/In 1 Winter | Tourenleiter/in 1 Winter
    → SAC - Leiterfortbildung Winter | Rettung - Erste Hilfe | Rettung - Erste Hilfe
    → Diverse Kurse Winter | Alpine Umwelt | Alpine Umwelt
    → Diverse Kurse Sommer | Gebirgsmeteorologie | Gebirgsmeteorologie
    → SAC - Tourenangebote Winter | Skitour | Skitour

  • Ein Kursstamm

    • ist einer Kursstufe zugewiesen (1 - SAC-Einführungskurs; 2 - SAC-Grundausbildungskurs; 3 - SAC-Fortbildungskurs; 4 - SAC-Leiterausbildung; 5 - SAC-Leiterfortbildung; 6 - J+S-Leiterausbildung; 7 - J+S-Leiterfortbildung; 8 - SAC-Tour - Stufe leicht; 9 - SAC-Tour - Stufe mittelschwer).

    • ist mit einem Flag gekennzeichnet, ob es sich um einen Fortbildungskurs handelt. Wenn das Flag gesetzt ist, wird dem Kursteilnehmer nach erfolgreichem Abschluss des Kurses die Fortbildungsstunden angerechnet.

    • ist einer Lizenzklasse zugewiesen, sofern der Kurs zur Erlangung einer Qualifikation führt. Dabei werden zwischen 3 Hauptgruppen unterschieden: QUAL-1 (SAC TL mit Fortbildungspflicht), QUAL-2 (SAC TL ohne Fortbildungspflicht) und QUAL-3 (SAC TL ohne SAC Ausbildung/ohne Pflicht).

    • ist einer Preisgruppe zugeordnet (z.B. SAC-Mitgliedspreis).

  • Ein Kursangebot

    • ist einer Sprache zugewiesen (DES, FRS, DES/FRS, ITS). Diese steuert die Korrespondenzsprache zwecks Kommunikation mit dem Kursteilnehmer sowie Aufbereitung der Dokumente (z.B. Materialliste).

    • ist einem Kursort zugewiesen: Hüttennamen (z.B. Skihütte Elm, Aarbiwak SAC) oder Ort (z.B. Julier GR, Weissmies / Almagellerhütte VS, Region Uri UR).

    • ist einem Kursleiter zugewiesen.

    • ist einem oder n Kursreferenten zugewiesen.

    • ist einer dieser Statis zugeordnet: Provisorisch, Planung, Aktiv, Annulliert, Abgeschlossen.

    • ist mit einem Flag gekennzeichnet, ob der Kurs im Webauftritt (https://www.sac-cas.ch/de/ausbildung-und-sicherheit/kurse-und-touren/kursangebot/) präsentiert werden soll.

    • umfasst sämtliche Angaben zum Kurs (z.B. Kursbezeichnung, Kursbezeichnung 2, Anfangsdatum, Enddatum, Anmeldeschluss, Saison, Anzahl Lektionen, Effektive Kursdauer in Tagen, Min./Max. Teilnehmer, Min./Max. Alter, Klassengrösse ideal/max., Paarkurs als Boolean, Vorgaben für Annullationskostenversicherung, Verpflegung, Unterkunft)

Sektionsfunktionär, Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband

Neue Planungsperiode; neue Spontantour

Ausführende Person ist einer Rolle mit Berechtigung zugewiesen

Event ist im System vorhanden

• Person fügt im Zuge der neuen Planungsperiode einen Event hinzu, welchen sie selber leitet. Dabei werden verfügbare Daten aus verbundenen Drittsystemen verknüpft und genutzt (z.B. Tourenportal, OHRS, Presseartikel, etc.). 

• Person fügt einen Event in Vertretung für eine andere Person hinzu. Dieser kann dann anschliessend von ihr/ihm angepasst werden. 

• Person fügt einen neuen Event nachdem die Planungsperiode abgeschlossen ist hinzu.

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Person dupliziert einen bestehenden Event zur Weiterbearbeitung. Es können mehrere Events selektiert und geklont werden.

Spezialitäten:

• Touren, welche mit einer Vorlage aus dem Tourenportal erstellt wurden und dupliziert werden, sind weiterhin synchron mit den Angaben aus dem Tourenportal.

Spezialitäten Nationalverband:

• Standradmässig klonen die Kursadministratoren ein ganzes Kursjahr im Sinne einer Vorlage zwecks Planung für das kommende Jahr.

• Beim Aufruf der Funktion, kann der Kursadministrator ein Jahr selektieren. Beim Kopieren sollen alle aktuellen Systemparameter übernommen und die Kurse für das neue Jahr mit dem Startdatum “01.01”, dem Status “Planung” und der neuen Kursnummer eröffnet werden.

Sektionsfunktionär, Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband

Der/die Leiter*in möchte einen anderen Event, z.B. aus früheren Jahren oder von anderen Leiter*innen, erneut durchführen

Ausführende Person ist einer Rolle mit Berechtigung zugewiesen und/oder stellt den Event selbst zur Verfügung. Nicht eigene Anlässe und Touren haben den Status ‚Freigegeben’. 

Statuskonzept für Anlässe und Touren:

Aktuelles Statuskonzept für Kurse vom Nationalverband: Provisorisch, Planung, Aktiv, Annulliert, Abgeschlossen

Event ist im System vorhanden

Event steht zur Weiterbearbeitung zur Verfügung mit den Feldern Durchführungsdatum leer und Leiter*in mit aktueller Person

-

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Person passt einen bestehenden Event an, um Änderungen abzubilden oder Fehler zu korrigieren. 

Sektionsfunktionär, Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband

Der Anlass wird anders durchgeführt oder die ursprüngliche Eingabe enthielt Fehler

Ausführende Person ist einer Rolle mit Berechtigung zugewiesen und/oder stellt den Anlass selbst zur Verfügung. Zudem ist der Anlass im System vorhanden

Anlass ist aktualisiert und Änderungen sind dokumentiert 

Änderungen an Eigenschaften eines Anlasses vornehmen, welche noch nicht freigegebenen wurden

Änderungen an Eigenschaften eines Anlasses vornehmen, welche bereits freigegebenen wurden (Ausnahmefall; spezielle Berechtigung erforderlich).

Auch normale TL müssen gewisse Felder ändern können, evtl. sektionsspezifisch - z.B. Anmeldefrist (Benachrichtigung bei freien Plätzen), Durchführungsdatum (Anlass verschieben - evtl. eigener Use Case).

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Person löscht einen Event, um diesen vom System zu entfernen. 

Sektionsfunktionär, Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband

Event wird vor der Freigabe abgesagt oder ist nur aufgrund einer Fehlbedienung im System

Ausführende Person ist einer Rolle mit Berechtigung zugewiesen und/oder stellt den Event selbst zur Verfügung. Zudem hat der Event den Status ‘in Bearbeitung’

Event ist nicht mehr im System (Ausnahme: Nachverfolgung)

Event wird nach Rückfrage gelöscht

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Eine Terminplanübersicht für absolvierte, aktuelle und geplante Arbeitseinsätze wird benötigt, die als Grundlage bei einer Leitersuche mit Filterfunktion (Einbezug: Qualifikation, Sprache, Wohnort etc.) dient und allfällige Eventdatenüberschneidungen bei der Planung signalisiert. Bei einer kurzfristigen Suche können mehrere Personen parallel mit Informationen zum Kurs per Mail und/oder SMS angefragt werden.

Kurswesen Nationalverband, Tourenkommission, Sektionsfunktionäre

Fehlendes Kurskader für geplanten Kurs (z.B. aufgrund Krankheitsausfall)

Leitende Personen sind im System erfasst

Leitende Personen sind über die Anfrage orientiert

Eine leitende Person wird für ein Event gesucht

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Der Erfasser eines Events leitet den Event zur Freigabe an die entsprechende(n) Person(en) weiter. Manche Sektionen haben einen ein- und einige einen mehrstufigen Freigabeprozess.

Sektionsfunktionär, Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband

Event ist prüfbereit

Event umfasst alle Angaben, die für eine Prüfung notwendig sind

Eine Pendenz wird bei der prüfenden Person eröffnet und die Person wird über die Pendenz informiert

Der Erfasser wechselt den Status von “in Bearbeitung” zu “prüfbereit”

-

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Ein Event(-detail) wird auf Regelkonformität (benötigte Kompetenzen des Leitenden, korrekte Angaben zu Schwierigkeit und Kondition, etc.) geprüft. Event(-detail) wird entweder als regelkonform erachtet und freigegeben oder als nicht regelkonform zurückgewiesen. Massenmutationen müssen möglich sein (über 1000 Anlässe pro Jahr).

Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband

Kommissionssitzung oder einzelne Prüfung; aufgrund einer generierten Pendenz

Event ist prüfbereit

• Event(-detail) ist entweder freigegeben oder zurückgewiesen

• Führungsgremien sind über den Event im Detail informiert und haben deren Regelkonformität beurteilt

Details des Anlasses werden angezeigt und mit ähnlichen Anlässen verglichen. Zudem stehen die relevanten Biographien der Leitenden als auch Informationen aus dem Tourenportal zur Verfügung. Event(-detail) wird als regelkonform erachtet und freigegeben.

Event(-detail) wird als nicht regelkonform erachtet und zurückgewiesen 

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Personen stellen eine Frage. Beispiele:

• Interessent stellt eine Frage zu einem Event

• Teilnehmer stellt vor Event Beginn eine Frage zum Event

• Tourenleiter fragt bei einer Person, die sich für den Event eingetragen hat, nach Nachweisdokumente (z.B. um zu beweisen, dass die Voraussetzungen erfüllt sind)

• Tourenchef stellt im Zuge des Freigabeprozesses eine Frage an den Tourenleiter

Eine Frage ist immer einer Person zugewiesen und die zu beantwortende Person wird über die Frage benachrichtigt (via E-Mail und Portal).

Sektionsfunktionär, Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband, Interessent, Teilnehmer

• Unklarheit im Zuge des Freigabeprozesses

• Frage eines Interessenten oder Teilnehmers

Event ist im System vorhanden

Frage ist im System erfasst und der/die Empfänger/in ist über die Frage orientiert, die Frage ist im Status “ungelesen”

Die Kommission wünscht eine Präzisierung eines Events und stellt der Leiter*in eine Frage.

Teilnehmende wünschen nähere Informationen zum Event und stellen den Leitenden eine Frage

• Tourenkommission kann eine Frage beim Tourenleiter stellen (via E-Mail und Portal) und der/die Empfänger/in ist über die Frage orientiert
• Interessenten und Teilnehmende können eine Frage beim Tourenleiter stellen (via E-Mail) und der/die Empfänger/in ist über die Frage orientiert
• Tourenleiter kann eine Frage beim Teilnehmenden stellen (via E-Mail) und der/die Empfänger/in ist über die Frage orientiert

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Der/die Empfänger/In einer Frage beantwortet diese. Beispiele:

• Interessent stellt eine Frage zu einem Event

• Teilnehmer stellt vor Event Beginn eine Frage zum Event

• Tourenleiter fragt bei einer Person, die sich für den Event eingetragen hat, nach Nachweisdokumente (z.B. um zu beweisen, dass die Voraussetzungen erfüllt sind)

• Tourenchef stellt im Zuge des Freigabeprozesses eine Frage an den Tourenleiter

Tourenkommission, Interessent, Teilnehmer

Eine ungelesene Frage 

Führungsgremien, Teilnehmende oder Dritte haben eine Frage zum Anlass gestellt. 

• Frage ist als “gelesen” markiert oder als “beantwortet” markiert und beantwortet

• Der Fragesteller ist orientiert, dass die Frage beantwortet wurde

Frage wird beantwortet 

Frage wird nur als ‘gelesen’ markiert

• Der/die Empfänger/in kann die Frage beantworten (via E-Mail oder direkt im Portal)
• Teilnehmende können Nachweisdokumente auf ihrem Profil hochladen
• Der Tourenleiter hat Zugriff auf die hochgeladenen Dokumente im Profil des Teilnehmenden
• Der/die Fragesteller(In ist über die Antwort orientiert
• Eine erhaltene Frage kann als “gelesen”, “ungelesen” markiert werden und bei Beantwortung der Frage wechselt der Status auf “beantwortet”

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Eine Person kann für ein freigegebener Event bei der erfassten Unterkunft die Verfügbarkeit abfragen und gleich eine Reservation vornehmen. Die Abfrage und Reservation von Unterkünften geschieht direkt im OHRS, sofern die Unterkunft dort registriert ist - ansonsten kommt eine andere Buchungsplattform von Dritten zum Zuge.

Wenn die Verfügbarkeit abgefragt wird oder eine Reservation vorgenommen wird, werden diverse Angaben aus dem TVS an das nachgelagerte System weitergeleitet (z.B. Datum, Anzahl Übernachtungen und Teilnehmer), sodass keine Daten doppelt eingegeben werden müssen resp. mit ein paar Klicks zum Resultat gelangt.

Sektionsfunktionär, Tourenkommission

Vorbereitung der Eventdurchführung 

Event ist im System erfasst, freigegeben und Anmeldungen sind präsent 

Event kann aus Sicht der Leitenden durchgeführt werden 

Reservation der Unterkunft (automatische Datenübergabe ans OHRS oder anderer Buchungsplattform von Dritten) 

Buchung eines benötigten Dienstleisters (z.B. Bergführer*in) via Mail mit automatischer Freigabe der Daten

• Anbindung an OHRS (sodass Verfügbarkeit mit ein paar Klicks abgefragt werden kann und dass Reservation mit ein paar Klicks vorgenommen werden kann)
• Anbindung an andere Buchungsplattform von Dritten

TVS_11

Die Liste aller Events kann gefiltert, nach allen Details mithilfe von Suchbegriffen durchsucht, sortiert, angezeigt und exportiert werden. Der Export ist konfigurierbar, sodass dieser für das sektionseigene Bulletin (Clubnachrichten) oder auf ihrer Homepage genutzt werden kann (z.B. (z.B. Schriftart, Schriftgrösse). Das Format unterscheidet sich von Sektion zu Sektion.

Spezialitäten: Events, die noch nicht publiziert wurden, sind nur der Tourenkommission, Sektionsfunktionäre und dem Nationalverband ersichtlich.

Alle

Person interessiert sich für einen oder mehrere Anlässe. 

Anlässe sind im System erfasst

Person kennt das verfügbare Angebot

Person sucht nach konkreten Anlässen (z.B. nach Anlasstyp, -dauer, -anforderungen, etc.). 

Person schmökert durch das Angebot an Anlässen. 

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Person öffnet Details eines Events. Die Details werden der Person angezeigt. Verlinkte Informationen (Personendetails, Daten aus Tourenportal, etc.) werden ebenfalls dargestellt, sofern die notwendigen Berechtigungen vorliegen. 

Spezialitäten: Details eines Events, das noch nicht publiziert wurde, sind nur der Tourenkommission, Sektionsfunktionäre und dem Nationalverband zugänglich.

Alle

Auswahl des Events (z.B. aus der Liste/Programm). 

Event ist erfasst

Person kennt die Details eines Anlasses und der Anmelde-Knopf wird dargestellt, sofern Plätze noch verfügbar sind

Darstellung aller relevanter Informationen. 

-

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Person meldet sich für Event an. Das Anmeldeformular wird ausgefüllt und die vom Event-Verantwortlichen konfigurierten Fragen beantwortet (z.B. vergleichbare Touren letzte Jahre; Essenswünsche).

Spezialitäten: Kurse vom Nationalverband

• Abhängig vom Kursstatus können verschiedene Anmeldungstypen vorgenommen werden:

  • Kursstatus=Anmelden
    Falls es sich um einen Kurs handelt, der nur für SAC-Mitglieder erlaubt ist (z.B. Tourenleiter Ausbildung), kann das Angebot nur dann ausgewählt werden, wenn der Interessent eingeloggt ist. Ansonsten kann das Angebot ausgewählt werden und die Anmeldung vorgenommen werden

  • Kursstatus=Warteliste
    Wenn dieser Status gesetzt ist, kann sich der Interessent auf die Warteliste setzen lassen. Denn der Kurs hat die maximale Teilnehmeranzahl erreicht und ist somit ausgebucht. Die Person(en) auf der Warteliste ist nicht definitiv für den Kurs angemeldet, jedoch vorgemerkt falls eine Person ihre Teilnahme annulliert. Die Person auf der Warteliste wird vom SAC per Mail oder Telefon kontaktiert. Die Person, welche kontaktiert wird, kann ohne Kostenfolge absagen oder ihre Teilnahme am Kurs bestätigen. Dies kann sehr kurzfristig erfolgen.

  • Kursstatus=Information
    Dieser Status ist bei Fremdkursen gesetzt (z.B. J+S Leiterausbildungen, J+S Leiterfortbildungen). Wenn auf den Anmelde-Knopf geklickt wird, wird der Interessent auf die Nationale Datenbank Sport (NDS) weitergeleitet, wo die Anmeldung durch seinen Coach vorgenommen werden kann. Diese Anmeldungen werden nicht von SAC behandelt.

  • Kursstatus=Ausgebucht
    Wenn dieser Status gesetzt ist, gibt es keine Möglichkeit eine Anmeldung vorzunehmen.

  • Kursstatus=Anmeldeschluss vorbei
    Wenn dieser Status gesetzt, gibt es online keine Möglichkeit mehr eine Anmeldung vorzunehmen. Der Interessent kann sich aber telefonisch beim SAC melden, um eine Anmeldung nachträglich von der Kursverwaltung manuell vornehmen zu lassen.

  • Kursstatus=Beendet
    Wenn dieser Status gesetzt ist, kann nichts mehr unternommen werden.

• Um eine Anmeldung vornehmen zu können, muss der Interessent eingeloggt sein. Falls es sich beim Interessenten um kein SAC-Mitglied handelt, gibt es für sie die Möglichkeit ein sogenannter FAN-Account zu eröffnen. Dabei erhalten sie ein kostenloses SAC-Konto womit sie Kursanmeldungen vornehmen können. Ein nicht-SAC-Mitglied hat die Möglichkeit im Zuge der Kursanmeldung eine Mitgliedschaft zu beantragen. Wenn dies gemacht wird, muss der Preisnachlass gewährleistet sein.

• Für einige Kurse gibt es die Möglichkeit, als SAC-Mitglied einen Subventionsbeitrag zu beantragen und einige Kurse sind Subventionspflichtig. Aktueller Prozess: Bei der Kursbuchung, die online auf der Website geschieht, muss der Teilnehmer eine Datei “Subventionsantrag.pdf” herunterladen, ausfüllen und dem Tourenchef seiner Sektion zum Visieren des Antrags zustellen. Der Subventionsantrag muss dann eingescannt und per Mail, oder per Post, an die Geschäftsstelle gesendet werden. Während dieser Zeit kommt die Anmeldung im Sekretariat an und der Mitarbeiter trägt den Teilnehmer ohne die Information "Preis subventioniert" manuell im System ein. Der Mitarbeiter erfasst ein ToDo um die Information "Preis subventioniert" zu setzen sobald der Subventionsantrag im Sekretariat angekommen ist. Wenn der Subventionsantrag im Sekretariat ankommt muss der Mitarbeiter auf den Teilnehmer die Information "Preis subventioniert" anpassen. Ein digitaler Prozess ist erwünscht, sodass der Antrag bspw. zum Profil hinzugefügt werden kann. Auf der anderen Seite soll für den Tourenchef der Sektion ebenfalls eine ToDO zum Visieren des Antrags erstellt werden. Der Tourenchef kann diesen Antrag direkt im Portal visieren und das Visum wird automatisch in den Kurs übertragen.

• Der Interessent hat bei der Anmeldung die Möglichkeit, eine Annullationskostenversicherung abzuschliessen. Wenn Ein Flag gesetzt ist, führt dies zum Abschluss einer neuen Policy. Die Prämie wird automatisch basierend auf dem entsprechenden Kurspreis und der in der Einrichtung hinterlegten Versicherungsstaffel berechnet. Die Versicherungsstaffel ist als Stammdaten definiert. Ein nachträglicher Abschluss der Annullationskostenversicherung ist nicht zulässig. Gemäss AGB Ausbildung | Schweizer Alpen-Club SAC (sac-cas.ch) gelten folgende Regeln bei einem Rücktritt durch den Kunden: “Die Abmeldung von einem Anlass aus dem SAC-Ausbildungsprogramm erfolgt schriftlich (Mail oder Briefpost). Meldet sich ein Teilnehmer bis 31 Tage vor Kursbeginn ab, wird eine Bearbeitungsgebühr von CHF 50.– und die Prämie für die abgeschlossene Annullationskosten-Versicherung erhoben. Bei Nichtteilnahme am gebuchten Kurs stellt der SAC wie folgt Rechnung:
  - 30–20 Tage vor Beginn: 50% des Preises
  - 19–10 Tage vor Beginn: 75% des Preises
  - 9–0 Tage vor Beginn: 100% des Preises
  Zusätzlich wird die Prämie für die abgeschlossene Annullationskosten-Versicherung verrechnet. Massgebend zur Berechnung der Annullierungskosten ist das Eintreffen der Annullierung bei der Geschäftsstelle in Bern (bei Samstagen, Sonntagen und allgemeinen Feiertagen zählt der nächste Werktag).”
  Weiter werden zu den Annullationskosten und andere Versicherungen folgende Punkte in der AGB Ausbildung | Schweizer Alpen-Club SAC (sac-cas.ch) erwähnt: “Der Abschluss einer Annullationskosten-Versicherung wird empfohlen. Der SAC bietet in Zusammenarbeit mit der EUROPÄISCHEN Reiseversicherungs AG eine Annullationskosten-Versicherung an. Sie deckt im Rahmen der Allgemeinen Versicherungsbedingungen «E600» die unter dem Punkt «Rücktritt» aufgeführten Kosten, im Maximum 100% des Preises, jedoch ohne Versicherungsprämie. Nicht versichert sind Bearbeitungsgebühren für Rücktritte bis 31 Tage vor Kursbeginn (CHF 50.–).
  Die Prämien bei einem Abschluss werden wie folgt berechnet:
  - Tarifgruppe 1 für Kurse/Lager bis CHF 500: Prämie CHF 29
  - Tarifgruppe 2 für Kurse/Lager bis CHF 1000: Prämie CHF 60
  - Tarifgruppe 3 für Kurse/Lager bis CHF 1500: Prämie CHF 70
  - Tarifgruppe 4 für Kurse/Lager bis CHF 2000: Prämie CHF 75
  - Tarifgruppe 5 für Kurse/Lager bis CHF 3000: Prämie CHF 90
  Alle Teilnehmenden sollten über einen umfassenden Versicherungsschutz bei Unfall und Krankheit inkl. Deckung der (Berg-) Rettungskosten verfügen.“
  Falls eine Annullationskostenversicherung erwünscht wird, bittet die Kursadministration die Versicherung um die Erstellung einer neuen Policy (manueller Prozess). Eine Automatisierung über einer Schnittstelle ist gewünscht. Komplexität zu berücksichtigen, wenn die Kursanmeldung storniert wird, die Policy aber bereits erstellt wurde.

• Mit der Anmeldung akzeptiert der Interessent die AGB Ausbildung - anbei ein Auszug bzgl. Datenschutzbestimmungen: “Die Anmeldung für einen Anlass aus dem SAC-Ausbildungsprogramm erfolgt schriftlich (Anmeldetalon oder Kursanmeldung SAC-Website). Sie ist verbindlich, sobald sie bei der Geschäftsstelle eingetroffen ist. Mit der Anmeldung werden diese AGB Bestandteil des Vertrages zwischen Teilnehmer und SAC und der Teilnehmende erklärt sich damit einverstanden, dass sämtliche von ihm bei der Anmeldung übermittelten Angaben als Information vom SAC an das Kurskader und an die Kursteilnehmenden abgegeben werden dürfen.”

• Die Anmeldung für mehrere Kurse kann im gleichen Zug gemacht werden.

• Die Felder im Anmeldeformular sind vom System vorabgefüllt, sofern die Angaben im Profil vorliegen. Diese können überschrieben werden.

Interessent

Interesse an Teilnahme. 

Anlass ist freigegeben und publiziert. 

Anmeldung liegt beim Event-Verantwortlichen zur Prüfung vor

Anmeldung kann eingegeben werden. 

• Anmeldung nicht möglich, da das Anmeldefenster nicht geöffnet ist. 

• Person setzt sich auf Warteliste, da max. Teilnehmeranzahl bereits erreicht

• Mit Ausnahme
• der Annullationskostenversicherung: ein manueller Prozess ist akzeptabel - mind. muss die Information dem Bearbeiter vorliegen, ob der Teilnehmer eine Annullationskostenversicherung wünscht oder nicht
• des Subventionsantrags: der heutige manuelle Prozess ist akzeptabel, d.h. muss in einem ersten Schritt nicht digitalisiert werden

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Der Verantwortliche erhält alle Anmeldungen zu seinem Event, kann diese anzeigen, prüfen und bearbeiten. Details einer Person können dargestellt werden, damit beurteilt werden kann, ob der Interessent die notwendigen Erfahrungen, Ausbildungen oder Qualifikationen für den Event mit sich bringt. Ersichtlich sind primär Kontaktdaten, Ausbildungen und Qualifikationen. Eine eingegangene Anmeldung wird von der leitenden Person oder von der Kursadministration entweder freigegeben oder zurückgewiesen. Es können mehrere Anmeldungen selektiert und bestätigt oder abgelehnt werden. Die Person wird über den Entscheid informiert (via E-Mail oder Portal). Wenn Anmeldungen ausserhalb der Arbeitszeit bearbeitet werden, sollen die Bestätigungsmails zeitverlagert zugestellt werden. Zusätzlich soll es die Möglichkeit geben, eine Anmeldebestätigung in Papierform zu drucken.

Spezialitäten: Tour Anmeldungen in den Sektionen

• Als Stati müssen mindesten vorhanden sein: Eingereicht / pendent, Bestätigt, Abgelehnt, TN hat sich abgemeldet. Stati müssen bearbeitbar sein, innerhalb der definierten Regeln (z.B. von abgelehnt auf bestätigt oder von bestätigt auf abgemeldet).

Spezialitäten: Kurs Anmeldungen beim Nationalverband

• Aktuell sind folgende Stati bei einer Kursanmeldung möglich: erfasst, bestätigt, aufgeboten, Rg erstellt, Rg verbucht, bezahlt, verschoben, annulliert, abgemeldet, Gutschrift, Warteliste, Interessiert, Abgebrochen. Stati müssen bearbeitbar sein, innerhalb der definierten Regeln (z.B. von abgelehnt auf bestätigt oder von bestätigt auf abgemeldet).

• Wenn die Kursanmeldung übernommen wird, wird die Person als Kursteilnehmer dem Kurs hinzugefügt und der Status wechselt von “erfasst” zu “bestätigt”.

• Die Kursverwaltung soll befähigt sein, Teilnehmern, die sich die auf Warteliste gesetzt haben, zu informieren, sobald Plätze frei geworden sind. Die Information soll via automatischer E-Mail erfolgen. Zudem soll es möglich sein, die Info freier Plätze in Papierform zu drucken. Im System gibt es eine Einordnung der Warteliste-Plätzen (nach dem Prinzip: den ersten zuerst bedienen). Das System informiert automatisch den entsprechenden Teilnehmer. Bei Bestätigung eines Kurses wird diese Anmeldung als Online-Kursanmeldung betrachtet und im System automatisch erfasst/aktualisiert (Nachrücker-> angemeldet)

• Wenn der Kurs ausgebucht ist, soll dem Interessent über Alternativen / ähnliche Events informiert werden. Alle Kurse der gleichen Kursart, mit den Eckdaten des Kurs, werden den Teilnehmer per E-Mail verschickt. Bei Bestätigung einer Alternative wird diese Anmeldung als Online-Kursanmeldung betrachtet und im System automatisch erfasst. Der ursprüngliche Datensatz auf Warteliste muss gelöscht werden. Heute geschieht die Kommunikation via E-Mail - nachfolgend ein solches Beispiel:

• 3 Wochen vor Kursbeginn erhalten die Kursteilnehmer die Kursunterlagen (z.B. Kurzprogramm, Ausrüstungsliste, Infobrief).

• Wenn die im Anmeldeformular angegebenen Kontaktinformationen abweichen von den im CRM erfassten Informationen, kann die Kursverwaltung den gesamten Kontakt oder einzelne Werte des Kontakts aktualisieren.

Tourenkommission, Sektionsfunktionär, Kurswesen Nationalverband, Interessent, Teilnehmer

Periodische oder einmalige Prüfung aller Anlassanmeldungen. 

Teilnehmer/in hat sich für den Event angemeldet und die Anmeldung liegt bei der leitenden Person oder der Kursadministration zur Bearbeitung vor. 

Der Bearbeiter der Anmeldung kann die Kompetenzen der Teilnehmer/in beurteilen und entscheiden, ob die Anmeldung angenommen oder abgelehnt werden soll. Der Teilnehmer ist über den Entscheid orientiert.

Biographie der teilnehmenden Person wird konsultiert. Anmeldung wird definitiv akzeptiert. 

Anmeldung wird alternativ (telefonisch, automatisch, etc.) überprüft. Anmeldung wird zurückgewiesen oder bleibt temporär unbeantwortet. 

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Teilnehmende Person meldet sich wieder ab und zieht seine Anmeldung zurück. 

Spezialitäten: Kurs Anmeldungen beim Nationalverband

• Die Abmeldung/Stornierung muss zwingend schriftlich erfolgen (per Mail, Brief oder via Portal).

• Die Stornorechnung muss vom Kursteilnehmenden beglichen werden und anschliessend der Versicherung, zusammen mit einem Arztzeugnis zwecks Rückerstattung, eingereicht werden (sofern eine Annullationskostenversicherung abgeschlossen wurde).

• Meldet sich ein Teilnehmer von sich aus ab, wird durch die Annullation die Rechnung storniert. Hier hängt der Betrag davon ab wie lange vor dem Kurs die Abmeldung getätigt wird. Meldet sich ein Teilnehmer bis 31 Tage vor Kursbeginn ab, wird eine Bearbeitungsgebühr von CHF 50.– und die Prämie für die abgeschlossene Annullationskosten-Versicherung erhoben. Bei Nichtteilnahme am gebuchten Kurs stellt der SAC wie folgt Rechnung:

  • 30–20 Tage vor Beginn: 50% des Preises

  • 19–10 Tage vor Beginn: 75% des Preises

  • 9–0 Tage vor Beginn: 100% des Preises

• Zusätzlich wird die Prämie für die abgeschlossene Annullationskosten-Versicherung verrechnet. Massgebend zur Berechnung der Annullierungskosten ist das Eintreffen der Annullierung bei der Geschäftsstelle in Bern. Der auf der Rechnung ausgewiesene zu zahlende Betrag wird dem Kursteilnehmer per E-Mail oder im Portal mitgeteilt. Der Status des Kursteilnehmers wird automatisch auf Abgemeldet angepasst und es wird gefragt, ob ein Kursteilnehmer aus der Warteliste nachgezogen werden soll. Der nachgezogene Kursteilnehmer erhält den Status erfasst.

Teilnehmer/in 

Person möchte nicht mehr am Event teilzunehmen. 

Person hat sich für den Event angemeldet. 

Leitende Person ist über die Abmeldung informiert. 

Teilnehmende Person meldet sich mit Begründung vom Event ab. Die Begründung erfolgt anhand vordefinierter Werte (zwecks einfacherer Statistikerstellung und ggf. Belastung der No-Show Gebühr) oder eines beliebigen Freitextes. 

Teilnehmende Person meldet sich ohne Begründung vom Event ab. 

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Es kann vorkommen, dass ein Kurs abgesagt (annulliert) wird. Gründe dafür sind:

• Gefahr: Sturm, Lawine (Führt zu Rückerstattung, Gutscheine oder die Kursdauer wird angepasst)

• Wetter: Zu wenig Schnee etc. (Führt zu Rückerstattung, Gutscheine oder die Kursdauer wird angepasst)

• Nicht genügend Teilnehmer (keine Rechnung, Annullation vor Kursbeginn): Für jeden Anlass ist eine Mindestteilnehmerzahl erforderlich (kann auf der Geschäftsstelle angefragt werden). Wird die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht, kann der SAC den Anlass unmittelbar nach Ablauf der Anmeldefrist absagen. Die bezahlten Kosten werden den Teilnehmenden zurückerstattet. Weitergehende Forderungen sind ausgeschlossen.

• Kein Referent (Bergführer) steht zur Verfügung (keine Rechnung, Annullation vor Kursbeginn) (Bergführer werden normalerweise ein Jahr zum Voraus verpflichten).

Die Kursadministration muss in diesem Fall die Akteure informieren. Durch die Annullation des Kurses wird folgendes automatisch ausgelöst:

• Absage des Kurses über E-Mail an Teilnehmer und den Referenten (Nachfrage der IBAN)

• Annullation der Rechnungen

• Kurstatus Annulliert

• Kursteilnehmerstatus Annulliert

Kurswesen Nationalverband

• Gefahr: Sturm, Lawine

• Wetter: Zu wenig Schnee oder Regen etc.

• Nicht genügend Teilnehmer

• Kein Referent (Bergführer) steht zur Verfügung

Anmeldungen liegen vor

Der Status eines annullierten Kurses wird auf “Storno” gesetzt mit einem Vermerk “Absage durch Veranstalter”. Wenn die Kursteilnehmer bezahlt haben, schicken sie die IBAN Angaben per E-Mail. Kursadmin füllt manuell das Formular Rückerstattung aus. Dieses wird vom Bereichsleiter unterschrieben. Danach wird das Formular an die Buchhaltung weitergegen. Die Buchhaltung veranlasst die Rückerstattung. Hierbei werden alle angemeldeten Teilnehmer mit Status Anmeldung mit Angabe des Absagegrundes automatisch per Mail informiert. Zusätzlich wird auch das Kurskader und allfällig für diesen Kurs hinterlegte Unterkünfte automatisch per Mail benachrichtigt.

Kurs wird abgesagt

-

TVS_17

Person möchte die eigenen Anmeldungen inkl. deren Status vergangener und/oder künftiger Anlässe einsehen. 

Teilnehmer/in 

Person möchte sich über die eigenen Anmeldungen informieren. 

Person hat sich für einen oder mehrere Events angemeldet. 

Anmeldungen ist von der Person im System ersichtlich. 

Die Anmeldungen der teilnehmenden Person werden angezeigt. 

Keine Anmeldungen werden angezeigt, da keine vorliegen. 

TVS_18

Die Teilnehmer/innen werden vor Beginn des Events über gewisse Punkte informiert (z.B. Ort/Zeit der Besammlung, evtl. vorgenommene Anpassungen, ggf. Teilnehmerliste, Materialliste). Zu teilende Dokumente werden in Form von Links auf ein Dokumenten-Management-System (DMS) an Teilnehmer/innen kommuniziert. Beispiele solcher Unterlagen: Info-Brief, Ausrüstungs-/Materialliste, Programm, Teilnehmerliste (mit Kontakt-Nr., Name, Telefon, E-Mail, Adresse, Status, Korrespondenzsprache, Geschlecht), Ausbildungsunterlagen, Rechnung. Jegliche Kommunikation findet in der auf dem Kurs festgelegter Korrespondenzsprache statt.

Sektionsfunktionär, Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband

Vorbereitung der Eventdurchführung 

Event ist im System erfasst, freigegeben und Durchführung vorbereitet  

Event kann aus Sicht der Teilnehmenden durchgeführt werden

Information der Teilnehmenden in Form einer manuell erstellten Nachricht über die registrierten Kanäle

Information der Teilnehmenden in Form einer automatisch erstellten Nachricht über die registrierten Kanäle 

• Kommunikation via E-Mail, die direkt aus dem TVS ausgelöst werden kann (entweder manuell oder vom System veranlasst)
• Verwaltung von E-Mail Vorlagen

TVS_19

Zwecks Anwesenheitskontrolle hat die leitende Person die Möglichkeit, eine Liste der Teilnehmenden im System anzuzeigen, zu exportieren und zu drucken. Die Liste muss in der entsprechenden Sprache ausgegeben werden. Aktuell wird die Liste per E-Mail zugestellt und der Teilnehmende bestätigt mit einer Unterschrift vor Ort die Teilnahme am Kurs. Eine Digitalisierung ist erwünscht. Eine Nichtteilnahme kann zu einer “No-Show”-Gebühr führen. Die Konfiguration einer automatischen Verrechnung ist erwünscht.

Leitende Person, Teilnehmende

Event beginnt

Teilnehmende sind im System registriert, eine Liste kann ausgegeben werden, basierend auf der die Anwesenheitskontrolle durchgeführt werden kann

Die leitende Person weiss, welche Teilnehmende anwesend sind

Der Teilnehmer ist anwesend und bestätigt dies mit einer Unterschrift

Der Teilnehmer ist abwesend

• Zustellung der Teilnehmerliste per E-Mail ist akzeptabel sowie ein manueller Prozess zur Verrechnung allfälliger “No-Show”-Gebühren

TVS_20

Für Notfallsituationen hat die leitende Person die Möglichkeit, eine Liste der Notfallkontakte der Teilnehmenden anzuzeigen, zu exportieren und zu drucken.

Leitende Person

Event beginnt

Teilnehmende haben in ihrem Profil einen Notfallkontakt erfasst

Die leitende Person kennt die Notfallkontaktinformationen von jedem Teilnehmenden

Eine Notfallkontaktliste wird ausgegeben

Notfallkontakt ist beim Teilnehmenden nicht hinterlegt

TVS_21

Für manche Events (insbesondere Kurse) bewertet die leitende Person die Teilnehmenden - entweder während dem Kurs oder nach Kursabschluss. Die Bewertung beschliesst, ob die teilnehmende Person den Kurs bestanden hat oder nicht. Die Bewertung ist für die teilnehmende Person zugänglich (z.B. im Profil).

Leitende Person, Teilnehmer

Event beginnt

Kursteilnehmer ist anwesend

Kursteilnehmer hat eine Bewertung von der leitenden Person erhalten

Leitende Person bestätigt, dass die teilnehmende Person den Kurs bestanden hat

Leitende Person beschliesst, dass die teilnehmende Person den Kurs nicht bestanden hat

TVS_22

Aktuelle Situation in den Sektionen:

• Mehrheit der Sektionen kassieren den Betrag Cash vor Ort ein und trägt den eingesammelten Betrag im System händisch nach.

Aktuelle Situation beim Nationalverband:

• Gemäss AGB Ausbildung | Schweizer Alpen-Club SAC (sac-cas.ch) gilt: “Der gesamte Preis ist gemäss Zahlungsbedingungen der Rechnung, jedoch stets vor Beginn des Anlasses an den SAC zu bezahlen. Trifft die Zahlung nicht termingerecht ein, kann der SAC den Vertrag auflösen und die Rücktrittskosten verlangen.”

• Die Kursadministration kann Teilnehmende einzeln oder alle zusammen verrechnen. Dabei wird eine Rechnung erstellt und verbucht. Die Rechnung wird per Briefpost oder als E-Mail Anhang der Person zugestellt - jeweils in der angegebenen Korrespondenzsprache. Die Rechnungsdaten werden automatisch im Buchhaltungsmodul verarbeitet. Der Status der Anmeldung wird entsprechend angepasst (“Rg erstellt” oder “Rg verbucht”).

• Bei Begleichung des offenen Betrags ist dies im System ersichtlich und der Status der Anmeldung wechselt auf “bezahlt”.

• Stammdaten von diversen Entitäten bilden die Kalkulationsgrundlage der einzelnen Fakturaelemente - ein paar Beispiele:

  • Kursstamm: die Kurspreise sind in Form von Preisgruppen auf dem Kursstamm hinterlegt. Eine neue Preisgruppe kann jederzeit neu erfasst und hinterlegt werden. Beispiele von Preisgruppen: SAC-Mitgliedspreis, SAC-Nichtmitgliedspreis, SAC-Angestelltenpreis, Subventionierter Preis.

  • Kursanmeldung: Boolean, ob Abschluss einer Annullationskostenversicherung erwünscht wird; Boolean ob Anmeldung mit Subventionsantrag erfolgte

  • Teilnehmer: Boolean, ob es sich um SAC-Mitglied handelt; Boolean, ob eine bestätigte E-Mail Adresse hinterlegt ist zwecks Zustellungsart

Online Bezahlmöglichkeiten werden zukünftig erwünscht, d.h. die Anbindung an ein Dienstleister wie bspw. Twint zwecks Zahlungsabwicklung muss gegeben sein.

Kurswesen Nationalverband

Anmeldung wird bestätigt

Anmeldung ist bestätigt

Teilnehmer erhält Rechnung

Teilnehmer erhält mit der Bestätigung seiner Anmeldung die Rechnung elektronisch

Teilnehmer erhält mit der Bestätigung seiner Anmeldung die Rechnung per Briefpost (weil dies ausdrücklich erwünscht wird)

• Sektion: aktuelle Situation (manueller Eintrag des gesammelten Betrags im System) + online Bezahlmöglichkeiten (z.B. Twint)
• NV: aktuelle Situation (elektronische Rechnungsstellung und Briefpost sowie Anbindung an Buchhaltungssystem) + online Bezahlmöglichkeiten

TVS_23

Eine Annullation durch den Teilnehmer führt bei der entsprechenden Person zu einem Statuswechsel (“annulliert”). Das System soll bei einem solchen Statuswechsel automatisch die Annullationskostenrechnung erstellen und die entsprechende Gutschrift erstellen. Hierbei prüft das System, ob für den Teilnehmer bereits eine Rechnung erstellt resp. bezahlt wurde und erstellt eine Gutschrift resp. eine Korrekturfaktura. Anschliessend werden vom System basierend auf dem Stornodatum und den hinterlegten Annullationskostenbedingungen die Annullationskosten inklusive allfälliger Rücktrittsversicherungsprämie automatisch berechnet und die entsprechende Annullationskostenrechnung für den Teilnehmer erstellt und verbucht. In diesem Ablauf hat die Kursadministration die Möglichkeit, den berechneten Annullationskostenbetrag noch manuell zu überschreiben.

Teilnehmer, Kurswesen Nationalverband

Teilnehmer meldet sich ab

Abmeldung ist im System erfasst

Teilnehmer wird rückerstattet und/oder erhält Korrekturfaktura

Teilnehmer hat bereits bezahlt, kommuniziert die Abmeldung im System und erhält eine automatisch ausgelöste Rückerstattung

Teilnehmer hat noch nicht bezahlt, kommuniziert die Abmeldung im System und erhält eine automatisch ausgelöste korrigierte Rechnung

TVS_24

Teilnehmer, die ihre Rechnung nach dem Fälligkeitsdatum (normalerweise nach Kursabschluss) noch nicht beglichen haben, kann die Kursadministration mahnen. Dabei kann ein Mahnlauf manuell ausgelöst werden. Das System erstellt dabei die Mahnungen automatisch, berücksichtigt ein Mahnspesen und setzt bei der Person die entsprechende Mahnstufe. Hierzu dienen diverse Informationen: ob Rechnung bereits beglichen ist, Fälligkeitsdatum, Mahnstufe. Der SAC betreibt Debitoren, deren Rechnung nach der zweiten Mahnung noch offen sind (manueller Prozess).

Kurswesen Nationalverband

Mahnlauf wird ausgelöst

Rechnung offen und Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit

Mahnstufe wird beim Teilnehmer gesetzt und Teilnehmer erhält Mahnungrechnung

Kursadministration löst Mahnlauf aus

-

TVS_25

Die leitende(n) Person(en) soll(en) befähigt sein, Spesen im System einzugeben, sodass eine Rückzahlung erfolgt. Der Prozess soll mit einem Genehmigungsprozess hinterlegt sein. Wenn ein Spesenantrag genehmigt wird, soll die Auszahlung automatisch erfolgen. Der Antragsteller kann den Spesenantrag mit dem aktuellen Status jederzeit abrufen.

Spezialitäten beim Nationalverband: ab 2024 wird eine Pauschalspese eingeführt. Getätigte Transaktionen müssen im Buchhaltungssystem automatisch abgebildet werden (z.B. via REST-Schnittstelle).

Leitende Person

Spesenantrag wird erfasst, zur Genehmigung freigegeben oder wird genehmigt

Spesenantrag liegt vor

Spesen werden ausbezahlt

Spesenantrag wird erfasst, zur Genehmigung freigegeben und wird genehmigt, was zu einer Auszahlung führt

Spesenantrag wird erfasst, zur Genehmigung freigegeben und wird abglehnt

TVS_26

Die Kursadministration muss befähigt sein, die Honorarabrechnung in Papierform, via E-Mail oder direkt im Portal der leitenden Person zuzustellen. Zudem müssen sie in der Lage sein, die Honorare zu berechnen:

• Honorarabrechnungen für das Kurskader werden gestützt auf die hinterlegten Honorar- und Spesenansätze vom System berechnet und generiert.

• Alle generierten Beträge können jeweils manuell überschrieben werden.

• Die Honorarabrechnung kann per Mail versandt oder ausgedruckt werden.

• Nach Kontrolle/Bearbeitung der Honorarabrechnung wird diese im System visiert, dem Kurs zugeordnet und analog den hinterlegten Aufwandkontos in der Lohnbuchhaltung verbucht.

• Danach wird dem Kurskader die definitive Abrechnung per Mail zugestellt.

Zusätzlich:

• Die Kursverwaltung hat ein Erfassungstool womit die Honorarstufen und Spesenansätze im System hinterlegt werden können.

• Die Fahrspesen für die Strecke Wohnort/Kursort retour werden auf ÖV-Basis automatisch berechnet.

Kurswesen Nationalverband

Honorierung wird für alle seit der letzten Honorierung abgeschlossene Kurse vorgenommen

Kurs ist abgeschlossen, die Honorierung noch ausstehend

Die leitende(n) Person(en) werden honoriert, die Honor Abrechnung ist zugestellt

Honorierungslauf wird gestartet

Honorierung wird manuell nachgeführt

TVS_27

Die Abrechnung eines Events kann erstellt werden.

Spezialitäten: Kurswesen beim Nationalverband

• Eine Schnittstelle zur Kreditoren- und Lohnbuchhaltung ist notwendig für sämtliche Kursabrechnungen (Teilnehmer, Kurskader, Unterkünfte u.a.).

• Aktuelle Situation: Kreditorenrechnungen werden mittels QR-Code in das System eingescannt und automatisch dem Kurs zugeordnet sowie in der Kreditorenbuchhaltung erfasst. Sollte der Rechnungssteller noch nicht als Kreditor existieren, wird hierbei automatisch ein neuer Kreditor im System erfasst. Die Rechnung wird von der bearbeitenden Person nach erfolgter Kontrolle visiert und vom System gestützt auf dem im Kurs hinterlegten Aufwandkonto verbucht. Zusätzlich können allfällige E-Rechnungen mittels Schnittstelle auch direkt in das System eingelesen werden.

Leitende Person(en), Kurswesen Nationalverband

Person möchte die Abrechnung eines Events erstellen

Event ist im System erfasst und wurde bereits durchgeführt 

Die Abrechnung ist erstellt und zur Prüfung bereit

Abrechnung eines Events wird erstellt; Datengrundlagen werden sowohl aus dem Reglement der Veranstalterin als auch den Eventdaten extrahiert (z.B. Übernachtungs- und Reisekosten, Dienstleistungen Dritter, etc.)

Abrechnung wird manuell erstellt; ein Formular strukturiert die Dateneingabe und prüft die Eingaben auf Eingabefehler

TVS_28

Berechtigte Person passt eine Abrechnung an, um Änderungen abzubilden oder Fehler zu korrigieren

Leitende Person(en), Tourenkommission, Sektionsfunktionär (z.B. Finanzabteilung ), Kurswesen Nationalverband

Die ursprüngliche Eingabe enthielt Fehler

Die Abrechnung ist im System vorhanden und wurde noch nicht freigegeben

Die Abrechnung ist aktualisiert und Änderungen sind dokumentiert

Die Abrechnung wird angepasst (es gelten die gleichen Bedingungen wie bei der Ersterfassung) 

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TVS_29

Abrechnung wird entweder als regelkonform erachtet und freigegeben oder als nicht regelkonform zurückgewiesen.

Tourenkommission, Sektionsfunktionär (z.B. Finanzabteilung ), Kurswesen Nationalverband

Periodische Abarbeitung Finanzaufgaben (Buchhaltung)

Abrechnung ist im System erfasst und zur Freigabe bereit. 

Abrechnung ist entweder freigegeben oder zurückgewiesen. 

Abrechnung wird als regelkonform erachtet und freigegeben. 

Abrechnung wird als nicht regelkonform erachtet und zurückgewiesen. 

TVS_30

Die zu genehmigende Person einer Abrechnung kann dem Verfasser Fragen stellen.

Tourenkommission, Sektionsfunktionär (z.B. Finanzabteilung), Kurswesen Nationalverband

Finanzabteilung stellt während Prüfung Fehler oder Unklarheit fest; Veranstalterin möchte mehr Informationen zur Abrechnung. 

Abrechnung ist im System erfasst

Frage ist im System erfasst und der/die Empfänger/in ist über die Frage orientiert, der Status der Frage ist “ungelesen”

Frage wird zu einer Sache gestellt (mit Verknüpfung zu einem Datenfeld) 

Frage wird allgemein gestellt

• Sektion: Es soll mind. möglich sein, direkt aus dem System eine E-Mail an die entsprechende Person auszulösen - diese Interaktionen müssen in der Abrechnungshistorie ersichtlich sein

TVS_31

Eine im Freigabeprozess der Abrechnung gestellte Frage kann der Verfasser beantworten.

Leitende Person, Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband

Frage zu einer Abrechnung

Frage ist im System vorhanden

Frage ist als “gelesen” resp. als “beantwortet” markiert und beantwortet; der Fragesteller ist über die Antwort orientiert

Frage wird beantwortet

Frage wird nur als “gelesen” markiert

• Sektion: es soll mind. möglich sein, gestellte Fragen via E-Mail zu beantworten - diese Interaktionen müssen in der Abrechnungshistorie ersichtlich sein

TVS_32

Berechtigte Personen können den Status einer Anlassabrechnung jederzeit abrufen.

Leitende Person (nur eigene Abrechnungen), Tourenkommission, Sektionsfunktionär (z.B. Finanzabteilung), Kurswesen Nationalverband

Person möchte sich über den Status einer Anlassabrechnung informieren

Auswahl der Anlassabrechnung (z.B. aus der Liste)

Person ist über den Status der Anlassabrechnung informiert

Status der Anlassabrechnung wird angezeigt

-

TVS_33

Eine Liste aller für die Person berechtigten Abrechnungen ist zugänglich. Die Liste kann angezeigt, sortiert, gefiltert und exportiert werden. Mehrere Abrechnungen kann eine leitende Person selektieren, löschen oder zur Freigabe weiterleiten resp. die zu genehmigende Person kann mehrere Abrechnungen selektieren und diese freigeben oder ablehnen.

Leitende Person, Tourenkommission, Sektionsfunktionär (z.B. Finanzabteilung), Kurswesen Nationalverband

Leitende Person möchte sich über eigene Abrechnungen informieren oder Finanzabteilung oder Veranstalterin möchte sich über irgendeine Abrechnung informieren

Anlassabrechnungen sind im System vorhanden

Person kann eine Anlassabrechnung auswählen oder hat einen Überblick

Person sucht nach konkreten Abrechnungen (z.B. anhand von Anlasstyp, -datum, -status, etc.)

Person verschafft sich einen Überblick über die Abrechnungen

TVS_34

Person verfasst einen Bericht zu einem vergangenen Event, um dessen Durchführung öffentlich zu dokumentieren. Die im Bericht angezeigten Felder sind steuerbar/konfigurierbar (z.B. Zeitbedarf, Veränderungen der Route, Wetter), da die Felder von Tour zu Tour oder Sektion zu Sektion unterschiedlich sind. Ein Bericht kann allen oder nur Tourenleitern zugänglich gemacht werden. Vor der Publikation wird der Bericht einem Freigabeprozess unterzogen. Der Verfasser kann demnach den Bericht zur Freigabe der leitenden Person weiterleiten. Der Bericht kann als PDF-Dokument heruntergeladen werden.

Leitende Person, Teilnehmer

Tourenleiter oder teilnehmende Person möchte die Erinnerungen an einen Anlass in einem Bericht zusammenfassen und diesen veröffentlichen. 

Event ist im System erfasst und fand bereits statt 

Bericht ist im System hinterlegt und zur Prüfung bereit

Person verfasst einen Bericht mithilfe eines integrierten Editors (WYSIWYG), dabei kann auf Fotos, Wegpunkte, Hütten, etc. aus Drittsystemen verwiesen werden (diese Verweise liegen als Link vor) und leitet diesen zur Freigabe weiter

Person verfasst einen Bericht und stellt diesen als PDF zur Verfügung

• Für Sektionen muss die Möglichkeit vorhanden sein, Berichte zu erfassen und zur Freigabe weiterzuleiten

TVS_35

Person prüft den freigegebenen Bericht und gibt diesen je nach Resultat frei oder weist diesen zurück. 

Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband

Periodische Prüfung aller neuen Berichte oder einzelne Prüfung nach der Einreichung eines neuen Anlassberichts. 

Bericht ist im System erfasst. 

Bericht ist entweder freigegeben oder zurückgewiesen. 

Bericht wird geprüft, als regelkonform erachtet und freigegeben. 

Bericht wird geprüft, als nicht regelkonform erachtet und zwecks Überarbeitung zurückgewiesen. 

• Für Sektionen muss die Möglichkeit vorhanden sein, Berichte zu prüfen

TVS_36

Person stellt selbstgemachte Fotos eines vergangenen Events zur Verfügung, um dessen Durchführung öffentlich zu dokumentieren. Vor der Publikation werden die Fotos einem Freigabeprozess unterzogen. Die Person, die die Fotos hochlädt, kann die Fotos demnach zur Freigabe der leitenden Person weiterleiten. Die Fotos werden in einem DMS abgelegt.

Leitende Person, Teilnehmer, Kurswesen Nationalverband

Teilnehmende Person möchte die Erinnerungen an einen Anlass mit Fotos dokumentieren und diese veröffentlichen. 

Event ist im System erfasst und fand bereits statt. 

Fotos sind im System hinterlegt und zur Prüfung bereit. 

Person lädt die Fotos vom eigenen Gerät hoch. 

Person gibt die Fotos auf einem Dateihostingdienst für das System frei. Dabei werden die Fotos durch das System vom angegebenen Dateihostingdienst heruntergeladen und im System gespeichert. 

TVS_37

Person prüft die Fotos und gibt diese je nach Resultat frei oder löscht diese vom System. Die Entscheidung wird pro Foto gefällt. 

Leitende Person, Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband

Periodische Prüfung aller neuen Fotos oder einzelne Prüfung nach der Einreichung neuer Fotos eines Events. 

Fotos sind im System erfasst. 

Fotos sind entweder freigegeben oder gelöscht. 

Fotos werden geprüft, als regelkonform erachtet und freigegeben. 

Fotos werden geprüft, als nicht regelkonform erachtet und gelöscht. 

TVS_38

Zur Publikation freigegebene Berichte und/oder Fotos können dargestellt werden. Verlinkte Informationen (Personendetails, Daten aus Tourenportal, etc.) werden ebenfalls dargestellt. 

Alle

Auswahl des Events (z.B. aus dem Programm). 

Bericht und/oder Fotos ist/sind erfasst (und ggf. freigegeben)

Person hat einen guten Eindruck vom vergangenen Anlass. 

Darstellung des Berichts und/oder der Fotos (diese können chronologisch oder auf einer Karte dargestellt werden, EXIF Daten sind verfügbar). 

Bericht kann als PDF heruntergeladen werden; Fotos können einzeln oder gemeinsam als ZIP heruntergeladen werden. 

• Sektion: Tourenberichte und -fotos müssen abrufbar sein

TVS_39

Personen, die in der Anwesenheitskontrolle registriert wurden, sollen nach Abschluss des Events eine Einladung zu einer strukturierten Umfrage erhalten. Die Antworten kann das Kurswesen auswerten.

Leitende Person(en), Kurswesen Nationalverband

Event wird abgeschlossen

Umfrage ist vorhanden/konfiguriert und die anwesenden Personen sind im System registriert

Teilnehmende Personen erhalten eine Einladung zu einer strukturierten Umfrage

Leitende Person(en) lösen Umfrage aus

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TVS_40

Die Umfragen, die jeweils nach Abschluss eines Events an den Teilnehmenden und der leitenden Person zugänglich gemacht werden, kann das Kurswesen konfigurieren. D.h. die Fragen und Antworten können im Tool erfasst werden. Die Antworten kann das Kurswesen auswerten.

Leitende Person(en), Kurswesen Nationalverband

Event wird abgeschlossen

Eventdaten sind im System erfasst

Eine Umfrage kann gestartet werden

Kursadministration definiert pro Event-Typ die Fragen und möglichen Antworten und definiert basierend auf dem die Struktur der Umfrage

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TVS_41

Es gibt zwei Szenarien zu beachten: Qualifikationen, Aus- und Fortbildungen werden bei der Person nachgeführt

• bei erfolgreichem Kursabschluss

• bei Nachkorrektur/Anfrage einer Person

Aktuelle Situation:

• Die Ausbildungshistory sowie Qualifikationen sind auf dem Kontakt hinterlegt.

• Eine Qualifikation hat ein Start- und Enddatum.

• Gültigkeitsfristen und Verlängerungen der Qualifikationen werden automatisch berechnet. Das System erkennt, wenn Teilnehmer eine Mindestdauer der Qualifikationen erfüllt haben und verlängert dann die bestehende Qualifikation automatisch. Dies geschieht über die erfassten Weiterbildungstage in den Kursen.

• Aktuell werden die Qualifikationen in drei Hauptgruppen unterteilt:

  • QUAL-1: SAC TL mit Fortbildungspflicht (z.B. SAC Tourenleiter/in 1 Winter, SAC Tourenleiter/in 1 Sommer, SAC Tourenleiter/in 2 Sommer, SAC Tourenleiter/in Alpinwandern, Wanderleiter/in SBFI)

  • QUAL-2: SAC TL ohne Fortbildungspflicht (z.B. SAC Tourenleiter/in Bergwandern, Leiter/in Kinderbergsteigen, Leiter/in Familienbergsteigen)

  • QUAL-3: SAC TL ohne SAC Ausbildung/ohne Fortbildungspflicht (z.B. Bergführer/in SBV, Bergführer Aspirant/in, Kletterlehrer/in SBV, Wanderleiter/in Kantonal + SBV, SAC Tourenleiter - Aspirant/in, Schneeschuhleiter/in bis WT4, Wanderleiter/in bis T4, Bikeleiter/in, Höhlenleiter/in, Gleitschirmleiter/in, Walkingleiter/in, Swiss Cycling MTB Guide)

• Der Tourenchef kann nur Qualis der Hauptgruppe QUAL-3 erfassen/bearbeiten. QUAL-1 und QUAL-2 Qualis werden von der GS oder vom System automatisch erfasst. Die Kursadministration führt Qualifikation nur auf Anfrage des Tourenchefs nach, nicht aber auf Anfrage des Mitglieds.

• Die Gültigkeitsfrist einer Qualifikation hängt von der Hauptgruppe ab:

  • QUAL-1: Nach Erlangen der Qualifikation ist diese 6 Jahre lang gültig. Das bis-Datum ist immer auf Jahresende terminiert. Danach ist die Qualifikation für 4 Jahre sistiert. Siehe Eintrag “SAC Tourenleiter/in 1 Winter Senioren“ als Beispiel im unten abgebildeten Screenshot.

  • QUAL-2: Nach Erlangen der Qualifikation ist diese für immer gültig. Siehe Eintrag “SAC Tourenleiter/in Bergwandern” als Beispiel im unten abgebildeten Screenshot.

  • QUAL-3: gleich wie bei QUAL-2.

• Die Verlängerung einer Qualifikation ist lediglich bei Qualifikationen der Hauptgruppe QUAL-1 relevant. Wenn in den 6 Jahren oder in den 4 sistierten Jahren eine Fortbildung mit mind. 18 Stunden abgeschlossen wird, führt dies zu einer Verlängerung der Qualifikation um 6 weitere Jahre.

Tourenkommission, Sektionsfunktionär, Kurswesen Nationalverband, Teilnehmer

Erfolgreichem Kursabschluss oder bei Nachkorrektur/Anfrage einer Person

Erfolgreicher Kursabschluss liegt im System vor

Qualifikation und Ausbildungshistory der Person wird entsprechend aktualisiert

Kurs wird abgeschlossen und führt zur Verlängerung einer Qualifikation, da 18 Stunden erreicht wurden

Kurs wird abgeschlossen und führt aber nicht zur Verlängerung einer Qualifikation, da 18 Stunden noch nicht erreicht wurden

TVS_42

Mit der Eröffnung einer neuen Kurskategorie und/oder eines neuen Kurscodes im Kursstamm können neue Aufgaben (als Vorlage) erfasst werden. Anhand von Aufgabenvorlagen sollen pro Kurskategorie/Kursstamm definierte Standard-Aufgaben erfasst werden können. Die Aufgabenvorlagen werden einer Kurskategorie sowie einem Kursstamm zugewiesen. Jede Aufgabenvorlage hat eine Beschreibung und muss in entsprechender Reihenfolge abgearbeitet werden. Des Weiteren sind bei jeder Aufgabenvorlage Angaben hinterlegt zwecks Berechnung der Termine (z.B. Erledigungsdatum). Eine Aufgabe kann eine Vor- oder Nachbearbeitungsaufgabe repräsentieren. Ein paar Beispiele aktuell existierender Aufgabenvorlagen:

Zusätzlich zu den Standard-Aufgaben, welche basierend auf der Aufgabenvorlage generiert werden, soll der User die Möglichkeit haben, zusätzliche Aufgaben zu erfassen und zu verwalten/bearbeiten.

Kurswesen Nationalverband

Neue Kurskategorie, Kursstamm oder neuer Kurs

Kurskategorie, Kursstamm oder Kurs ist erfasst

Aufgaben sind der Kurskategorie, Kursstamm oder Kurs hinterlegt

Kurswesen eröffnet neue Kurskategorie und Kursstamm und definiert für diese eine neue Aufgabenvorlage

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TVS_43

Die vordefinierten Standard-Aufgaben aus der Vorlage sollen automatisch generiert werden, sobald ein neues Kursangebot eröffnet wird. Diese passen sich automatisch an, falls das Kursdatum manuell geändert wird.

Wenn Anpassungen in der Aufgabenvorlage vorgenommen werden - d.h. wenn in der Aufgabenvorlage eine neue Aufgabe erfasst oder eine bestehende Aufgabe mutiert/gelöscht wird - soll es diese Anpassungen auf die darunterliegenden Kursstamm- und Kursangebot-Einträge vererben.

Kurswesen Nationalverband

Ein neues Kursangebot wird eröffnet; Aufgabenvorlage oder das Kursdatum wird angepasst

Kursangebot ist im System erfasst und eine Aufgabenvorlage für die zugewiesene Kurskategorie liegt vor

Pendenzen sind im Kursangebot hinterlegt und die Aufgaben sind einer Person zugewiesen

Kursangebot wird eröffnet, Aufgabenvorlage liegt vor und die Pendenzen werden eröffnet

Kursangebot wird eröffnet, Aufgabenvorlage liegt nicht vor

TVS_44

Sobald die Aufgaben aus der Aufgabenvorlage generiert wurden, kann der User die Aufgaben einem Mitarbeitenden oder einem Team zuweisen, sofern das System dies nicht automatisch vorgenommen hat.

Sobald eine Aufgabe in Bearbeitung ist oder erledigt wurde, soll der User die Möglichkeit haben, den Status der Aufgabe zu ändern. Solche Statuswechsel sind protokolliert (mit Datum, User-ID etc.) und eine Historie ist zugänglich. Neben dem Statuswechsel, kann der User Notizen zu den Aufgaben hinzufügen.

Kurswesen Nationalverband

Aufgaben werden eröffnet

Pendenzen sind im Kursangebot hinterlegt und ist noch niemandem zugeteilt

Pendenz ist einer Person zugewiesen

Aufgaben werden aus der Aufgabenvorlage generiert, die einzelnen Pendenzen werden Personen zugewiesen

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TVS_45

Personen können die Änderungsgeschichte eines Events einsehen. 

Sektionsfunktionär, Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband

Person möchte sich über die vergangenen Änderungen informieren 

Event ist im System erfasst 

Person ist über die Änderungsgeschichte des Events informiert. 

Änderungsgeschichte wird angezeigt 

Änderungsgeschichte wird teilweise angezeigt (evtl. schützenswerte Daten werden verborgen, z.B. Personendaten) 

TVS_46

Personen können die Änderungsgeschichte einer Anlassabrechnung einsehen.

Sektionsfunktionär, Tourenkommission, Kurswesen Nationalverband

Person möchte sich über die vergangenen Änderungen informieren

Abrechnung ist im System erfasst

Person ist über die Änderungsgeschichte der Abrechnung informiert

Änderungsgeschichte wird angezeigt

Änderungsgeschichte wird teilweise angezeigt (evtl. schützenswerte Daten werden verborgen, z.B. Personendaten)

TVS_47

Im Kurswesen beim Nationalverband werden Etiketten aus zwei Gründen benötigt:

• Buchversand (z.B. Bergsport Sommer) aufgrund einer Kursanmeldung

• Kursunterlagenversand an Kurskader

Das Format der Etiketten muss konfigurierbar sein.

Kurswesen beim Nationalverband

Buchversand (z.B. Bergsport Sommer) aufgrund einer Kursanmeldung oder Kursunterlagenversand an Kurskader

Kursanmeldung wird bestätigt und ein physischer Versand eines Dokuments ist notwendig

Etikette kann für den Briefumschlag zwecks Postversand genutzt werden

Etikette wird gedruckt

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TVS_48

Jede Sektion, welche die Software verwenden will, wird für diese einzeln freigegeben und damit als Mandantin erfasst.

Ressort Digitalisierung & IT

Auftrag der Sektion an den Nationalverband

Die Sektion ist in einem verbundenen Drittsystem korrekt erfasst. 

Die Sektion ist als Mandantin freigegeben. 

Freigabe der Sektion als Mandantin. 

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TVS_49

Die Sektionen organisieren sich selbständig und haben unterschiedliche Prozesse. Diese werden im System entsprechend abgebildet. 

U. A. sollen die Freigabestufen konfigurierbar sein - bei SAC Uto z.B. gilt Folgendes:

• Freigabestufen: Tourenleiter:in, Tourenbereichsleiter:in (fachliche und finanzielle Freigabe), Sekretariat - Auszahlung erfolgt

• Bei der letzten Freigabe muss die Spesenzahlung an den TL ausgelöst werden können, Schnittstelle direkt in Buchhaltungssoftware.

• Sie haben auch Beträge zugunsten SAC Uto (Tourenbeiträge der Teilnehmenden grösser als Spesen), diese Beträge müssen von Zeit zu Zeit eingefordert werden können.

Systembetreiber

Auftrag der Sektion an den Nationalverband. 

Die Sektion ist als Mandantin freigegeben. 

Das Organisationsmodell der Sektion ist für die Mandantin abgebildet. 

Vordefiniertes Organisationsmodell auswählen und anwenden. 

Zusätzliches Organisationsmodell konfigurieren (lassen). 

TVS_50

Eine Person kann eine oder mehrere Rollen pro Mandantin innehaben. Diese Rollenzuweisungen werden im System entsprechend abgebildet. 

Ressort Digitalisierung & IT

Person übernimmt eine Rolle oder gibt diese ab. 

Die Sektion ist als Mandantin freigegeben und die Person ist in einem verbundenen Drittsystem erfasst. 

Die Person hat die der Rolle zugewiesenen Berechtigungen und kann entsprechende Funktionen nutzen. 

Aktuell gültige Rollen pro Person auswählen und anwenden. 

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TVS_51

Person kann ihre Präferenzen konfigurieren und so das Verhalten des Systems an ihre Bedürfnisse anpassen. 

Alle

Person möchte das Verhalten des Systems verändern. 

Person ist im System erfasst. 

System verhält sich den Bedürfnissen der Person entsprechend. 

Person wählt die Art und Weise der Kommunikation aus (Mails je nach Aktion, Push-Nachrichten an App, etc.). 

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TVS_52

Person gibt die eigenen Datenschutzoptionen an. 

Teilnehmer/in 

Ersterfassung oder Aktualisierung der Datenschutzpräferenzen. 

Person ist im System erfasst. 

Im System gespeicherte Personendaten werden entsprechend den Wünschen der betreffenden Person geschützt. 

Person gibt das Datenschutzlevel dieser Informationen an (z.B. nur für Leitende eines Anlasses, für welche sich die Person angemeldet hat oder für alle Funktionär/innen). 

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TVS_53

Das System bezieht die Informationen des Notfallkontakts aus dem CRM-System.

System

Anmeldung wird bestätigt

Notfallkontakt ist im CRM-System erfasst. 

Notfallkontakt ist ist im TVS-System bekannt

Anmeldung wird bestätigt und System prüft, ob Notfallkontakt im CRM-System konfiguriert ist

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TVS_54

Das System bezieht die Gesundheitsinformationen aus dem CRM-System.

Teilnehmer/in 

Anmeldung wird bestätigt

Gesundheitsinformationen sind bei der Person im CRM-System hinterlegt

Relevante Gesundheitsinformationen sind dem TVS-System bekannt 

System erhält die Gesundheitsinformationen von der Person aus dem CRM-System (z.B. Fleisch/Vegetarisch/Vegan, Nahrungsmittelallergien, körperliche oder geistige Einschränkungen, etc.). 

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TVS_55

Sämtliche E-Mails, die der Kommunikation dienen (z.B. für eine Anmelde-/Wartelistebestätigung, Rechnungszustellung, Fragen), sind konfigurierbar in Form von mehrsprachigen Vorlagen. In den Vorlagen können Parameter eingefügt werden (z.B. Datum, Empfänger).

Kurswesen Nationalverband, Sektionsfunktionäre, Tourenkommission

Kommunikation via E-Mail wird ausgelöst

E-Mail Vorlage vorhanden

E-Mail wird dem Empfänger zugestellt

Diverse - z.B. Kursanmeldung wird bestätigt, daraufhin wird eine E-Mail in der entsprechenden Korrespondenzsprache dem Teilnehmer zugestellt

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• Für das Kurswesen beim Nationalverband muss diese Befähigung vorhanden sein

TVS_56

Es können Statistiken erstellt werden (z.B. Anlässe pro Monat, Anmeldungen pro Tourenart, No-Shows pro Jahr, etc.). 

Kurswesen Nationalverband, Sektionsfunktionäre, Tourenkommission

Person wünscht Einsicht in die Situation innerhalb eines Zeitraums. 

Ausführende Person ist einer Rolle mit Berechtigung zugewiesen. 

Person erhält die gewünschten Informationen. 

Statistik wird erstellt und angezeigt. 

Statistik wird erstellt und als Dokument heruntergeladen. 

TVS_57

Das Kurswesen beim Nationalverband hat die Möglichkeit, Verkaufspreise der Kurse zu berechnen. Hierzu soll ein Kalkulationstool zum Berechnen der Verkaufspreise für die Eingabe der geplanten direkten Kosten, der Bruttogewinnmargé und der minimalen und maximalen Teilnehmerzahl pro Kurs und/oder Kurs-Art zum Zuge kommen. Hierfür sollten jeweils auch die im Vorjahr erzielten Ausgaben, Einnahmen und Bruttogewinn als Vergleich ersichtlich sein. Die berechneten Preise bilden zugleich die Grundlage für die Preiskalkulation des kommenden Kursjahres.

Kurswesen beim Nationalverband

Jahresplanung

Verkaufspreise sind hinterlegt

Eine Simulation wird vorgenommen und das Kurswesen kennt die Bruttogewinnmarge

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TVS_58

Leitende Personen werden im CRM-System gepflegt. Das TVS-System soll diverse Angaben via REST-Schnittstelle beziehen (z.B. Bankverbindung, Honorarsatz, AHV-Nummer, Selbständigkeit Sozialleistungen, Ausbildung/Profil/Qualifikationen, Sprachkenntnisse, History Arbeitseinsätze, Feedbacks, Foto etc.).

System

Diverse

Leitende Peson ist im CRM-System erfasst

Diverse

Diverse

Diverse

Use Case “TVS_59: Anpassungen und Aktionen nachverfolgen“

Das System muss alle in den Use Cases beschriebenen Anpassungen und Aktionen einer Entität zwecks Nachverfolgung dokumentieren. 

Use Case “TVS_60: Datensätze historisieren“

Das System muss die Möglichkeit bieten, alle in den Use Cases beschriebenen Anpassungen und Aktionen einer Entität als Änderungsgeschichte darzustellen. 

Use Case “TVS_61: Personen benachrichtigen“

Das System muss Personen über eigene zu erledigende Aufgaben oder von Dritten erledigte Aufgaben informieren. Dabei müssen die Präferenzen der Person berücksichtigt werden, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CEigene-Optionen-konfigurieren%E2%80%9D.

Use Case “TVS_62: Personen berechtigen“

Das System muss bei allen Aktionen das Organisationsmodell berücksichtigen, insbesondere in Bezug auf die Berechtigungen der Benutzer*innen.  

Use Case “TVS_63: Organisationsmodell ändern“

Das System muss Änderungen im Organisationsmodell abbilden können, ohne dass Entitäten oder Entitätseigenschaften dabei die Freigabe erhalten oder verlieren. 

Use Case “TVS_64: Regeln übersteuern“

Das System muss im Krisenfall die Regeln betreffend Datenschutzoptionen (Personen) und Freigaben (Anlässe) ignorieren und den berechtigten Rollen die relevanten Daten zur Verfügung stellen können, siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DIGISAC/pages/3868098614/Use+Case+Katalog#Use-Case-%E2%80%9CDatenschutzoptionen%E2%80%9D.

Use Case “TVS_65: Abrechnungsdaten exportieren“

Das System soll die Möglichkeit bieten, aus Abrechnungen resultierende Überweisungen in das Buchhaltungssystem der Finanzabteilung exportieren zu können. 

Use Case “TVS_66: Daten über genormte Schnittstellen exponieren“

Das System muss in der Lage sein via REST-Schnittstellen die Event-Daten an Drittsysteme zu übertragen, sodass diese z.B. unter http://sac-cas.ch oder auf der sektionseigenen Homepage präsentiert werden können. 
Spezialfall bei Kursen vom NV: nur die erfassten Kurse, wo das Online-Flag gesetzt ist, sollen gegen aussen exponiert werden.Planungsphase

Use Case “TVS_67: Integration in die relevanten Umsysteme”

Das System muss mit den relevanten System angebunden sein.

• CRM (MVP): zwecks Personeninformationen, die für die Tour relevant sind (z.B. Alter, Erfahrungen, Essgewohnheiten)

• OHRS (MVP): zwecks Abfrage der Verfügbarkeit und Unterkunftsreservation

• Tourenportal (MVP): zwecks Touren-/Routen-/Etappendaten

• Dokumenten-Management-System (MVP): zwecks Ablage von Berichten, Fotos und Abrechnungen

• Zahlungsabwicklungssystem (MVP): zwecks online Bezahlmöglichkeiten

• Buchhaltungssystem (MVP für die Events vom Kurswesen des Nationalverbands): zwecks Fakturierung und Gutschrift der Teilnehmenden

• Lohnsystem (MVP für die Events vom Kurswesen des Nationalverbands): zwecks Honorierung der leitenden Person(en)

• Reporting Tool: zwecks Statistiken (z.B. MS Power BI)