Datum | Schwerpunkte | Notizen | Aufzeichnung |
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22.04.2024 | … in Vorbereitung … User Testing (Exporte, Vereinsmitgliederjahre, Historie der Mitgliedschaften, Filter) Filter, Listen und Datenexporte Etiketten Update zu den Punkten von der letzten Session Mitgliederstatistik SAC Login
| [Demo] FTP Export Adressdaten (zugunsten DropTours, Tourenangebot, go2Top usw.) [Demo] Verwaltung Abonnemente (Clubnachrichten) [Demo] Export Etiketten und Bulletinliste (Empfängerliste Clubnachrichten - elektronisch vs. gedruckt) [Abstimmung] Bemerkungen auf einem Mitglied: S-INFO-1, S-INFO-2, S-INFO-3 [Abstimmung] Gruppen-, Rollen- und Berechtigungskonzept [User Testing] … in Vorbereitung …
| [Demo] FTP Export Adressdaten (zugunsten DropTours, Tourenangebot, go2Top usw.) [Demo] Verwaltung Abonnemente (Clubnachrichten) Auf der Sektionskarte unter “Abos” können die Sektionseigenen Abonnenten (z.B. elektronische und gedruckte Bulltins) verwaltet werden Pro Abonnement können Einstellungen vorgenommen werden (z.B. welche Gruppen/Rollen standardmässig abonniert sind)
[Demo] Export Etiketten und Bulletinliste [Abstimmung] Bemerkungen auf einem Mitglied: S-INFO-1, S-INFO-2, S-INFO-3 Besteht weiterhin Bedarf auf einem Mitglied Kommentare erfassen zu können? Besteht weiterhin Bedarf die erfassten Kommentare kategorisieren zu können (in S-INFO-1, S-INFO-2, S-INFO-3)? Besteht weiterhin Bedarf S-INFO-1, S-INFO-2, S-INFO-3 als Spalten im “FTP Export Adressdaten” auszugeben? Besteht Bedarf S-INFO-1, S-INFO-2, S-INFO-3 als Spalten in den Personenlisten auszugeben?
[Abstimmung] Gruppen-, Rollen- und Berechtigungskonzept Reichen folgende Funktionärsrollen aus oder braucht es weitere Rollen?
Präsidium, Mitgliederverwaltung, Administration, Administration (nur lesend), Umweltbeauftragte*r, Kulturbeauftragte*r, Andere Reichen folgende Tourenkommissionsrollen aus oder braucht es weitere Rollen?
Tourenchef*in Sommer, Tourenchef*in Winter, Tourenchef*in Klettern, Tourenchef*in Senioren, Tourenleiter*in Reichen folgende Hüttenkommissionsrollen aus oder braucht es weitere Rollen?
Hüttenkommission: Hüttenobmann*frau, Hüttenwart*in, Hüttenchef*in, Andere
[User Testing] … in Vorbereitung …
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19.02.2024 | [Info] Diverse Updates [Info] Gruppen-, Rollen- und Berechtigungskonzept [Interaktion] User Testing
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15.01.2024 | [Demo] Gruppen, Rollen und Berechtigungen [Demo] Verwaltung von Abonnementen (Clubnachrichten) [Demo] Verwaltung von Personenstammdaten (z.B. Adressänderungen) [Demo] Verwaltung von Ehrenmitgliedern, Begünstigten, Sektionsfunktionären, Touren- und Hüttenkommission [Abstimmung] User Testing
| [Demo] Gruppen, Rollen und Berechtigungen Spezifikation: Gruppen, Rollen und Berechtigungen Die “Admin”-Rechte in den Sektionen sollten soweit eingeschränkt sein, dass der User keinen Schaden anrichten kann (z.B. eine Sektion löschen, erstellen oder umbenennen).
[Demo] Verwaltung von Abonnementen (Clubnachrichten) Eine Anbindung an MailChimp zwecks elektronischer Kommunikation ist wünschenswert, aber aktuell nicht im MVP Scope vorgesehen. Es muss berücksichtigt werden, dass nicht alle Sektionen ihre Clubnachrichten in elektronischer Form anbieten.
[Demo] Verwaltung von Personenstammdaten (z.B. Adressänderungen) Eine Gruppe für die Erfassung externer Kontakte wird gewünscht. Es kann sein, dass dieselbe Person (z.B. ein Alpenverein, ein Sportverband, eine Druckerei) von mehreren Sektionen angelegt wird. Tritt dieser Fall ein, wird der Nationalverband über diese neu erstellte Dublette informiert und hat die Möglichkeit, diese in eine Person zu verheiraten. Es wurde hinterfragt, ob es gesetzlich erlaubt ist, dass unterjährige Personen ohne Elternbürgschaft einen Mitgliedschaftsantrag ausfüllen und abschicken dürfen. Konkret geht es um die Zustimmung der Datenschutzrichtlinien und AGBs. Es soll mit der Juristin geklärt werden, ob diebzgl. Anpassungen im heutigen Onboarding Prozess in Betracht gezogen werden müssen.
[Demo] Verwaltung von Ehrenmitgliedern, Begünstigten, Sektionsfunktionären, Touren- und Hüttenkommission Eine Rolle als Ehrenmitglied ist auf dem Bottom-Layer vorgesehen. Es soll abgeklärt werden, ob diese Rolle auch auf dem Top-Layer bereitgestellt werden soll. Einige Sektionen werden die Rolle “Tourenchef-Senioren” abschaffen und dafür ein neuer Tourenchef für die MTB-Sparte einführen.
[Abstimmung] User Testing Ab der nächsten Sounding Board Session ist geplant, dass erste Sektionen Hitobito für Testzwecke nutzen können. Es handelt sich hierbei um eine isolierte Testumgebung und hat keinerlei operative Auswirkungen. Damit können Sektionen das System näher kennenlernen und bei Business Abnahmetests unterstützen.
AOB AHV-Nummer: gemäss unserem SW Lieferanten ist es in Hitobito nicht erlaubt die AHV-Nummer permanent zu speichern. Für diese fehlt gemäss Inputs der NDS-Expertin die gesetzliche Grundlage. Daher soll die AHV-Nummer nur auf Events gespeichert werden und x Tage nach dem Event automatisch gelöscht werden. Dies wurde hinterfragt, denn gemäss https://www.nlt.admin.ch/f/view.aspx?1111EFC32631FFC1D2E74FC13123278171FFC317D15121F97DDDF4#19 (Kapitel 3.3) darf die Organisation mit einer Zustimmung des Kunden die AHV-Nummer permanent ablegen:  Bulletinliste: im Hinblick auf die Adressfelder (Postfach, Strasse, Hausnummer, Adresszusatz) wurde informiert, dass wir diese Angaben in Hitobito in dedizierte Attribute ablegen werden. Export Mitglieder-Adressdaten (für Downstream-Applikation wie z.B. Tourenangebot, DropTours): es wurde gewünscht, dass neue Felder am Ende der Datei angehängt werden (z.B. Notfallkontakt). Wenn die neuen Informationen am Ende angehängt werden, muss die Downstream-Applikation kein Aufwand leisten und kann selber entscheiden, ob es die neuen Angaben im System integrieren möchte oder nicht.
Terminfindung Februar (Session #4)
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14.12.2023 | [Abstimmung] Listen (Bulletinliste, Mitgliederliste, Liste der ausgetretenen Mitglieder etc.) [Abstimmung] Nächtlicher Export der Mitgliederdaten [Abstimmung] Personenattribute [Abstimmung] Onboarding Prozess [Abstimmung] SAC Austritt vs. Datenschutz [Abstimmung] Erfassung von Bemerkungen auf dem Kontakt
| Listen “Bulletinliste”: dient weiterhin als Input-Datei für die externe Druckerei zwecks Distribution der Clubnachrichten. Jede Sektion hat ihre eigene Druckerei. Strukturelle Änderungen in der Input-Datei gilt es mit den externen Druckereien abzustimmen (d.h. wenn sich die Reihenfolge der Spalten ändern oder neue Attribute eingeführt resp. bestehende Attribute mutiert werden). Die Standard-Etiketten Funktion in Hitobito wird für diesen Zweck nicht einsetzbar sein; sie benötigen die Bulletinliste weiterhin. Es ist gewünscht, dass Zusatzmitgliedschaften ebenfalls gelistet werden. Haushalte sollen zusammengeführt werden. Es muss sichergestellt sein, dass ein Opt-In beim Mitglied vorliegt (für Briefversand). Zudem soll es die Möglichkeit geben, eine Empfängerliste von Mitgliedern zu ziehen, die die Clubnachrichten elektronisch (via E-Mail) erhalten möchten. Die Spalte “Sektion” wird weiterhin gebraucht und ist u. A. bei Sektionen mit Ortsgruppen/ Untersektionen relevant. Die Spalte “Anzahl” wird ebenfalls weiterhin gewünscht, da es einige Personen gibt, die die Clubnachrichten mehrmals erhalten möchten. Für nicht-SAC Mitglieder, die die Clubnachrichten erhalten (sprich Abonnenten), führen die Sektionen eine lokale Excel-Tabelle, die als 2. Input-Datei für die externe Druckerei dient. Sie sind mit diesem Instrument zufrieden und in einem ersten Schritt muss in Hitobito nichts umgesetzt werden. D.h. die Rolle “Abonnement” in der Gruppe “Mitglieder” ist obsolet. Stefan Sykes wird den Sounding Board Mitgliedern eine Beispiel-Datei aus Hitobito zustellen, sodass die bevorstehenden strukturellen Änderungen mit den externen Druckereien abgestimmt werden können. Für weitere Informationen siehe Bulletinliste. “Mitgliederliste”: die ausgetretenen Mitglieder müssen in der Liste nicht erscheinen. Mitglieder aber mit einem geplanten Austritt in der Zukunft müssen in der Liste erscheinen und diese müssen identifizierbar sein. In der Spalte “Sektion” soll die Stammsektion angezeigt werden. Es ist gewünscht, dass die Angaben “Adresszusatz”, “Strasse”, “Hausnummer” und “Postfach” in separate Attribute in der Datenbank abgelegt werden (aktuell konkateniert Hitobito diese Angaben in ein Feld “Adresse”). Alle neu hinzugefügten Attribute auf der Entität “Person”, gilt es in der Liste ebenfalls anzuzeigen (z.B. Beruf, Notfallkontakt etc.). Weitere Listen: es gibt kein Bedarf an weitere Listen (“Mitgliederstatistik” und “Statistik der bezahlten Beiträge” werden in einem anderen Kontext adressiert).
Wiederkehrende Datenexporte Mitgliederdaten: die von Navision nächtlich erzeugten Dateien der Mitglieder-/Adressdaten, welche auf dem FTP-Server abgelegt werden, dienen weiterhin als Input-Datei für verschiedene Downstream-Applikationen wie z.B. Tourenangebot, DropTours, Go2Top. Strukturelle Änderungen müssen mit den Applikationsverantwortlichen besprochen werden. Stefan Sykes wird den Sounding Board Mitgliedern eine Beispiel-Datei aus Hitobito zustellen, sodass die bevorstehenden strukturellen Änderungen mit den Downstream-Applikationen abgestimmt werden können. Für weitere Informationen siehe Nächtlicher Export der Mitgliederdaten.
Personenattribute Die Teilnehmenden wurden befragt, welche zusätzlichen Felder auf der Personen-Entität neu erfassbar sein sollten. Folgende Attribute wurden angefordert: “Beruf”, “Kanton”, “AHV-Nummer”, “J+S Nummer”, Flag "Elektronische Zustellung Sektionsbulletin", “Anzahl Sektionsbulletin” (für Briefversand relevant)
Onboarding Prozess In der letzten Sounding Board Besprechung wurde der Onboarding Prozess aus Sicht Hitobito vorgestellt. In diesem Termin wurde die Customer Journey, bevor die Person mit Hitobito konfrontiert wird, demonstriert. Konkret handelt es sich um Mitglied werden | Schweizer Alpen-Club SAC (sac-cas.ch). Der Vorschlag, dass man dieses Registrierungsformular auf die Felder “Kanton” und “Sektion” reduziert, wurde gutgeheissen. Sobald die Person auf den Button “Weiter zu Personendaten” klickt, gelangt die Person auf das Registrierungsformular von Hitobito weitergeleitet.  Hütten-/Anmeldetalons: aktuell erhält die Geschäftsstelle ca. 50 Anmeldungen via Anmelde-Talon. Diese können gemäss Sounding Board Gremium ersatzlos abgeschafft werden. E-Mail Adresse und Telefonnummer: diese Angaben sollen bei allen Mitgliedern ausser bei FREI KIND Mitgliedern Pflichtfelder sein.
SAC Austritt vs. Datenschutz Neu wird ein Austritt immer nur auf Ende eines Kalenderjahres möglich sein (die Person hat die Mitgliedschaft für ein Kalenderjahr bezahlt). Ein Austritt auf 31.12 kann aber schon unter dem Jahr erfasst werden (man spricht dann von einem “geplanten Austritt”). Ausnahme: wir erlauben Austritte weiterhin bis Ende Februar, wenn ein Mitglied nach Erhalt der Jahresrechnung austreten möchte. Man hat das Sounding Board darauf hingewiesen, dass wir gemäss Datenschutzrichtlinien verpflichtet sind, gewisse Daten von inaktiven Mitgliedern nach einer gewissen Zeit zu löschen. Ein Mitglied kann während der Mitgliedschaft oder spätestens beim Austritt dem SAC bekanntgeben, dass die Daten weiterhin aufbewahrt werden dürfen. Standardmässig werden Daten 12 Monate nach dem SAC Austritt gelöscht (“Privacy by default”) - d.h. die Person muss aktiv eine Zustimmung geben. Falls die Daten gelöscht werden, kann bei einem Wiedereintritt nicht garantiert werden, dass die Daten weitergeführt werden - es kann daher sein, dass die wieder eintretende Person bspw. mit 0 Anzahl Vereinsmitgliederjahre aufgenommen wird. Alternative ist, dass man gewisse Datensätze anonymisiert anstatt diese zu löschen. Diese Option wird aktuell mit dem Lieferanten (Puzzle) besprochen.
Erfassung von Bemerkungen auf dem Kontakt Aktuell haben User in Navision die Möglichkeit Bemerkungen auf einem Kontakt zu erfassen. Die Bemerkungen können einer Kategorie zugewiesen werden (z.B. S-INFO1, S-INFO2, S-INFO3). Das Sounding Board wurde befragt, was der Verwendungszweck dieser Bemerkungen ist und ob eine Kategorisierung weiterhin möglich sein soll. Die Teilnehmenden haben mitgeteilt, dass sie dieses Feature nicht einsetzen. Evt. ist dieses Feature bei wenigen Sektionen im Kontext der Mitgliederverwaltung relevant oder generell im Tourenwesen. Stefan Sykes wird diese Thematik im TVS-Kontext wieder adressieren.
Termin im Januar
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23.11.2023 | Einführung Hitobito [Demo] Onboarding Prozess
| Geteilte Links
→ Github Repository von Hitobito Core: https://github.com/hitobito/hitobito
→ Github Repository von Hitobito SAC Installation: https://github.com/hitobito/hitobito_sac_cas
→ Hitobito Open Source Lizenz: https://github.com/hitobito/hitobito_sac_cas/blob/master/GNU-AGPL-3.0
→ Hitobito Demo System: https://demo.hitobito.com Digitaler Mitgliederausweis - Beispiel: | View file |
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| name | SAC-Mitgliederausweis-2023-edmund_hillary.pdf |
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Welchen Einfluss hat das WM-Defizit sowie die «strukturellen finanziellen Probleme», mit welchen wir uns als SAC arrangieren müssen, auf «unsere» IT Projekte?
→ Keine Einflüsse. Werden diese grundsätzlich in Frage gestellt?
→ Nein Werden die Terminpläne angepasst?
→ Nein Gibt es Änderungen im Projektumfang resp. den zu erarbeitenden Funktionen?
→ Nein, keine Auswirkungen auf den MVP-Scope
Ist es denkbar, auch bei solchen Projekten wieder vermehrt auf Eigenleistungen (Insourcing) anstelle von Auftragsvergaben (Outsourcing) zu setzen?
→ Möglich. Aber nicht bei Standard-Produkten wie Hitobito oder ERP. Bei der Geschäftsstelle sind entsprechende Fachpersonen angestellt und arbeiten daran.
— oder — Die ausserordentlich grosse Mitgliederbasis wird für eine Teilnahme/Mitwirkung eingeladen (in moderierter Art und Weise, aber im Ehrenamt - evtl. mit Spesenentschädigung).
→ Spannende Idee. Jedoch nur als «frisches» Input oder Kickstart. Die digitalen Produkte müssen nachhaltig betrieben werden.
Ist es möglich den Beruf bei einer Person zu erfassen und diese in der Mitgliederliste auszuweisen?
→ Wird abgeklärt Ist es möglich die Kompetenzen der Mitgliederverwalter in den Sektion auszubauen, sodass nicht immer die Geschäftsstelle kontaktiert werden muss?
→ Ja, diese Thematik wird in einer separaten Sounding Board Session adressiert. Ist es möglich die Sektionsstatuten im Registrierungsformular (“Mitglied werden”) ebenfalls zu verlinken (aktuell sind nur die SAC Statuten verlinkt)?
→ Ja, wir werden diesen Wunsch berücksichtigen Wie wurde die Tool-Evaluation vorgenommen?
→ Rund 10 Anbieter wurden evaluiert (u. A. Fairgate AG, Glaux Soft AG, BSI AG, Salesforce, Microsoft Business Central, Tocco AG). Ausschlaggebend war der Use Case Katalog. Basierend auf dem hat SAC zusammen mit den Anbietern eine “Fit-Gap” Analyse vorgenommen. Zudem wurden die Anbieter beauftragt, Offerten zuzustellen. SAC hat sich aus diversen Gründen für Hitobito entschieden: u. A. handelt es sich um ein etabliertes web-basiertes Open Source Produkt in der Vereinswelt mit einem starken IT-Lieferanten ohne starke Abhängigkeit; Hitobito ist eine individuelle Gemeinschaftslösung mit Erweiterungsmöglichkeiten und wird von einer Community bestehend aus Schweizer Wanderwegen, Schweizer Pfadi, Schweizer Blauring, Schweizer Blasmusikerverband usw. vorangetrieben. Bei weiteren Fragen zur Tool-Evaluation bitte mit Stefan Sykes Kontakt aufnehmen. Termin im Dezember?
→ 14.12.2023 19:00-20:30
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Zukünftige Sounding Board Sessions (die aufgelisteten Schwerpunkte können sich ändern) | |
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xx.04.2024 | Filter, Listen und Datenexporte Gruppen, Rollen und Berechtigungen “Mein SAC” Portal (aus Sicht Mitglied: Antrag Zusatzsektion/Sektionswechsel/Austritt etc.) Mitgliederausweis Rechnungsstellung
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xx.05.2024 | Verwaltung Sektionsbeitragsansätze Eingenommene Sektionsbeiträge Dienstleistungsabrechnung
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xx.06.2024 | | | |
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xx.07.2024 | Einführungsszenario Testbetrieb
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xx.08.2024 | | | |
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xx.09.2024 | | | |
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xx.10.2024 | | | |
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xx.11.2024 | | | |
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xx.12.2024 | | | |
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xx.01.2025 | | | |
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