Pour pouvoir saisir un nouveau membre, vous devez vous trouver dans la liste des membres (voir https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/3611328696).).
Vous trouverez ici des instructions étape par étape sur la manière de saisir un nouveau membre :
Cliquez en haut à gauche dans la navigation sur "Saisie".
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Entrez le prénom et le nom
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Après avoir saisi les données, cliquez en haut dans la navigation sur "Recherche" pour rechercher les doublons. Cette étape est importante pour éviter les doublons dans les contacts existants.
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Dès que la recherche est terminée, le portail affiche les entrées qui correspondent aux champs saisis :
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La personne apparaît ou non sur la liste :
La personne n'apparaît pas sur la liste
Si la personne n'apparaît pas dans la liste, vous pouvez maintenant la saisir à nouveau.
| Note |
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Avant de cliquer sur le bouton "Nouvelle saisie" dans la navigation, remplissez dans le masque de recherche précédent toutes les données connues dans les champs. Celles-ci seront reprises à l'étape suivante et ne pourront plus être modifiées ! |
La personne est déjà sur la liste
| Info |
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Si la personne figure déjà sur cette liste et n'appartient pas à l'une de vos sections, veuillez contacter le secrétariat (vers le Contact secrétariat). |
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du membre et cliquez sur "Recherche".
Si le membre existe déjà, il apparaît dans "Doublons trouvés NAV". S’il n’y a pas de doublon, vous pouvez continuer avec l’étape 5.
Si le membre était déjà actif dans une autre section, la nouvelle saisie doit être effectuée par l’Association centrale. Veuillez envoyer un message à mv@sac-cas.ch.
4.1 Si le membre est déjà actif dans votre section, il ne faut pas le saisir une deuxième fois. Il peut être trouvé et ouvert dans la liste des membres.
4.2 Si le membre était actif dans votre propre section et qu’il est parti, il peut être réactivé.
Cliquez en haut sur "GÉRER" puis sur "Carte de membre".
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4.3 Vous pouvez récupérer le membre dans votre section sous "Réadmission section de base". Entrez la catégorie et la section et cliquez ensuite sur "Exécuter". Cela peut prendre jusqu’à une minute jusqu’à ce que le membre soit activé.
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4.4. Dès que le membre est activé, l’adresse peut ensuite être modifiée via la carte de membre.
5. Cliquez dans la navigation sur "Nouvelle saisie".
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6. Cliquez sur "Personne".
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7. Une fenêtre apparaît avec la question "Voulez-vous utiliser un modèle pour ce contact?” Cliquez sur "Oui". Vous choisissez ainsi un modèle qui contient déjà de nombreux champs nécessaires, comme la formule de politesse, la langue de correspondance, etc. La langue de correspondance choisie correspond à la langue des revues. Si vous choisissez une autre langue, veuillez d'abord vous adresser au secrétariat (vers le Contact secrétariat).
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8. Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur "OK" en bas à droite.
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9.
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Le masque suivant
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permet de saisir les données pour le contact. Remplissez si possible tous les champs.
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| Note |
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Vous venez de créer un contact. Mais celui-ci n'est pas encore membre. Suivez l'étape 9 pour créer un membre à partir du contact. Toutefois, si vous ne souhaitez pas saisir d'affiliation, le système vous informera que ce contact sera supprimé. Cela permet d'éviter de surcharger la base de données avec des contacts saisis sans être membres. |
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10. Cliquez dans la navigation en haut sur "Nouveau membre".
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11. Les champs nécessaires à l'adhésion s'affichent:
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Explication des champs
Numéro de contact | A été attribué automatiquement et ne peut pas être modifié |
|---|---|
Date | Date à partir de laquelle la personne devient membre du CAS. Peut être saisie librement avec "JJ.MM.AAAA" ou à l'aide du calendrier via le bouton "...". |
Section | La section du gestionnaire apparaît automatiquement. S'il y en a plusieurs, vous pouvez sélectionner la section souhaitée en cliquant sur le bouton avec les trois points (...). |
Pour toute la famille | Cochez la case pour saisir une affiliation familiale. Dès que la case est cochée, la catégorie est adaptée à "FAMILIE" et de nouveaux champs pour la saisie de quatre membres de famille maximum apparaissent dans le masque. Les enfants ne peuvent être saisis qu'à partir de 6 ans. L'adresse e-mail doit toutefois être unique. Il n'est par exemple pas possible d'utiliser l'adresse e-mail du parent pour un enfant. |
Catégorie | La catégorie est automatiquement sélectionnée sur la base de la date de naissance entre EINZEL (civil) ou JUGEND (jeunesse). La catégorie FAMILIE apparaît automatiquement si la case "Membre de la famille" est cochée. Veuillez modifier les catégories avec manuellement. |
Alpes digitale et bulletin digital | Cochez la case si le membre souhaite recevoir les revues uniquement sous forme numérique. |
...
12. Cliquez en haut dans la navigation sur "Exécuter". L'entrée est automatiquement saisie par le système dans la base de données. Le nouveau membre apparaît dans votre liste en quelques minutes.