Empfängerliste Clubnachrichten (Bulletinliste)

Owned by Stefan Sykes
Last updated: Dec 20, 2023
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Ist-Zustand

Die Bulletinliste dient als Input-Datei für die externe Druckerei zwecks Druck der Etiketten zugunsten Distribution der Clubnachrichten via Briefversand. Jede Sektion hat ihre eigene Druckerei. Sektionen können die Bulletinliste im pdf-Format im NAV Mitgliederportal via dem Button “Bulletin” abrufen:

Wenn die Funktion “Bulletin” getätigt wird, wird dem User folgende Maske angezeigt. Die Sektion ist bereits vorabgefüllt. Optional, kann der User eine Liste der Empfänger ziehen, die das Bulletin elektronisch erhalten möchten. Wenn das Feld “Elektronische Lieferung” leer gelassen wird, nimmt Navision alle aktiven Mitglieder und Zusatzmitglieder, die ein Bulletin abonniert haben.

Die Bulletinliste umfasst alle aktiven Mitglieder und Zusatzmitglieder der entsprechenden Sektion, die in ihrer Mitgliederkarte im Register “Zeitschriften” mind. ein Bulletin eingetragen haben. In wenigen Fällen kommt es vor, dass eine Person mehrere Bulletins erhalten möchte (aktuell betrifft dies nur 6 Personen). Dies kann im Feld “Anzahl” definiert werden:

Da Navision die Bulletin-Einträge in der Mitgliederkarte (im Register “Zeitschriften”) als Quelle nutzt, werden Haushalte aktuell nicht zusammengeführt. Normalerweise hat aber ein FREI KIND und FREI FAM Mitglied kein Bulletin-Eintrag, sodass eine Familie nur 1 Sektionsbulletin erhält.

Die Spalten der ausgegebenen Bulletinliste sind über zwei Seiten erstreckt. Die Liste ist aufsteigend nach der Mitgliedernummer sortiert. Die Bulletinliste gibt folgende Spalten aus (aus Datenschutzgründen wird nur eine Person dargstellt):

Die externen Druckereien erhalten neben der oben beschriebenen Bulletinliste eine weitere Bulletinliste. Diese umfasst Personen, die keine aktive Mitgliedschaft in der entsprechenden Sektion besitzen, aber das Bulletin abonniert haben (oft handelt es sich hier um juristische Personen wie z.B. Sportverbände, Kletterhallten). Diese Liste wird nicht aus Navision gezogen, stattdessen pflegen die Sektionen lokal eine Excel-Datei, in der diese Personen aufgelistet sind. Solche Personen haben oft das Bulletin in mehreren Sektionen abonniert.

MVP-Zustand

Die zwei Bulletinlisten dienen weiterhin als Input-Dateien für die externen Druckereien. Die Bulletinliste, die aktuell in Navision erzeugt werden kann, wird auch im neuen System (Hitobito) abrufbar sein.

Auf folgende Änderungen müssen die Sektionen gefasst sein:

  • Strukturelle Anpassungen: es ist möglich, dass sich die Reihenfolge der Attribute ändert oder dass die Werte anders dargestellt werden (z.B. dass in einem Feld der Adresszusatz, die Strasse, die Hausnummer und das Postfach als ein verketteter Wert dargestellt wird).

  • Ein SAC-Mitglied erhält standardmässig 1 Bulletin via Briefversand. Im MVP wird es nicht möglich sein, mehrere Bulletins derselben Sektion zu definieren (Feld “Anzahl”; Grund: dieser Fall tritt aktuell nur bei 6 Personen ein).

  • Haushalte werden zusammengeführt resp. eine Familie (betrifft die Beitragskategorien FAM, FREI FAM, FREI KIND) erhält 1 Bulletin.

  • Nicht-Mitglieder, die das Bulletin abonniert haben, gilt es weiterhin in der lokalen Excel-Tabelle zu führen.

Alle anderen Features werden im neuen System in derselben Form daherkommen, wie man es von Navision kennt. D.h. das Mitglied, die Sektion oder die Geschäftsstelle kann auf der Mitgliederkarte definieren, ob die Person das Bulletin erhalten möchte und in welchem Kanal (elektronisch oder Briefversand) es zugestellt werden soll; die Sektion oder die Geschäftsstelle kann weiterhin eine Bulletinliste von Empfängern ziehen, die die Clubnachrichten via Briefversand oder elektronisch erhalten möchten etc.