Verwaltung von Abos
Diese Anleitung richtet sich an Sektionsadministratoren, d.h. Personen mit der Rolle “Administration”.
Einleitung
Die Abonnements, die in deiner Sektion eingerichtet wurden, dienen in erster Linie dem Versand des Sektionsbulletins – digital und per Post. Standardmässig stellt die Geschäftsstelle zu Beginn zwei Abos bereit, die in deiner Sektionskarte unter der Ansicht „Abos“ angezeigt werden:
Das SAC-Portal ist in erster Linie für die Erstellung von Empfängerlisten gedacht und nicht für den direkten Versand von Nachrichten. Hier ist beschrieben wie eine Empfängerliste gezogen werden kann: https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/5280989185/Verwaltung+von+Abos#Empf%C3%A4ngerliste-eines-Abos-ziehen
Sektionen haben die Möglichkeit ihre eigenen Abos zu verwalten. Hier ist beschrieben wie bestehende Abos angezeigt, bearbeitet und gelöscht werden können: https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/5280989185/Verwaltung+von+Abos#Abos-anzeigen%2C-bearbeiten-und-l%C3%B6schen
Sektionen können auch Abonnements eigenständig einrichten und haben zudem die Möglichkeit, E-Mails direkt aus dem SAC-Portal zu versenden. Hier ist beschrieben wie ein neues Abo erstellt werden kann: https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/5280989185/Verwaltung+von+Abos#Neues-Abo-erstellen
Empfängerliste eines Abos ziehen
Siehe https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/4826234881.
Abos anzeigen, bearbeiten und löschen
Die aktuell in deiner Sektion erfassten Abos kannst du dir anzeigen lassen und bearbeiten.
Gehe wie folgt vor:
Navigiere hoch zu deiner Sektion, z.B. SAC Basel.
Wechsle zur Ansicht “Abos”, um die in deiner Sektion erfassten Abos anzeigen zu lassen.
Wähle das zu bearbeitende Abo aus, indem du auf den Namen klickst, und anschliessend die Aktion “Bearbeiten” auswählst.
Nimm die Änderungen vor und bestätige die Eingaben mit “Speichern”.
Die Änderungen sind per sofort verfügbar.
Um ein Abo zu löschen, gehe wie folgt vor:
Bevor du die unteren Schritte ausführst, muss dir bewusst sein, dass nach Löschung des Abos keine Empfängerliste des gelöschten Abos mehr abgerufen werden kann.
Navigiere hoch zu deiner Sektion, z.B. SAC Huttwil.
Wechsle zur Ansicht “Abos” und wähle das Abo aus, das du löschen möchtest:
Wenn das Abo geöffnet ist, wähle die Aktion “Löschen” aus:
Damit ist das Abo gelöscht und wird im Userprofil für die selbständige An- und Abmeldung nicht mehr angezeigt:
Falls du die Aktion “Löschen” nicht siehst, handelt es sich um ein “geschütztes” Abo. In diesem Fall bitten wir dich ein Support-Ticket zu erstellen: https://service.portal.sac-cas.ch/servicedesk/customer/portal/4/group/-1.
Abo erstellen
Sektionen können eigene Abos erstellen. Es gibt zwei Typen von Abos, die Sektionen selbständig anlegen können:
Abos wofür sich Mitglieder selbständig an- und abmelden können, wobei man ausschliesslich eine Empfängerliste der angemeldeten Abonnenten ziehen möchte, und keine Versände aus dem SAC-Portal direkt auslösen möchte.
=> Beispielsweise könnte dies interessant sein, wenn du in deiner Sektion ein Aufruf für einen freiwilligen Einsatz starten möchtest oder bestimmte “Communities” bilden möchtest.
=> Anleitung: https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/5280989185/Verwaltung+von+Abos#Abos-zwecks-Erstellung-von-Empf%C3%A4ngerlistenAbos wofür sich Mitglieder selbständig an- und abmelden können, wobei die Versände direkt aus dem SAC-Portal tätigen möchte.
=> Beispielsweise könnte dies für einen digitalen Newsletter von Interesse sein.
=> Anleitung: https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/5280989185/Verwaltung+von+Abos#Abos-zwecks-Versand-von-E-Mails
Abos zwecks Erstellung von Empfängerlisten
Gehe wie folgt vor:
Navigiere hoch zu deiner Sektion, z.B. SAC Huttwil.
Wechsle zum Reiter “Abos” und wähle die Aktion “Abo erstellen” aus:
Trage in den Feldern „Name“ und „Beschreibung“ die entsprechenden Angaben ein. Achte darauf, dass du bei „Selbst an/abmelden“ die Option “Nur konfigurierte Abonnenten der Gruppe (z.B. eine Sektion)” angewählt hast (bitte wähle hier keine andere Option aus). In der Einstellung “Personen sind standardmässig“ kannst du bestimmen, ob die Person initial an- oder abgemeldet ist:
Bestätige die Erfassung mit “Speichern” und navigiere zum Reiter “Abonnenten”:
Wähle die Aktion “Gruppe/Rollen hinzufügen” aus:
In dieser Ansicht definierst du nun an wen das Abo gerichtet ist. In unserem Beispiel möchten wir, dass dieses Abo bei allen Personen mit einer aktiven Mitgliedschaft in der Sektion in ihrem Profil anzeigen lassen, sodass sie sich selbständig an- und abmelden können. Daher nehmen wir die Zielgruppenbestimmung wie folgt vor:
Bestätige die Eingaben mit “Speichern”:
Ab jetzt können sich Mitglieder in ihrem Userprofil selbständig an- und abmelden:
Um eine Übersicht der registrierten Abonnenten zu erhalten, folge bitte der Anleitung https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/5280989185/Verwaltung+von+Abos#Empf%C3%A4ngerliste-eines-Abos-ziehen.
Abos zwecks Versand von E-Mails
Folgt demnächst
Gehe wie folgt vor:
Navigiere hoch zu deiner Sektion, z.B. SAC Huttwil.
Wechsle zur Ansicht “Abos” und wähle die Aktion “Abo erstellen” aus:
Erfasse folgende Angaben:
Ansicht “Allgemein”: Die erfassten Angaben sind für das Mitglied im Userprofil sichtbar.
Name: Name des Abonnements.
Beschreibung: Kurzbeschreibung des Abonnements.
Herausgeber: Herausgeber des Abonnements (z.B. SAC Huttwil oder Name des Autors/Herausgebers)
Selbst an/abmelden: Nur konfigurierte Abonnenten der Gruppe (z.B. eine Sektion)
Personen sind standardmässig: “Angemeldet (opt-out)“, wenn ein neu eintretendes Mitglied standardmässig angemeldet werden soll, ansonsten “Abgemeldet (opt-in)“
Ansicht “Mailing-Liste (E-Mail)”
Mailinglisten Adresse: Absenderadresse
=> Bitte halte dich an folgende Namenskonvention: noreply_<sektionsname>.
=> Beispiel: noreply_sac_huttwil=> Hinweis: Die Adresse muss über alle Sektionen hinweg eindeutig sein (ansonsten erscheint die Meldung “Mailinglisten Adresse ist bereits vergeben“).
Versand nur an Haupt E-Mail Adresse: Ja (Checkbox aktivieren)
Alle übrigen Felder bitte leer lassen.
Ansicht “Mailchimp”:
Alle Felder bitte leer lassen.
Bestätige deine Eingaben mit “Speichern”, danach solltest du folgende Maske sehen:
Wechsle zur Ansicht “Abonnenten” und wähle die Aktion “Gruppe/Rollen hinzufügen”:
Nimm die Zielgruppenbestimmung vor.
=> Beispiel: Wenn das Abo allen Personen mit einer aktiven Mitgliedschaftsrolle in deiner Sektion verfügbar gemacht werden soll, kannst du die Gruppe “Mitglieder” und die Rollen “Mitglied (Stammsektion)” sowie “Mitglied (Zusatzsektion)” auswählen.Bestätige deine Eingaben mit “Speichern”, danach solltest du folgende Maske sehen:
Ab diesem Zeitpunkt ist das neu erfasste Abo im Userprofil der Zielgruppe sichtbar, und die Nutzer können sich selbstständig an- oder abmelden:
Gehe wie folgt vor, um eine E-Mail an die definierte Zielgruppe zu versenden:
Erfasse deine E-Mail in deinem persönlichen MS Outlook.
Sende die E-Mail and die im Abo hinterlegte Mailinglist-Adresse (vgl. Schritt 3 oben).
Das SAC-Portal nimmt deine E-Mail entgegen und leitet sie an die definierte Zielgruppe weiter. Der Versand erfolgt über den in der Schweiz betriebenen Server mxout02.puzzleversum.ch, wobei die im Abo hinterlegte Mailinglisten-Adresse als Absender verwendet wird.
In der Ansicht “Nachrichten” siehst du die verschickten Nachrichten:
Du kannst auf eine Nachricht klicken, um die Anzahl Empfänger:innen einzusehen:
In der Ansicht “Bounces” siehst du eine Liste von E-Mail-Adressen an die die E-Mail nicht zugestellt werden konnte:
Weitere Informationen
Offizielle Dokumentation: https://hitobito.readthedocs.io/de/latest/mailing_lists.html#mailversande