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Selon les cas, seules les possibilités de traitement autorisées sont mentionnées. Le portail contient de nombreuses autres possibilités. Afin d'aider l'administrateur de la section dans son travail et d'éviter des saisies ou des actions erronées, celles-ci ne sont activées pour vous que de manière limitée.
Pour l'instant, il n'y a pas de possibilité de traiter une famille existante sur le portail des membres. Ces cas doivent être communiqués au secrétariat et traités de manière centralisée. Le portail ne permet actuellement que la saisie d'une nouvelle famille.
Modifier l'adresse, le numéro de téléphone, le nom, etc.
Vous pouvez effectuer des modifications pour un membre actif si votre ou vos sections sont les sections de base de ce membre.
Filtrez la liste des membres pour trouver tous les membres actifs (voir aussi Filtrer / trier la liste des membres )
Sélectionnez le membre que vous souhaitez modifier (cliquez 1 fois sur la ligne jusqu'à ce qu'elle apparaisse en bleu).
Cliquez dans la navigation en haut sur "Carte de membre".
La carte de membre s'ouvre. Cliquez sur "Mutation".
Vous pouvez maintenant adapter les données suivantes :
Date de naissance
Nom et prénom
Titre de civilité
Adresse
Numéro de téléphone / numéro de Natel
Actuellement, vous ne pouvez saisir que les codes postaux qui sont présents dans la liste. Si le numéro que vous recherchez ne figure pas dans la liste, vous devez demander au secrétariat de le saisir. A l'avenir, il sera possible de vous donner accès à ce tableau de codes postaux afin que vous puissiez saisir vous-même de nouveaux numéros. Ce choix devra alors être fait par le secrétariat.
6. Une fois que vous avez effectué toutes les adaptations, confirmez-les en haut dans la navigation sous "Exécuter".
Dans une famille, la modification d'une adresse ne peut être introduite que pour le responsable, identifié par la catégorie FAMILIE. Pour les membres de la famille, identifiés par FREI FAM (Libre famille) et FREI KIND (libre enfant), ces modifications ne peuvent pas être effectuées.
Réadmission section de base
Si un membre a quitté l'une de vos sections de base et souhaite maintenant y revenir, vous pouvez le modifier dans Navision de la manière suivante :
Filtrez la liste des membres pour tous les membres inactifs (voir aussi Filtrer / trier la liste des membres ). Les personnes ayant quitté l'association sont enregistrées comme membres inactifs.
Sélectionnez le membre que vous souhaitez modifier (cliquez 1 fois sur la ligne jusqu'à ce qu'elle apparaisse en bleu).
Cliquez dans la navigation en haut à gauche sur "Carte de membre".
Choisissez dans la navigation en haut "Section racine de réentrée".
Le masque de saisie permet de saisir la date d'entrée et la section. Le champ "Section" affiche uniquement la ou les sections de l'administrateur de la section. La catégorie reprend la catégorie initiale du membre.
Une fois que vous avez effectué toutes les adaptations, confirmez-les en haut dans la navigation sous "Exécuter".
Le membre est maintenant à nouveau mentionné comme "actif" dans votre liste de membres.
Entrée section complémentaire
Pour saisir la section d'un membre comme section supplémentaire, procédez comme suit :
Filtrez la liste des membres pour trouver tous les membres actifs (voir aussi Filtrer / trier la liste des membres ). Si aucune case n'est cochée dans la colonne "Actif dans la section complémentaire", celui-ci peut être ajouté à la section complémentaire.
Sélectionnez le membre que vous souhaitez modifier (cliquez 1 fois sur la ligne jusqu'à ce qu'elle apparaisse en bleu).
Cliquez dans la navigation en haut sur "Carte de membre".
Cliquez dans la carte de membre en haut dans la navigation sur "Adhésion à une section supplémentaire".
Le masque de saisie permet de saisir la date et la section. Le champ "Section" n'affiche que la ou les sections de l'administrateur de la section.
Une fois que vous avez effectué toutes les adaptations, confirmez-les en haut dans la navigation sous "Exécuter”.
Le membre apparaît maintenant dans votre liste de membres comme "actif dans la section complémentaire".
Démissions
Démission de la section de base
Vous pouvez effectuer une sortie de la section de base pour les sections que vous gérez directement sur le portail. Ces membres apparaissent dans la liste des membres comme "actifs" dans l'une de vos sections en tant que section de base.
Cela ne s'applique pas (pour l'instant) aux membres de la famille.
Filtrez la liste des membres pour trouver tous les membres actifs (voir aussi Filtrer / trier la liste des membres ).
Sélectionnez le membre que vous souhaitez modifier (cliquez 1 fois sur la ligne jusqu'à ce qu'elle apparaisse en bleu).
Cliquez dans la navigation en haut sur "Carte de membre".
Dans la navigation en haut, cliquez sur "Quitter la section racine".
Indiquez dans le masque de saisie la date et le motif de la sortie. Les motifs suivants sont disponibles :
TOD: Décédé | Départ immédiat et arrêt de la distribution des magazines
KEINE: Départ immédiat ou à une date quelconque
ADM: Sortie administrative | Sortie car le membre n'a pas payé les factures après le 2e rappel
6. Une fois que vous avez effectué toutes les adaptations, confirmez-les en haut dans la navigation sous "Exécuter".
7. La démission est maintenant saisie et traitée. Si la date de sortie est datée d'aujourd'hui, le membre apparaît immédiatement comme "Démissionné" dans votre liste des membres. Si la date de sortie se situe dans le futur (par ex. à la fin de l'année), le traitement de la tâche ne sera effectué qu'à partir de cette date. Ce n'est qu'après cette date que le membre sera mentionné comme "Démissionné".
Une démission est visible sur la carte de membre de la manière suivante :
Dans la carte de membre, sous "Données maitres du membre", le champ "Dernière date de démission" contient la date de la démission effectuée. En cas de départ à la fin de l'année 2022, le champ reste vide et ne sera rempli qu'au 31 décembre 2022.
Dans la carte de membre, sous "Eléments de facture", dans la colonne "Valable jusqu'au", la date de démission saisie apparaît. Par exemple, pour une démission aujourd'hui, la date du jour apparaît ici. Pour une sortie à la fin de l'année 2022, le 31.12.2022 apparaît ici.
Dans la carte de membre, sous "Magazines", la date de démission saisie apparaît dans la colonne "Abonné jusqu'au". Par exemple, pour une démission aujourd'hui, la date du jour apparaît ici. Pour une démission à la fin de l'année 2022, le 31.12.2022 apparaît ici.
Démission de la section complémentaire
Vous pouvez effectuer une sortie de la section complémentairepour les sections que vous gérez directement sur le portail. Ces membres apparaissent dans la liste des membres comme "actifs" et actifs en section complémentaire.
Filtrez la liste des membres pour trouver tous les membres actifs (voir aussi Filtrer / trier la liste des membres ). Le membre doit avoir coché la case "Actif dans la section complémentaire".
Sélectionnez le membre que vous souhaitez modifier (cliquez 1 fois sur la ligne jusqu'à ce qu'elle apparaisse en bleu).
Cliquez dans la navigation en haut sur "Carte de membre".
Dans la navigation en haut, cliquez sur "Quitter la section supplémentaire".
Indiquez dans le masque de saisie la date et le motif de la sortie. Les motifs suivants sont disponibles :
TOD: Décédé | Départ immédiat et arrêt de la distribution des magazines
KEINE: Départ immédiat ou à une date quelconque
ADM: Sortie administrative | Sortie car le membre n'a pas payé les factures après le 2e rappel
Une fois que vous avez effectué toutes les adaptations, confirmez-les en haut dans la navigation sous "Exécuter".
La sortie est maintenant saisie et traitée. Si la date de sortie est datée d'aujourd'hui, la coche dans la colonne "Actif en action complémentaire" est immédiatement retirée. Si la date de sortie se situe dans le futur (par ex. à la fin de l'année), le traitement de la tâche ne sera effectué qu'à partir de cette date. Ce n'est qu'ensuite que la coche sera adaptée.
Une démission est visible sur la carte de membre de la manière suivante :
Dans la carte de membre, sous "Données maitres du membre", le champ "Dernière date de démission" contient la date de la démission effectuée. En cas de départ à la fin de l'année 2022, le champ reste vide et ne sera rempli qu'au 31 décembre 2022.
Dans la carte de membre, sous "Eléments de facture", dans la colonne "Valable jusqu'au", la date de démission saisie apparaît. Par exemple, pour une démission aujourd'hui, la date du jour apparaît ici. Pour une sortie à la fin de l'année 2022, le 31.12.2022 apparaît ici.
Dans la carte de membre, sous "Magazines", la date de démission saisie apparaît dans la colonne "Abonné jusqu'au". Par exemple, pour une démission aujourd'hui, la date du jour apparaît ici. Pour une démission à la fin de l'année 2022, le 31.12.2022 apparaît ici.
Envoi du "Bulletin" électronique
Vous pouvez modifier l'envoi du bulletin pour les membres actifs de vos sections en passant d'un envoi physique à un envoi électronique. Les membres doivent avoir votre section comme section de base.
L'envoi de "Les Alpes" sous forme électronique est possible. Vous ne pouvez cependant pas procéder vous-même à cette modification sur le portail. Pour cela, veuillez contacter le secrétariat du CAS.
Filtrez la liste des membres pour trouver tous les membres actifs (voir aussi Filtrer / trier la liste des membres ). Le membre doit avoir coché la case "Actif dans la section complémentaire".
Sélectionnez le membre que vous souhaitez modifier (cliquez 1 fois sur la ligne jusqu'à ce qu'elle apparaisse en bleu).
Cliquez dans la navigation en haut sur "Carte de membre".
Dans la navigation en haut, cliquez sur “(Re)Set Electronique”
Sélectionnez la section et la date dans le masque de saisie. Lors de la sélection de la section, "Bulletin Digital" est automatiquement coché.
Une fois que vous avez effectué toutes les adaptations, confirmez-les en haut dans la navigation sous "Exécuter".
Après avoir effectué la tâche, "livraison électronique = oui" apparaît dans la ligne du magazine du Bulletin sur la carte de membre.
Cas particulier des cartes familiales
Vous pouvez appeler la "carte famille" pour un membre de famille actif dans vos sections (identifiées par la catégorie FAMILIE, FREI FAM oder FREI KIND). Ceci uniquement si votre section est la section de base !
Filtrez la liste des membres pour trouver tous les membres actifs (voir aussi Filtrer / trier la liste des membres ).
Sélectionnez le membre que vous souhaitez modifier (cliquez 1 fois sur la ligne jusqu'à ce qu'elle apparaisse en bleu).
Cliquez dans la navigation en haut sur "Carte de membre".
Dans la navigation en haut, vous pouvez maintenant sélectionner "Famille" et consulter la carte familiale.
Cette carte familiale montre la composition de la famille active :
Pour le moment, il n'est pas possible de gérer les familles directement via le portail des membres (par ex. vouloir les dissoudre ou les compléter). Pour cela, veuillez vous adresser au secrétariat du CAS.