Um eine Neuerfassung eine Mitglieds vornehmen zu können, müssen Sie sich in der Mitgliederliste befinden (siehe Mitgliederliste)
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein neues Mitglied erfassen können:
Klicken Sie links oben in der Navigation auf “Neu”
Geben Sie in der Maske “Sucheingabe” den Namen und Vornamen der neu zu erfassenden Person ein, um doppelte Einträge zu vermeiden.
Klicken Sie nach Eingabe der Daten oben in der Navigation auf “Suchen”, um sog. Dubletten zu recherchieren. Dieser Schritt ist wichtig, um eine doppelte Einträge von bestehenden Kontakten zu vermeiden.
Sobald die Suche abgeschlossen ist, zeigt das Portal die Einträge an, die den eingegebenen Feldern entsprechen:
Die Person erscheint auf der Liste oder nicht:
Die Person erscheint nicht auf der Liste
Wenn die Person nicht auf der Liste erscheint, können Sie die Person nun neu erfassen.
| Note |
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Bevor Sie in der Navigation den Knopf “Neu erfassen” anklicken, füllen Sie in der vorherige Suchmaske alle bekannten Daten in den Felder aus. Diese werden im nächsten Schritt übernommen und können nicht mehr bearbeitet werden! |
Die Person steht bereits auf der Liste
| Info |
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Wenn die Person bereits auf dieser Liste steht, und nicht einer ihrer Sektionen zugehört, kontaktieren Sie bitte die Geschäftsstelle (zum Kontakt Geschäftsstelle). |
7. Klicken Sie in der Navigation auf “Neu erfassen”.
8. Ein Fenster mit der Frage “Möchten Sie dieses Adresse als Vorlage anwenden?” erscheint. Klicken Sie auf “Ja”. Damit wählen Sie eine Vorlage aus, die schon viele notwendige Felder, wie Anrede, Korrespondenzsprache etc. enthält. Die gewählte Korrespondenzsprache entspricht auf der Sprache für die Zeitschriften. Sollte hier eine andere Sprache gewählt werden, wenden Sie sich bitte zunächst an die Geschäftsstelle (zum Kontakt Geschäftsstelle).
7. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie rechts unten auf “OK”.
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8. In der folgenden Maske wird der Kontakt mit den zuvor eingegebenen Informationen angezeigt. Die Felder sind nicht bearbeitbar.
| Note |
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Sie haben erst einen Kontakt erstellt. Dieser ist aber noch kein Mitglied. Folgend Sie dem Schritt 9, um aus dem Kontakt ein Mitglied zu erstellen. Falls Sie aber keine Mitgliedschaft erfassen möchten, wird das System Sie informieren, dass dieser Kontakt gelöscht wird. Dadurch wird verhindert, dass die Datenbank mit Kontakten überladen wird, die ohne Mitgliedschaft eingegeben wurden. |
9. Klicken Sie in der Navigation oben auf “Neue Mitgliedschaft”
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10. Die nötigen Felder für eine Mitgliedschaft werden eingeblendet:
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Erklärung Felder
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Kontaktnummer
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Wurde automatisch vergeben und kann nicht geändert werden
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Gültig ab
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Datum, ab wann die Person SAC-Mitglied wird. Kann frei mit “TT.MM.JJJJ” eingetragen werden oder mit Hilfe des Kalenders via Schaltfläche “…”
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Sektion
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Die Sektion des Verwalters erscheint automatisch. Falls mehrere vorhanden sind, können Sie die gewünschte Sektion mit der Schaltfläche mit den drei Punkten (…) auswählen.
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Familienmitgliedschaft
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Wählen Sie den Haken, um eine Familienmitgliedschaft zu erfassen. Sobald der Haken gesetzt ist, wird die Kategorie auf „FAMILIE“ angepasst und neue Felder für die Erfassung von max. vier Familienmitglieder erscheinen in der Maske. Kinder können erst ab 6 Jahren erfasst werden. Die E-Mailadresse muss aber eindeutig sein. Es ist zum Beispiel nicht möglich, für ein Kind, die E-Mailadresse des Elternteils zu benutzen.
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Kategorie
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Die Kategorie wird automatisch anhand des Geburtsdatums zwischen EINZEL oder JUGEND gewählt. Die Kategorie FAMILIE erscheint automatisch, wenn der Haken „Familienmitgliedschaft” gesetzt wird.
Bitte ändern Sie die Kategorien mit manuell.
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Alpen Digital und Bulletin Digital
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Setzen Sie die Haken, wenn das Mitglied die Zeitschriften nur noch digital erhalten möchte.
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Pour pouvoir saisir un nouveau membre, vous devez vous trouver dans la liste des membres (voir https://saccas.atlassian.net/wiki/spaces/DOC/pages/3611328696).).
Vous trouverez ici des instructions étape par étape sur la manière de saisir un nouveau membre :
Cliquez en haut à gauche dans la navigation sur "Saisie".
Entrez le prénom et le nom du membre et cliquez sur "Recherche".
Si le membre existe déjà, il apparaît dans "Doublons trouvés NAV". S’il n’y a pas de doublon, vous pouvez continuer avec l’étape 5.
Si le membre était déjà actif dans une autre section, la nouvelle saisie doit être effectuée par l’Association centrale. Veuillez envoyer un message à mv@sac-cas.ch.
4.1 Si le membre est déjà actif dans votre section, il ne faut pas le saisir une deuxième fois. Il peut être trouvé et ouvert dans la liste des membres.
4.2 Si le membre était actif dans votre propre section et qu’il est parti, il peut être réactivé.
Cliquez en haut sur "GÉRER" puis sur "Carte de membre".
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4.3 Vous pouvez récupérer le membre dans votre section sous "Réadmission section de base". Entrez la catégorie et la section et cliquez ensuite sur "Exécuter". Cela peut prendre jusqu’à une minute jusqu’à ce que le membre soit activé.
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4.4. Dès que le membre est activé, l’adresse peut ensuite être modifiée via la carte de membre.
5. Cliquez dans la navigation sur "Nouvelle saisie".
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6. Cliquez sur "Personne".
7. Une fenêtre apparaît avec la question "Voulez-vous utiliser un modèle pour ce contact?” Cliquez sur "Oui". Vous choisissez ainsi un modèle qui contient déjà de nombreux champs nécessaires, comme la formule de politesse, la langue de correspondance, etc. La langue de correspondance choisie correspond à la langue des revues. Si vous choisissez une autre langue, veuillez d'abord vous adresser au secrétariat (vers le Contact secrétariat).
8. Sélectionnez le modèle souhaité et cliquez sur "OK" en bas à droite.
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9. Le masque suivant permet de saisir les données pour le contact. Remplissez si possible tous les champs.
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| Note |
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Vous venez de créer un contact. Mais celui-ci n'est pas encore membre. Suivez l'étape 9 pour créer un membre à partir du contact. Toutefois, si vous ne souhaitez pas saisir d'affiliation, le système vous informera que ce contact sera supprimé. Cela permet d'éviter de surcharger la base de données avec des contacts saisis sans être membres. |
10. Cliquez dans la navigation en haut sur "Nouveau membre".
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11. Les champs nécessaires à l'adhésion s'affichent:
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Explication des champs
Numéro de contact | A été attribué automatiquement et ne peut pas être modifié |
|---|---|
Date | Date à partir de laquelle la personne devient membre du CAS. Peut être saisie librement avec "JJ.MM.AAAA" ou à l'aide du calendrier via le bouton "...". |
Section | La section du gestionnaire apparaît automatiquement. S'il y en a plusieurs, vous pouvez sélectionner la section souhaitée en cliquant sur le bouton avec les trois points (...). |
Pour toute la famille | Cochez la case pour saisir une affiliation familiale. Dès que la case est cochée, la catégorie est adaptée à "FAMILIE" et de nouveaux champs pour la saisie de quatre membres de famille maximum apparaissent dans le masque. Les enfants ne peuvent être saisis qu'à partir de 6 ans. L'adresse e-mail doit toutefois être unique. Il n'est par exemple pas possible d'utiliser l'adresse e-mail du parent pour un enfant. |
Catégorie | La catégorie est automatiquement sélectionnée sur la base de la date de naissance entre EINZEL (civil) ou JUGEND (jeunesse). La catégorie FAMILIE apparaît automatiquement si la case "Membre de la famille" est cochée. Veuillez modifier les catégories avec manuellement. |
Alpes digitale et bulletin digital | Cochez la case si le membre souhaite recevoir les revues uniquement sous forme numérique. |
12. Cliquez en haut dans la navigation sur "Exécuter". L'entrée est automatiquement saisie par le système dans la base de données. Le nouveau membre apparaît dans votre liste en quelques minutes.